采购内部控制原则与操作方式

高校物料采购工作主要包括：决定应购入的物料项目及数量；决定最适宜的采购时间与采购数量；决定最适合的采购方式；签订购买合约，办理订购手续；催促供货商交货；到货验收并填制验收单；处理退换货及折扣事项；采购凭证送会计部门列账；依购买合同规定，如期结算货款；保存每一采购事项的完整记录。采购内部控制的基本原则是将采购工作与验收记录及付款结算分开，主要从以下几方面进行。

（一）请购审批

物料采购的第一步工作，是由用料部门或后勤部门提出物料请购单。请购单应根据采购预算填制，请购单的填制应包括购料名称、编号、规格、品种、需用数量、需用日期、请购单编号及请购主管核章等事项；请购单应填制数份，一份由请购部门存查，一份送资产管理部门办理，有的高校也规定须先通知财务或内部审计部门。采购部门进行采购后，将一联请购单连同订购单或购买合同副本退回请购部门，表示所需材料已经订购。

（二）选择订购

物料采购的第二步工作是由采购部门根据审批后的请购单选择供货商和填制订购单。采购部门在整理请购单后，应根据物料的来源及市场竞争情形，拟订采购方式（主要是招标方式）及日程呈报核准后，选择供货商。在选择供货商时，应充分考虑价格高低、质量好坏、交货日期、交货条件、运输费用、供货社会信誉等，力争购到物美价廉的物料。供货商确定后，应初步确定购买的物品、数量及价格，并征询会计部门支付条件后，方能正式办理订购单。订购单应填明供货商的具体名称及地址，订购材料的名称、规格、品种、数量、单价、总价与折扣，交货日期、地点，付款及其他条件，订购日期，订购单编号，填制核准人等；订购单还应根据实际情况增列各种附加条款，如运输方式、意外灾害处理、包装及保险费用负担，以及在何种情形下退货、换货等。订购单是买卖双方事前承诺履行的交易契约，只要双方同意而又不违背政府法令规定的事项，原则上均可列入。订购单通过核准后，供货商留一份副本存查；正本两份给高校资产管理部门，表示所需物料已经订购；同时，交收料部门副本一份，作为以后核对收料之用；交会计部门副本一份，作为核对发票之用；交其他部门副本一份或数份，如交给检验部门、法律部门、内部审计部门等。很多地方高校的订货单需办妥下列手续后，方可编写：确定所需采购的项目；索取公开标价单；取得财务部门允诺付款等。

订购单寄出后，经一段合理的时间后尚未得到答复，资产管理部门应立即追查，询问对方是否接受订货；如已到交货日期，尚未交货，应催促交货；资产管理部门应有专人负责追查工作，可以采用信件、电报、电话或口头等多种追查方式，追查过程应进行详细记录，以备日后查阅。

（三）验收入库

所购物料到货后，无一例外地要进行数量及质量的验收。按照内部控制的要求，其验收工作应由独立于采购、存储和运送部门以外的验收部门进行，其职责是查明所收物料的数量；查明物料品种、规格、质量是否符合要求；填写验收报告；立即将所收物料送交存储部门。目前，我国大多数高校均由资产管理部门自行验收和填制入库单，这样不符合控制要求——最少要有材料部门或其他人员参与验收工作。验收如未收到订购单，概不收料。验收单应编制三份，一份送采购部门，一份附在订购单上以示结案，一份附在发票上送交会计部门作为结算依据。货物未经验收不得核准发票，发票应选送至采购部门，由其加盖订单号码，收到日期及验收戳记；采购部门将核准的发票与收料单核对后，一并交会计部门；会计部门核对发票与订购单后，核算收货的总金额，制作发票，转由出纳备款；出纳付款后在发票上加盖“付讫”及日期戳记，与订购单副本一并归档。所有发票及凭证应由被授权者批准。

值得注意的是，进货发票在核准付款前，应具备书面证据以资证实：①发票上所列货物根据正式订货单办理，两者所示的单价、数量与其他条件均相符；②发票上所列货物须经验收部门收讫，并编制验收单；③发票上的乘积、直加、折扣及其他计算均经验算后无误；④传票上已列明会计科目。验收中，如发现商品短缺、退回或折让等，应开具借项通知单。

（四）退货处理

如发现购进的物料规格、质量不符合或其他不符合订购条件时，应及时与供货商沟通退回、更换或折让等事宜。一般可采取以下几种处理方式。

（1）将材料退回供货商，取消订购合同，所有运费应由对方承担；有时可要求赔偿损失。

（2）不合格材料退回更换，运费应由供货商负担。

（3）如不合格材料不退回供货商，应由双方商洽折减一部分价款。

（4）不合格材料如由买方代为加工，加工费应由供货商负责，在货款中扣除。

发生退货及折让时，应由双方协商解决，同意后应由采购部门编制退回及折让通知单，分送有关部门，作为处理依据，送交会计部门的通知单，可作为冲减应付账款凭证。(www.xing528.com)

采购作业一般流程如下。

（1）由资产管理部门或用料部门填制请购单。

（2）由资产管理部门填制订购单或其他契约。

（3）由检验部门验收并编制验收报告。

（4）储存部门对照验收报告收料入库，如有差异应报告会计部门。

（5）会计部门比较购货订单、验收报告及供货商发票，如果发票经核准付款则编制凭证。

（6）凭证移送出纳处付款。

（五）采购报表控制

为了更好地反映、分析和控制采购业务，一般要编制如下管理报表。

（1）市场分析报表：反映现在及预测未来材料或商品供需状况。

（2）购进材料明细报表：分别列明向各供货商所购材料的种类、数量及金额，并注明违约次数等。

（3）采购作业分析表：用以分析采购作业的好坏、衡量采购工作的绩效，主要列明采购部门订购材料数量、实际验收数、退回及折让的百分率，如期交货百分率、自接到请购单至办妥订购手续平均耗用时间、自请购至材料到用料部门平均时间等。

（4）采购费用分析表：详细反映每种材料运费、装卸费及采购成本等，以便与上期实际成本及计划成本比较。

（5）价格变动分析表：分析市场价格变动情况，以适应市场变动需要。