物资存量控制的宗旨，既在于防止损失和滥用，作为采购与销售计划的依据，又在于保证生产与销售的需要，防止存量过剩与不足。存量控制是存货管理的中心问题，必须建立一定的政策、计划及标准，以便于管理控制者遵照执行。存量政策是指存量控制的基本思想与指导原则，目的是确定存量业务处理的基本界限。如要求接受订货后的最迟交货时间，物资是集中库存还是分散库存，各种物资最高或最低库存限量，如何配合市场价格变动而增、减存量，如何规定使用率或随预测调整储存量，如何规定存量费用，如何规定盘存与核对等。在时间方面，库存控制政策尽量以不延误需用的时间为原则。
制订存量计划，首先要了解和预测采购及其成本、仓储及其保管成本、期间或年度的需求量、各物资项目最高或最低存量等，并据此推算最经济的存量。其次，存量计划应视各项物料个别情形、库存类型及管理特性制订。物料库存量可分为常备型、常备分期交付型、备用品型及根据要求购入型等四种。常备型，以常备品为库存对象，需求稳定，经常发放，必须有充足的库存量；常备分期交付型，以长期合同的原材料为库存对象，必不可缺，并经常少量发放，必须有一定的存量；备用品型，以配换零部件为库存对象，何时需要不定，但应有少量存货，发出后应立即补充；根据要求购入型，一般不需库存，必要时只购入需要量。要制订切实可行的存量计划，必须研究库存品究竟属于哪类，哪一类该存，哪一类不该存，该存的应存多少等。制订存货计划，还必须掌握管理性，即输入特性（供给、购入、交纳等特性）、服务特性（保管、存货场所等特性）和输出特性（需求、发放等特性）。
制订存货计划，应计算库存品的标准库存月数。标准库存月数的计算，一是要根据资金情况，站在地方高校整体的立场上进行计算；二是要根据库存品的市场特性、生产特性、购入特性、保管特性、发放特性，以最经济的经营为目标进行计算。标准库存月数以下列项目的合计来计算：①弥补预测误差的库存——预测期间的预测误差的标准偏差乘以安全系数；②生产日程计划的库存依计划变动的时间而定，一般为半个月左右；③生产周期的库存——一般来说，一个月周期的库存为6天，两个月周期的库存为半个月，三个月周期的库存为一个月；④运输期间的库存；⑤各储存地点的流动库存。此外，计划应根据存货政策拟订，并配合市价行情及销售、生产需要，采购、财务等有关部门也应根据计划而配合作业，以保证计划的执行。
存量控制涉及高校很多部门，也涉及很多经营过程，有关部门应办理哪些方面的工作应有明确的分工，特别是采购、验收、付款、记录必须分别由不同的部门或不同的职工处理。无论什么样的高校，其物资存量控制账务工作，应由会计部门负责，但仓储部门应有明细的数量记录，并要定期或不定期盘点，使账面存量与实际存量相符。定期盘点一般在年度终了或营业周期结束时进行，应由各有关部门共同派人办理；不定期盘点除特殊情况外，一般由存货经营人自行负责，一般在库存量最少时进行，或分类轮流进行。物料通过验收后，进库前还应先行点数，检视后签收，即仓储部门应对验收部门的工作复核后，才能正式履行自己的保管职责。物资存量控制主要包括编号控制、记录控制、发货控制、货物成本控制和盘存控制。
（一）编号控制
对货物的分类编号是控制的第一步。如果每一种存货，都有一个确定的编号，存货分类就可以实现系统化、永久性与确定性，就有利于进行材料收发、管理、书写、记录、编表等工作。
编号的方法很多，如有流水编号法、分段编号法、类级编号法、小数编号法、数字示意编号法等，唯有类级编号法最适合对材料编号。该种编号利用不同的数字及不同的位次，代表不同类、级，如第一位数字代表大类（一级）、第二位代表中类（二级）、第三位代表小类（三级）等。假如采用十位数字编号：第一位数字为材料管理类别代号，如，01表示集中管理材料，“1”表示非集中管理材料等；第二位数字为材料性质分类代号，如“1”表示电器材料，“2”表示机械器材等；第三位数字为材料性质分类明细项目代号；第四位至第八位数字为各类材料编号；第九位数字为核对码，供电子计算机自动验证材料编号是否正确；第十位数字为材料使用价值代号，如“0”表示新料，“1”表示旧料，“2”表示废料。
存货编号应以便于确定存货种类与规格、节省工作时间、利于机器处理为原则。一种存货只能有一种编号，一种编号只能代表一种存货，防止重复混乱；编号中每一位数字都有不同意义，使人一见编号，即可知道是什么存货；编号位数越少越好，可以节省书写工作；每个高校均应编制一份存货分类编号表，便于查对。
（二）记录控制
货物记录是存货控制的重心，有了正确记录，才能提供有利于控制的情报资料。货物记录的主要内容：过去每月、每年需用量，实际库存量，已经订购数，何日可以到达及数量，自请购至到货的所需时间及此期间内耗用数量，最高标准存量及最低标准存量，经济采购量及批次，货物成本及总金额等。上述记录，有些是现成的，有些需要查询；有些可根据过去统计资料获得，有些却要根据各种因素事先设定。无论什么样的数据，都要完备准确，才能进行有效控制。
（三）发货控制
高校货物领用时，应由教务等部门签发领料单，用料部门持单到仓库领货，通过被授权人审签后，仓库人员填制出库单并照单发料，及时送会计部门登账或作为成本计算或费用分摊的依据。
对发出的各种物料应建立必要的控制，控制其数量和状况变动。对物品的控制应包括定期盘存检验程序，防止废品、次品的增加。在发货业务中，所有物品都要经过审批后才能办理装运手续。例如，由销售部门签发销售发票或销货通知单，仓库据此发货并签发出库单；运输部门应填制多联运单，分送仓库、会计等部门。领料单必须根据用料单填制，一式三份，一份领料部门留存，另一份作为仓库的收据，第三份由会计部门作为分摊成本依据。用料单位如有剩余物料，应填退库单，将余料退回仓库。退料手续及记录方法与收料时相同。
（四）货物成本控制
为了正确计算货物采购、使用和销售的价值，应实行必要的成本控制，它是内部控制的一个重要部分。货物成本从理论上讲包括购进价格及运达买方仓库的一切费用，如运费、装卸费等，但由于有些零星费用归属问题不好确定，只能记入间接费用。货物使用或销售其价格计算，一般按沿用的方法计算，如简单平均法、加权平均法、先进先出法或计划价格法等，但不得随意变动，应保持前后一贯。
（五）盘存控制
加强货物或销货成本内部控制的另一项重要措施是采用永续盘存制。货物的账面记录与实际库存数量往往不符，其主要原因有收料时点收差错，验收单数量与实际入库未核对而发生不符，发料数量错误，物料账中的收入、发出、结存数量记错，被盗或因受损失未经处理认定，库存中消耗等。通过盘点和核对存货记录，可以使账实相符，最后确定库存数量与价值，为正确进行存货采购、使用和销货的成本分配提供必要数据。永续盘存制还有利于控制货物的增减变动，增进货物记录的正确性和可靠性，及时揭露或防止对各种存货项目的盗窃、浪费或损毁等行为。追查实物与记录是否相符的方法是实地盘点货物，盘点方法有全部盘点、轮流盘点及经常查点等方式。全部盘点一般在年终时进行，多为定期盘点；轮流盘点既可以是定期盘点，也可以是不定期盘点；经常查点则为不定期随时的盘点。任何高校理应将盘点办法列入管理制度，明确规定盘点目的、盘点工作组织及职责、盘点时间表、盘点方法、盘盈盘亏处理以及盘点所用标签、表单、报告等格式。
（六）存量控制报表(www.xing528.com)
为了更好地反映和分析存货管理工作，存货控制还应编制下述报表。
（1）收、发、存状况表。借以反映各种货物的收入、发出及结存数量，供决定再行采购和互相调拨之用。该表每月、每半年或每年定期编制。
（2）废坏料损失报表。借以反映废坏料名称、数量、金额及损耗率，供考核存货管理完善状况。借以调查其适宜性与使用有效性。该表每周、每旬或每月编制一次，编报时间越短，其控制作用越大。此外还应编报废坏料处理报表。
（3）盘盈盘亏报表。借以反映盘盈或盘亏物料的名称、数量、金额及原因等，供考核存货管理水平及记录可靠性之用。该表一般在每次盘点后编报。
（4）用料变更损失表。借以反映无效能的用料损失，供考核用料部门用料计划性与有效性使用。
（5）周转率分析表。通过周转率分析，借以反映各种材料使用情形，以促进管理控制，对周转率很低的物料，应提醒注意及处理。
（七）存量控制基本方法
货物控制除按上述内容控制外，为了实现安全而又经济的控制目的，还必须实行记录与保管分开控制的方法，预防盗窃、损失、呆滞料控制方法，适当保险控制方法，更重要的是各种存量控制方法。
1．维持适当最低存量
物料存量太多，会造成资金积压，增加财务负担；而存量太少，又容易造成停工待料，影响生产与销售。要达到维持最小存量又要保证生产需要的目标，必须规定每种存货最高、最低标准库存量，并要经常维持最低存量。在规定存量标准时，必须明了每种存货的实际耗用情况，如每年耗用量、每月平均耗用量及逐月实际耗用量；必须了解采购作业状况，如向何处采购、供货有无季节性变化、采购所费时间等；考虑政治、经济等其他影响因素。由于每个高校存货品种繁多，要制订出每种物料最高、最低标准存量，不仅工作量大，事实上也无必要，因此应对大宗物料、重要物料或价高的物料规定最高、最低标准存量。
2．计算经济采购
经济采购量是指以物料总成本最低时的数量作为订购的数量。物料成本一般包括采购费用及保管费用两大类。采购费用包括处理费、检查费、市场调查费、广告费或办理采购的一切费用等，采购费用一般与采购数量成反比；保管费用是指仓租、保养维护、保管人工资、水电等费用，保管费一般与保管数量成正比。
高校每年所需用物料的采购量虽然要受到季节、价格变动等因素影响，但在正常情况下，可根据采购成本、存货保管成本等资料予以计算。
3．ABC分类法
任何一组研究对象，其所构成的项目价值是不均等的，往往只有少数项目占有较高价值或占有重要地位。存量控制上即为ABC分类法。一般存货可分为以下三类：A，高价值项目，虽然项目甚少，但其价值可能占存货总额的80%左右；B，中价值项目，存货项目较多，但其价值可能占存货总额的10%～15%；C，低价值项目，存货项目可能占存货总项目的大部分，但其价值仅占存货总额的5%～10%。
根据上述分类，对各类存货控制应采取不同措施：A类存货应优先控制，并实行最严密的控制，不仅要有完整正确的记录，而且要经常检查，尽量减少其存量；B类存货，只有在特定情况下才进行优先控制，平时只需要视同存货控制，即要设立良好记录，并做定期性检查；C类存货，在可能范围内做到最简单的控制，实行定期盘点，适当提高存量，以防止短缺。
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