1．科技档案资料整理
科技档案资料分为竣工图纸和文字资料两部分。
文字竣工资料的归档，按不同种类、不同要求，分别进行归档：
（1）凡单元工程（含工序）的验收签证单、分部工程、单位工程均使用水利部统一印制的评定表格和经质量监督站审核同意使用的自编评定表。
（2）所有验收表格均由施工单位在“三检”合格后，使用不易褪色材料填写，并申请工程监理验收或东改工程指挥部、工程设计的联合验收，并经质量监督站核准。
（3）对于工程中使用的材料，要求有出厂合格证及原材料检验报告和抽检报告等。
（4）联测资料、观测记录、施工记录、试验记录均有符合资质要求的人员签认。
2．文书档案资料整理
文书档案包括文件、声像等资料。
根据东改工程的实际情况，在文件归档时，主要采用“五个立卷特征”的方法进行归档，即根据文件的五个方面的基本特征进行归档。这五个基本特征为：
（1）问题特征。即文件内容所表达的主要问题。按问题特征立卷，是将表达同一事件或问题的文件组合在一起立卷，集中反映某一个或某方面的问题或工作的具体情况和全部过程，保持文件制的历史联系，便于查找利用。(www.xing528.com)
（2）时间特征。即文件内容针对的时间或文件形成的时间。按时间特征立卷，是将同一时间的文件立为一卷，这样可以反映出文件在时间方面的联系，便于查找不同阶段的工作情况。对于跨年度进行，文件的成文年和内容针对年不完全一致，便根据具体情况，按问题特征或作者特征进行归档。
（3）名称特征。即把同一文种名称的文件集中立卷。由于文件的文种名称在一定程度上反映了文件的效能和作用，按文件的文种名称特征立卷，可以区分文件的重要程度和保存价值。
（4）作者特征。即将同一作者的文件集中立卷。按作者特征立卷，根据作者的地位和职能，立卷者能适当地确定文件的保存价值和保管期限，利用者能根据来文，了解特定作者与本工程的工作关系等。
（5）通信者特征。即来往文件的收发文单位。把本单位与另一单位就某一问题或几个问题进行工作联系而形成的来往文件集中立卷，直接反映了之间处理有关问题的协商联系过程或上、下级之间的领导、指导关系。但这样立卷不包括两个作者各自的独自发文。
实际立卷时，一份文件同时具有几个特征，一般结合几个特征组成案卷，保持文件之间的紧密联系，便于查找和利用。
3．竣工图纸编制
竣工图纸的编制前提是图物相符，编制形式与深度按以下三种情况分别进行：
（1）对按图施工，没有任何变动的，利用原施工图编制竣工图。
（2）对于在施工过程中，有一般性设计变更，但可以在原施工图上修改、补充的，由施工单位采用杠改和划改在原施工图纸上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。
（3）对于结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更的，原施工图不能作为竣工图，由施工单位按施工实际重新绘制竣工图并经我监理部多次审核。最后还提供了重新绘制竣工图给指挥部档案室。
所有竣工图由施工单位在图框上方加盖竣工图章（统一规格），并履行施工和监理签字手续，手风琴折叠方式，按设计图纸编号规则（如：水工图、金属结构图、水机图、建筑图、电气图、绿化图、综合图）分别成卷归档。每卷附统一规格的卷内图纸目录，目录注明图纸所属施工单位名称，详细的图纸名称、图号及序号等。
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