明确了如何划分部门和如何协调部门的工作后，就应该进一步明确如何设计部门职掌和群体及个人应完成的工作。各部门的职掌是一个为达到共同目标分工办事的环节，若干环节形成的链才是大家共同维持其密切配合的工具。进行部门和个人工作设计时，要根据总体战略来设计，使各部门或个人的工作有利于总体目标的实现和战略的实施；要根据技术因素，进行专业化分工，即把大的任务分成若干小任务，以助于增进职工技巧和提高效率；要在考虑技术因素的同时，要考虑到心理因素（职工价值观、责任感、成就感等），以满足职工对工作多样性、完整性、重要性、自主性与自动反馈的要求，以利于激励职工，唤起积极性，对工作感到充实而满意。职掌与工作设计，一般先从主要教学部门开始，再设计服务部门的职掌，如对总务、人事部门工作设计；然后根据工作程序一条一条地列举出来，进行整理归纳。
例如，拟订后勤部门职掌时，就要依照其工作程序，从采购教材开始，开列请购单、询价与订货、验货入库、登卡入账、安全保管、凭单发货，到检验、包装入库等。根据列出的职掌，依计划、执行、考核行政“三联制”进行核查，看有无漏列和应予补齐、调整的问题。纵向方面使职掌与程序衔接起来，横向方面将人、事、物连接起来，形成完整的部门工作体系或个人工作系统。例如，某教育厅主管其财务处主要职掌为：研制与修订会计制度，并督促所属高校加强会计制度建设工作；编制本系统预算，并审核与汇总所属高校预算资料；汇总与编制月报、季报与年终决算；编制财务分析与成本分析报告；检查所属高校会计资料及有关会计事务的处理；检查各高校预算执行与控制状况；指导与培训系统内会计人员，并负责会计人员的考核与职称评定工作；指导系统内的统计核算与业务核算工作，定期组织财务检查工作。(www.xing528.com)
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