在东改工程建设过程中，监理机构根据东改工程的特点，在总指挥部的组织与要求下，根据不同阶段的工作特点，突出重点，全程控制。
在开工准备阶段，委派专职档案管理人员，明确岗位职责并进行档案管理业务培训，学习贯彻国家有关档案管理的规定和总指挥部制定的档案管理制度，进一步制定监理机构档案管理制度，准备档案管理所需的场所、档案盒、档案柜等。
在施工过程中，认真进行档案管理工作，不断开展档案管理自查工作，及时纠正存在问题；积极配合总指挥部的档案管理工作；加强对施工单位档案资料管理的监督检查。以确保档案资料的收集、整理能够做到及时、真实、完整。
在验收阶段，加强对案卷内档案资料的检查、核对，及时准备、提交归档资料；认真督促、检查施工单位准备验收资料。
在施工和监理档案资料提交后，在总指挥部的组织下，各监理单位对档案资料进行了自检、互检和抽检，对存在问题及时列出清单并要求相关单位及时改正，使各个单位对档案的认识达到了高度的重视和统一，“作用突出，效果明显”。
监理机构档案资料管理遵循下列原则：
1．档案工作争创一流的原则
（1）档案管理场所、档案盒、档案柜必须符合要求，必须符合防火、防盗、防潮、防虫、防霉、背光、防高温、防水等要求。
（2）按照资料归档范围，按施工进度同期形成文件、资料。凡要求立卷、归档的资料，必须按规定及时归档，不得长期个人留存，甚至造成破损、丢失。
（3）工程文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备；对要求永久、长期保存的文件统一用不易褪色的书写材料书写、绘制。
立卷归档时，所有文件都要求采用原件，部分原件在其他部门保存的，采用复印件后注明原件所在。
具有影像、电子文档的资料，要求一并归档。(www.xing528.com)
（4）监理文档资料计算机信息管理系统，并做到计算机存储资料清单及时、准确、易查询，资料电子清单目录与资料实物存放完全一一对应。
（5）原始档案资料一般不得外借，查询、复印必须按规定进行。
（6）积极配合总指挥部档案室的工作，按照档案室要求的档案统一归档时间、份数以及案卷编目，案卷封面填写、卷内目录、备考表、卷脊等，及时提交。
2．档案管理的标准化的原则
认真执行总指挥部发布的档案管理制度和国家有关的档案法规和标准，按照统一要求的案卷封面、备考表、纸张、格式收集、整理档案资料。
3．坚持档案工作与施工进度同步的原则
强化档案资料的过程管理，坚持“在工程布置、检查、总结、验收时，同时布置、检查、总结、验收工程档案”这一档案管理“四个同步”原则。
4．坚持档案管理工作监督检查与自查自纠原则
在监理实施过程中，监理机构坚持开展档案管理工作的自查自纠，“查思想、查工作、查档案”，不仅促进了档案管理人员的工作质量，而且，使所有监理人员提高了规范档案资料收集、归档的意识和工作水平。
积极主动地接受总指挥部对档案工作的指导、检查。
要求施工单位经常开展对档案资料管理工作的自查自纠，并按监理机构的要求进行档案管理情况汇报。定期与不定期对施工单位的档案管理工作进行检查。
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