会议，是指三人以上遵循一定的议程所举行的一种集会活动。会议是人们为了解决某个共同的问题或出于一定目的聚集在一起，在限定的时间和地点，按照一定的程序有组织、有领导、有目的地进行讨论、交流的活动。
随着社会的发展，人类的交往也呈现多层次、多形式的特征。而会议已经成为人们相互沟通的重要方式。会议是各类组织提升形象、传播和发布信息的重要方式。清晰的会议划分、明确的会议定位、正确的会议命名、科学的组织策划，不但体现了一场会议的专业性，更能够彰显企业的整体形象。
举办会议，首先就要了解和明确所举办会议的类型，然后再根据会议类型给予精准的定位、策划和组织。
一、会议的种类
1.按照会议的性质和内容分类
（1）法定性或制度规定性会议：如职代会、妇代会、股东大会等。
（2）决策性会议：董事会议、理事会议、行政会议等。
（3）工作性质会议：动员大会、工作布置会、经验交流会、现场办公会、总结会、联席会等。
（4）专业性会议：如研讨会、论坛、答辩会、专题会、鉴定会等。
（5）告知性会议：如表彰会、纪念会、庆祝会、庆功会、命名会等。
（6）商务性会议：如招商会、贸易洽谈会、产品推介会、促销会等。
（7）联谊性会议：如茶话会、团拜会、恳谈会、宴会等。
（8）信息性会议：如新闻发布会、记者招待会、报告会、咨询会等。
2.按照会议的区域分类
按区域分类指的是按照会议中的参会代表来自的地区范围进行分类，可分为：国际会议、全国会议、区域会议、单位或部门会议等。
3.按照会议的规模分类
会议的规模即参加会议的人数多少，可以将会议分为小型会议、中型会议、大型会议及特大型会议等。一般来说，小型会议出席人数少则几人，多则几十人，但不超过100人；中型会议出席人数在100～1000人之间；大型会议人数在1000～10000人之间；特大型会议人数在1万人以上。
4.按照会议的周期分类
以会议是否定期举办进行分类，可分为定期会议与不定期会议。
5.按照会议的组织形式分类
根据会议的组织形式不同，可分为常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。
二、组织策划会议
会议的管理与策划可以分为五个步骤：会前准备、会议开始、会议进行、会议结束及会后跟踪。会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一场高效而完整的会议，前期科学的组织策划（会前准备）是成功办会的关键。
关于会议前期的科学组织与策划主要有以下十个方面的工作。
1.确定会议主题并制订方案
（1）确定会议主题。会议的主题就是会议需要达成的目标和需要解决的主要问题，是会议的主旨和灵魂。(www.xing528.com)
（2）撰写会议方案。会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、内容、时间、地点、参会人员、人数（包括邀请嘉宾、主讲人、主持人、参加人员等）、日程及议程、组织机构、职责分工、筹备程序、会场布置、会议预算等内容。会议方案要遵循精简节约、科学筹划、简单清晰、可操作性强的原则，并按相关规定报经相关领导严格审定。
2.拟发会议通知
会议通知包括会议名称、议题、时间（包括会议会期）、地点、参加人员及要求（即注意事项）。会议通知可以通过电话、短信、微信、书面、邮件等完成，根据具体情况的不同采用一种或多种方式。本着高度负责的态度，确保会议通知及时准确地送达每一位参会者，并保留报名回执，以便明确参加人员、单位职务、联系方式，便于会务人员进行准确统计掌握具体情况。
3.起草会议文件
会前必须准备好会议所用的各项文件材料（如会议指南、开幕词、闭幕词、工作报告、发言稿等），做到内容完整、反复核对、备份充足。
4.确定参会人员并安排好接待工作
（1）对参会人员名单要认真落实、仔细核对，并打印纸质版进行确认。
（2）参会人员的交通、食宿、医疗、安保等各方面的具体工作，应指定专人负责，在人、财、物方面都做好细致、妥当的安排。
（3）根据会议性质拟定领导及嘉宾的出席安排，报请领导同意后，逐一进行电话通知。内容包括：会议时间、地点、议程，并帮助衔接、督促发言稿的起草与报送，确保及时送到相关领导手中。
5.预订会场
为了保证会议能够按照预期安排正常进行，要提前预订会场。会场的预订要根据时间、参会人数、会议主题、会议室大小、地理位置、预算价格、设备等全盘综合考虑。会场确定之后要立即与相关管理服务部门联系，并安排做好前期会场准备工作。
6.布置会场及物料准备
（1）会场布置。会场布置要与会议的内容相匹配，根据会议内容选择会场布置风格。总体要求是规范和谐、庄重大方，并与会议主题和内容相一致。主席台及设备是重点布置内容。其他还包括室内外的主题条幅标语、会议背景板、宣传海报、签到背景板、签到台桌椅及签到物料、会场导引牌、地面指引牌、彩带彩旗、电脑、音响、投影、打印设备、桌椅桌布桌签、座区图、空调、灯光照明、会议礼品、文具茶具、鲜花绿植等。
（2）编印会议须知。会议须知的编排要准确周密、合理简洁。主要内容包括：会议纪律要求、日程及议程安排、作息时间、参会人员名单、分组名单、食宿或乘车安排、值班电话、会议工作人员名单及联系方式、注意事项等。
（3）制作会议证件。根据会议需要制作代表证、出（列）席证、出入证、工作证、胸卡、请柬、车辆通行证等各类证件。证件制作要结合会议主题和内容，遵循美观大方、经济适用原则，要易于识别、方便管理、利于安全。
7.组织协调会议用车
大型会议活动，需要借用或租用车辆。要安排专人负责车辆的调度，车辆较多时还要对车辆编号、分组，以方便调度。
8.安排新闻报道
需要新闻报道的会议，要提前通知有关宣传部门或新闻单位，在会场安排好新闻宣传人员专座，并做好协调衔接。
9.安排会场安保和交通疏导
会前要安排相关部门做好会场安保和交通疏导工作，防止会议过程中出现意外情况。规模较大的会议，由于到会车辆较多，要安排交警人员在会场附近进行交通疏导。
10.制定突发性事件预案
为应对突发情况要制定突发性事件预案，包括医疗救护、电力保障、工程维修等。
会议方案确定后，根据方案分解任务，制定会议筹备进程时间表，规定完成时限，将责任落实到人，各司其职，并在会议开始前进行至少三次全面自查，确保会议运行万无一失。
《六韬》有云：“凡谋之道，周密为宝。”凡事预则立，不预则废。会前做好充足的准备，周密策划，科学组织，把握好每一个环节，做好每一个细节，是会议成功的基础与前提。同时，成功的会议组织策划能够确保会议的高效实施。
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