1．设计文件管理
设计文件主要包括施工图纸、修改通知和技术联系单。
由设计单位发出的施工图纸和设计修改通知一般一式10套，监理机构收到后首先登记，然后进行技术审查，无异议加盖监理机构图纸专用章，监理机构保留4套，以监理通知形式发给施工单位6套。
2．施工文件管理
无论是监理机构发给施工单位或施工单位发给监理机构的所有文件，均要求以流水号建立编号，回函指明对应函件的编号以便检索。对有附件的文件主件要求记录附件的名称和其他能独立识别的信息。
计算机信息管理系统中至少记录下列字段：文件名称、收到日期、主题、函件编号、引用函件编号、附件、回函编号等。
在施工期间，为查阅方便，不做分类归档。在工程完工后，按照总指挥部档案管理的要求进行分类整理归档。
3．总指挥部文件管理
总指挥部文件单独建立文件系统，因指挥部文件一般按照类别发文，因此也按照类别、部门进行分类。
4．监理文件内部管理
所有收到的文件，由指定人员首先统一签收、登记，在按照下列程序处理：
（1）递送总监理工程师，由总监理工程师签发处理部门并指明完成的日期。
（2）文档管理员将文件递送处理部门，并在文件指定位置签收，留下复印件给处理部门，原件归档。
（3）文件处理。(www.xing528.com)
（4）文档管理员在总监理工程师要求的时限内接收或催交处理结果。
（5）文档管理员将处理后的文件递送总监理工程师。
（6）总监理工程师审查、修改后签发。
5．会议纪要管理
每次监理会议，监理机构都要完成会议纪要。会议结束后，会议根据会议情况，指定人员立即整理会议纪要，并尽快发送各方确认，然后正式发出。具体程序如下：
（1）开会之前，与会代表按规定的签到表首先进行签到。
（2）会议主持人（一般为总监理工程师或副总监理工程）指定的监理人员进行会议记录。
（3）记录员会后立即整理会议记录，形成会议纪要草稿。
（4）会议主持人审核会议纪要草稿。
（5）将会议纪要草稿分发与会各方确认。
（6）对会议纪要进行澄清、确认。
（7）会议纪要正式签发各有关单位。
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