信息沟通机制设置及其重要性

信息沟通是组织中构成人员之间的观念和消息的传达与了解的过程。它是为完成机关使命及达成任务的一种必要手段，可以促进共同了解，增强集体力量。信息沟通的目的是加强人员之间的团结，发挥整体的合作力量；改进业务处理的方法，提高组织的工作效率；了解彼此之间的需要；减少不必要的浪费，避免发生意外事件；有效达成组织的使命。信息沟通对发挥地方高校内部各职能部门的作用至关紧要，作用：拟定并传达地方高校的目标；制订实现目标的计划；以最有效能和效率的方式组织人力和其他资源；选拔、培养和审评人员；领导、指导和激励职工，并创造一种使他们愿意做出贡献的环境；控制工作进程。信息沟通除了语言、文字、地位及物理上的障碍和困难，还有缺少沟通计划，未加澄清的假设，语意曲解，信息表达不佳，信息传递的损失和遗忘，听而不闻和判断草率，猜疑、威胁和恐惧，缺乏适时性等问题。

信息沟通的主要种类有正式沟通和非正式沟通两大类。正式沟通是配合正式组织而产生的，依据信息流通的方向分为上行、下行和平行三方面沟通形式。上行沟通，主要指由下而上的信息沟通，下级人员以报告或建议等方式，对上级反映其意见。这种沟通方式有利于参与管理，教职工乐意接受上级的命令，可以满足教职工的自重感，办事会更有责任心，同时也有利于上级做出正确决定；从下级反映的情况中可以了解下级的工作是否按上级意愿执行；有利于鼓励下级发表有价值的意见；能接受下级直接批评，并满足下级的基本需要；符合民主精神。下行沟通，即由上而下的沟通方式，由管理阶层传到执行阶层的信息沟通。这种沟通方式有利于帮助组织达成执行目标；使各阶层员工对其工作能够满意与改进；增强员工的合作意识；使员工了解、赞同并支持组织所处的地位；有助于组织的决策和控制；可以减少曲解或误传的消息；减少员工所有工作本身的疑虑及恐惧等。平行沟通，是指平行阶层之间的沟通，也即是指信息在组织级别相同或相似的人员之间的横向流动，如高层管理人员之间、中层管理人员之间、基层管理人员之间的沟通等。平行沟通有利于弥补上、下行沟通的不足；给员工了解其他高校情况的机会；培养员工间的友谊等。非正式沟通指非组织的沟通，它一方面满足了员工的需求，另一方面也补充了正式沟通系统的不足。非正式信息沟通，是由人员间的社会交往行为而产生的；非正式沟通主要来自工作专长及爱好闲谈的习惯，无规则可循；非正式沟通产生于无意之间，没有地点、时间、内容的限定。它之所以起到正式沟通所起不到的作用，是因为它传递快，有很高的选择与针对性，能迅速反馈，能及时做出评价等。非正式的个人的信息沟通有单线式传递、流言式传递、偶然式传递、集中式传递等方式。按信息沟通的方式划分，还有书面形式的沟通、口头形式的沟通和电子形式的沟通等。组织机构作为信息沟通的手段，社会系统作为信息沟通的网络。

信息沟通主要包括以下五个要素：第一，发送者，即负责做有意识、有目的的信息发送者，如发言人、建议及发令人等；第二，沟通的程序，即意见传递应有一定的媒介与路线；第三，沟通的程式，如命令、规则、通知、报告、公函、手册、备忘录等；第四，沟通的接受者，指接受消息、命令、报告及任何沟通程式的人；第五，所期待的反应与结果。在实行下行沟通时，上级必须了解下级人员的工作情形、欲望及个人问题；领导者必须有主动的沟通态度；组织中必须有完整的沟通计划；领导者必须获得员工的信任等。在实行上行沟通时，上级必须以平等地位对待下级；经常与员工举行工作座谈会；建立建议制度、公平而合理的制度等。在实行平行沟通时，其关键在于：管理是否能适当地授权；沟通方法是电话、会报、会签、业务了解与共同信念等。从理论上讲，沟通是协调的一种方法与手段，其目的是使各高校间职员能以分工合作的、协同一致整齐的步伐达成共同的使命。沟通在谋求思想认识上的一致，而协调在谋求行动上的一致。要做好信息沟通和协调工作，各高校应采取有效的措施：建立会签制度；制定工作流程图网，促进自动联系；设置参谋人员，专负协调联系；运用会议方式，促进意见交流；简化公文报表；利用报刊报道高校情况；利用计算机处理及时获得正确信息；设置意见箱；个别访问谈话，了解教职工的需求；利用训练方法提高联系水平等。(www.xing528.com)

地方高校是一个由人、财、物等多因素组成的经济综合体，由多个子系统组成。无论是各个子系统的内部管理，还是它们之间的联系，都需要通过信息进行沟通，以达到物质和能量的合理流通。例如，行政组织系统需要进行组织与组织、人与人之间的信息沟通；思想工作系统，更离不开思想信息的收集、处理与反馈，以激励教职工的奋发精神。