写作与沟通|应用文写作基础要求

应用文写作的基本要求，可以概括为“明确、完备、合式、得体”八个字。“明确”“完备”主要是从内容方面说；“合式”主要从惯用格式上说；“得体”则主要针对语言的运用而言。

1.明确

明确是指行文的主旨要明确。“主”是基本、中心；“旨”是主张、宗旨。应用文的主旨，就是一篇应用文在提出问题、分析问题、解决问题的过程中，所表达出来的基本内容与中心观点，是作者具体的行文目的的体现。

写一篇应用文，不但自己要明确行文的目的与中心，明确为什么要写这一篇应用文，主要反映什么内容；而且要让读者能迅速而准确地明了你行文的意图，了解你的观点、要求，了解你提出的主要问题和该文所涉及的事务与关系。不能让读者在读了你的文章后仍不明不白，无法了解问题的主次轻重，甚至对发文者的意图、观点产生误解。例如，某校团委向党委申请组织登山比赛活动经费所写的一份《关于组织登山比赛活动的请示》，文中详细地说明了组织该项活动的目的、比赛时间、比赛地点、活动的具体内容、经费开支情况等，却没有明确提出“请予拨款”的要求，加上标题又没有明确反映出申请经费的意思，这就使收文者看不出发文者是在申请经费、要求拨款，且错误理解为发文者已有这笔经费，只是行文请求党委批准他们使用这笔经费组织一次登山比赛活动。像这样的应用文，其主旨就是不明确的。

行文要实现主旨明确，首先要求作者对发文的目的、意图有清醒的认识；其次要求作者对行文的中心、内容的基本方面、问题的主次轻重做到心中有数；再次，要求作者在行文时还要做到“立主脑，去枝蔓”，在确定主旨、中心以后，应紧紧围绕中心、主旨来选择有关的材料，组织有关的内容。

应用文的种类繁多，形成主旨的方法不统一。有的应用文篇幅短小、内容单纯，较容易形成主旨，而有的应用文则比较复杂，其主旨的形成要从三个方面思考：①吃透上级的指示精神，掌握党和国家的各项方针政策；②针对实际问题进行调查研究，深入分析材料，从中得出结论；③正确领会和体现领导意图。

2.完备

完备是指内容要素要齐全。所谓内容要素是指一篇应用文在处理事务、沟通关系上必不可少的内容因素。

应用文写作总是直接地与具体的事务相联系，旨在解决工作、学习或生活中的某些具体问题，最讲究现实的效益。内容要素完备这一要求，正是应用文实用性这一特点所决定的。看一篇应用文的内容要素是否齐全完备，关键就看其能否满足处理事务、沟通关系的实际需要。一篇应用文之所以缺乏实用价值，一个很主要的原因就是内容要素不完备。例如，某单位向当地石油公司请求增拨石油，理由讲了不少，可到底要求增拨多少石油却只字未提，以致石油公司无法作出答复与安排。内容要素不完备，有时还会造成主旨不明，从而影响应用文的实用价值。如上面谈到的那份“请示”，就是由于缺少了“请予拨款”这一项内容，以致收文者未能理解发文者的发文意图，使该请示失去了实用价值。

不同的应用文体有其不同的内容要素。例如计划，其内容要素是制订计划的“目的”“依据”（这两点虽不一定要见诸书面，却是制订计划时不可不加考虑的内容）“任务要求”“方法措施”“进程与时序”；而经验总结的内容要素则为“总的工作成绩”、具体的“做法”“效果”及“经验、体会”等；经济合同则有“标的”“数量与质量”“价款或酬金”“履行的期限、地点和方式”“违约责任”等主要条款。

我们写作应用文，一定要从实际出发，考虑该篇应用文有何非写不可、必不可少的内容，努力做到内容要素齐全完备。

3.合式

合式是要求符合所用应用文体的程式性要求。程式性是应用文的又一大特点，它主要表现为具有一定的惯用格式。这一点，法定的行政公文与电报表现得极为突出。就公文来说，标题、发文字号、主送及抄送抄报机关名称、正文、附件标注、发文时间、秘密等级、缓急程度等项的写法及其书写位置等都有特定的要求，甚至连文字的书写排印、用纸的规格及装订等都有严格的规定。

就一般的文章写作而言，格式大致包括以下三个方面的内容（或者说主要反映在三个方面）：一是行款格式，主要指文字的书写排印的规定；标点符号的书写规定；标题、署名等位置的规定；等等。二是内容表达的书面形式，如分条列项式、分部切块式、表格式，等等。三是正文的组织结构方式，包括行文顺序、开头结尾的安排，等等。再具体到应用文的格式来说，则还有一个重要的方面，即“结构要素”方面。下面我们详细介绍一下结构要素。

结构要素是指构成一种应用文体的各个部分和项目。它不同于内容要素。内容要素是就正文部分的内容来说的，而结构要素则是对于全文的结构而言的。相对于内容要素来说，结构要素具有一定的直观性与外部性。一篇应用文的内容要素是否完备，往往一眼看不出来，必须结合处理事务的现实需要，深入到文章的内部，通过对正文内容作认真分析后才能了解。而一篇应用文的结构要素是否完备，则一般可以从文章的外部形式上把握，往往可以一目了然。

应用文的结构要素，可以分为一般结构要素和特殊结构要素两类。一般结构要素是一种应用文体中的所有篇章都必须具备的。例如，公文中的“标题”“发文字号”“主送机关名称”“正文”“印章”“发文时间”，等等，这是每一篇公文都要具备的部分。特殊结构要素则不是应用文体中的所有篇章都必须具备的，而只是其中某些或某一篇章，为了满足某种特殊的需要所特别具备的。仍以公文为例，除了上述那些“一般结构要素”外，秘密公文要标明秘密等级；紧急公文要标明缓急程度；有附件的公文要在正文之后注明附件名称与顺序；会议通过的文件要在标题之下、正文之前注明会议名称与通过日期。这秘密等级、缓急程度、附件标注、签发人姓名、会议名称与通过日期等，便是公文的“特殊结构要素”。

应用文的结构要素，有如一部机器的零部件。少了一个零部件往往会影响机器的组装与正常运转。一篇应用文的结构要素残缺不全，也会影响到结构的完整，影响到应用文正常的处理，会损害其现实效用。可以说，结构要素乃是应用文格式的主要方面。

对应用文的“一定的惯用格式”，应着重从上述这几个方面去了解把握，以便使自己写出的应用文达到“合式”的要求。

应用文的程式性也是由应用文的实用性所决定的。应用文作为信息的载体，其程式性掌握利用得好，有利于迅捷、准确地传递、接收与处理信息，有利于稳妥、及时地处理事务、沟通关系。否则容易影响接收者对信息的处理、贮存，甚至贻误大事。例如，一大学生去信国外，因不懂该国书写信封的习惯、体例，照我们的习惯去写，结果信被退了回来。因此，我们不能把应用文的程式性理解为纯属形式主义的东西，而无视应用文写作“合式”的要求。

4.得体

得体是指得当、恰当。得体对于应用文来说显得十分重要，因其往往直接影响到应用文处理事务、沟通关系的现实效益。

得体的要求是多方面的。就应用文写作而言，主要表现在三个方面：一是文体的选用方面。不同的应用文体有不同的功用，反映了不同的行文目的和要求，有的还反映了收发双方之间不同的身份关系。这就有一个使用文体是否得当的问题。例如，向非上下隶属关系的有关部门请求批准，就应用“函”而不能用“请示”，否则便是“搞错对象”，很不得体。又如向上级汇报工作、反映情况、提出建议就应用“报告”而不是“请示”。又如办学招生可用“启事”“广告”而不宜用“通告”。二是行文方面。这里主要指表达方式的运用与篇章结构的安排。前者指的是要根据文体的特点来正确运用表达方式。例如，“会议通知”，具有告知性、规定性。就表达方式而言，主要是运用叙述、说明，而不用或少用抒情、描写。后者指的是篇章结构应适应文体的特点与要求。就拿开头来说，应用文旨在应用，要求“易见事”，其开头一般应开门见山、开宗明义，而不宜搞“曲径通幽”“烘云托月”之类。其他如层次、段落的安排，结尾的处理等方面，不同的应用文体都各有其习惯的做法。三是语言的运用方面。这是应用文写作“得体”的主要方面。我们说应用文写作要得体，主要也就是说其语言的运用要得体。下面就着重谈谈这一方面的问题。(www.xing528.com)

我们认为，应用文语言要得体，主要应注意以下几点：

第一，要符合作者在社会关系中的地位，即叙事论理、遣词造句时要注意一定的身份，要能正确体现出收发双方之间一定的关系。《文心雕龙·书记》称“祢衡代书，亲疏得宜”。这“亲疏得宜”就是指正确体现了收发双方间一定的关系。例如，公文中的传送用语：“上报”“呈报”用于上行，“印发”“颁发”用于下行。若用错了便不符合作者在社会关系中的特定位置。《文心雕龙》中的“若夫尊长差序，则肃以节文”不能仅仅视为维护封建等级观念，从处理事务求得实效而言，这还是有必要的。

第二，要注意特定的场合与氛围，要做到和谐协调。例如，贺喜时不说丧气话，严肃的场合不说俏皮话等。又如写请柬，用于商店开张、会议开幕的可以写“敬请光临指导”，而用于结婚宴请的则不宜写“指导”之类字眼。

第三，要注意让对方乐于接受、易于接受。要分辨对象，采用对方乐于接受、易于接受的言语。为了使对方乐于接受，有必要了解对方的个性、习惯、情绪、忌讳，等等。例如，对比较幽默风趣的人说点俏皮话还可以；对一贯严肃、不苟言笑的人就不要耍噱头、说俏皮话。有的人很讲究忌讳，同这种人说话在这方面就应特别注意。一般人忌讳的话也要尽量少说。有一个储蓄所的营业员，把“要存定期还是存活期”说成“要死的还是要活的”，结果把前来储蓄的一个老人气走了。这就是说话不得体的后果。同一个意思往往可以有不同的说法，其中有的说法人家乐于接受，有的说法则令人感到不堪入耳。这就要求我们在遣词造句、表情达意时要十分慎重，要尽量做到让对方乐于接受（在这方面可以说只有一个例外，那就是你是有意要激怒对方）。此外，还要注意适合对方的文化程度、专业水平等，使对方易于理解、易于接受。例如，对文化程度不高的人，就宜尽量多用平易通俗的词语，而不要使用古奥的词语；对不熟悉某一专业的人，就不宜过多地使用专业术语。否则，“对牛弹琴”，于己于人都毫无益处。

第四，语言色彩要符合特定的行文目的及内容性质的要求。例如，颁布政令的要庄重严肃；通报错误的要说理严正、义正词严；申请要求的要平和委婉；报喜祝捷的要热烈欢快；等等。《文心雕龙·诏策》里说：“故授官选贤，则义柄重离之辉；优文封策，则气含风雨之润；敕戒恒诰，则笔吐星汉之华；治戎燮伐，则声有洊雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈，此诏策之大略也。”这说的便是语言色彩与行文目的、内容性质的要求相符合的问题。

第五，要符合应用文体的语体要求，体现所用语体的个性。应用文主要使用事务语体，而事务语体最大的特点是“平实”，即通俗易懂，质朴实在。这就要求我们在写作中坚持“辞达而已矣”的古训，要坚决反对堆砌辞藻、生造词语、半文不白、古奥难懂、追求含蓄而流于晦涩、肆意夸大其词、说空话废话等现象。平实，是对应用文语言的总的要求。在这个总的要求下，不同的应用文体对语言的运用还有其具体的要求，如公文，其语言除了平实这一点以外，就还要求简明、庄重。因此，在写作应用文时，语言的运用要注意符合不同文体的要求，也就是要体现出所用语体的个性。

写作应用文，说什么、不说什么、怎样说、何时说，等等，都要认真考虑。语言得体将有利于处理事务、沟通关系，达到预期的效果，同时，这也是衡量语言运用是否得体的一把尺子。

以上着重从四个方面来提出应用文写作的基本要求——主旨要明确、内容要素要完备、行文要合式、语言要得体，可以说这四个方面符合了应用文实用性、程式性两大特点的客观要求。

5.表达方式

另外，在应用文的写作过程中，当主旨已确定，材料已齐备，结构已安排好，接着就是运用语言文字的手段以及不同的方法，将它们充分、具体、完美地表达出来。这个手段和方法就称为表达方式。

应用文的常用表达方式有以下几种：

（1）第一种叙述，又称记叙，是陈述事件的来龙去脉，记述人物的活动、经历、行为的一种表达方式。叙述有三个作用：一是在应用文中常用来介绍人物的经历和事迹，记述生产、工作的过程；二是在论证中用来引述事实，提供论据；三是在说明中，用来介绍事物发展变化的形态，提供典型事例，以具体说明事物的特征等。叙述六要素包括：何人、何事、何时、何地、何因、何果。

（2）第二种说明，是对客观事物进行解释、阐述的表达方式。它具有解说、剖析事物的状态、性质、内容、成因、规律、关系、功能等作用。

常用的说明方法有介绍说明法、定义说明法、解释说明法、分类说明法、比较说明法、举例说明法。

在运用说明的方法时，同时应注意以下事项：

一是要注意内容的科学性。准确地揭示事物的本质特征及其发展变化规律。

二是要注意表达的客观性。客观性即尊重客观存在，准确真实地反映客观事物的本来面貌，既不能夸大，也不能缩小，更不允许歪曲。

三是要注意语言的简洁、明晰、准确、朴素、通俗易懂。

（3）第三种议论，是作者对某一问题、某一事件或某一事物进行分析、评论，以表明自己的观点和态度的一种表达方式。

议论可分为述评性议论和证明性议论。述评性议论是通过对人或事物的叙述、评价来阐明观点，说明问题。主要方法有先叙述后议论、先议论后叙述、边叙述边议论。证明性议论是通过论证得出结论。主要方法有归纳论证法、演绎论证法、比较论证法。其中，比较论证法又包括对比论证、类比论证、喻比论证和因果论证法。