职场接打办公电话礼仪全解

电话是职场中必不可少的通信工具。一次礼貌的接听，可能会将准客户变成客户；而一次失礼的电话，也可能会让客户投入竞争者的怀抱。无论是接听电话还是拨打电话，遵守接打电话的礼仪规范、养成文明用语的好习惯是非常重要的。下面，我们来了解接打办公电话的必备礼仪。

一、接听电话的礼仪规范

（1）接听固定电话时，我们要在铃声响起三声内拿起听筒进行接听；因故未能及时接听时，则应在接听时进行道歉。

（2）微笑接听电话（图7-3）。我们的情绪是可以通过电话传递的，微笑对声音是有直接影响的，愉悦的声音能带给对方愉悦的感受。

◎图7-3

（3）接电话时，我们要主动通报自己的单位、姓名，并亲切问候客户。避免有些客户打错电话而无法及时告知，浪费彼此的时间。在接到打错的电话时，应当宽容待人，回复对方：“很遗憾，您打错电话了。”切忌一言不发“砰！”的一声挂断电话。

（4）要确认客户的单位和姓名，这样有利于之后的交流。

（5）如果是与工作相关的客户来电，我们要仔细询问来电事项。应在电话机旁常备便签纸和笔，随时做好电话记录。

（6）对方讲述完来电事项后，为确保信息准确，我们要汇总并确认来电事项。对通话中的地点与人名、与数字相关的信息、重要事情或重要问题等内容要进行“复诵”，并请对方确认，避免记录错误。

（7）如果自己有事情不宜长谈，需要中止通话时，应向对方说明原因，并告知对方：“因5分钟后有个部门会议，半小时左右结束，会后我会马上给您回电话。”中止通话时，应恭候对方先挂断电话。

（8）接电话时，如果对方要找的人不在，我们应礼貌地询问对方是否需要帮忙转达。如确实需要帮忙转告，记得要做好留言记录，记录时注意以下几点。

①要从留言者的角度来记录，有疑问的地方要立刻确认。

②来电时间、来电者的姓名、留言内容要书写清楚。

③记录结束后，应当向留言者复述留言要点，请对方确认。

④将留言条交给当事人的时候，还应同时口头传达一次。

如果对方要找的人刚好出差了，而对方又有紧急的事情，可在通话后直接和出差同事取得联系，由出差人再和对方联系。

（9）如果接到从本公司外部打来的询问或调查公司内部情况的电话，应当先记下对方的电话号码，告知对方过一会儿再回电话说明，然后报告上级，并在得到指示之后再做处理。(www.xing528.com)

（10）如果在公司内部有自己的专线电话时，遇到自己长时间外出，应启用电话录音或采用拜托同事转告的方式，清楚说明外出时间与联系方式，以免影响工作。

（11）礼貌地结束并挂断电话。通话结束后，要检查话筒是否放好，避免下一次来电因“占线”而无法正常接听。

二、拨打电话的礼仪要点

（1）电话拨通后，如果铃响三四声后无人接听，不要急于挂断电话，要耐心等到铃响自动结束后再挂断。

（2）接通电话时，要主动通报自己的单位、姓名。如果预计谈话时间可能较长，应当首先询问对方是否方便。

（3）要确认客户并问候对方，问候对方时，举止和言谈都要得体大方，让对方在通话环境中感受到尊重。

（4）要简洁明了说明来电事项，给对方留下高素质的好印象。

（5）打电话时，如果需要请另一位接听电话，应礼貌地表达，比如：“麻烦您帮我转一下王磊，好吗？”切忌用命令的语气说：“叫王磊接电话！”

（6）如果没有紧急事件，不要在工作以外的时间打电话，以免影响他人的用餐和休息。

（7）通话过程中，如果线路突然中断，应当由打电话的人进行重拨。

（8）如果电话拨通后发现拨错了号码，一定要和对方说：“对不起。打错了，再见。”

三、使用移动电话的礼仪

随着互联网的飞速发展，移动电话已成为人们在生活、职场中的必备工具，它给我们的工作带来了极大的方便。为了塑造良好的职业形象，我们在使用移动电话时，应当注意以下两点。

（1）在使用移动电话时，我们必须考虑周围的环境，不能影响其他人。

（2）与他人见面或就餐时，如果有重要的电话，要在铃响后说“对不起，我接个电话”，然后到方便的地方接听。

学会接打电话，是职场礼仪的一个重要内容。职场交往中，无论是主动地拨打电话还是被动地接听电话，我们都要态度谦和、彬彬有礼，要懂得把握好通话的时间、地点、内容与分寸，分清主次、注重规范，使得每一次的通话都能做到时间适宜、内容简练、高效规范。