1)平台概述
一站式服务平台为阜阳人民医院城南新区使用的一体化后勤管理服务平台,目前,医院通过与勤好物业的合作,充分利用使用该“智慧管家”平台,为医院提供着医院后勤的全方位、一站式、一体化的服务。目前,通过该平台构建的服务包括日常维修、安保、保洁、陪护、伺梯、机电工程、餐饮、医辅、导诊等。本案着重介绍后勤工作中工程运维和质量巡检。
2)需求分析和解决方案
(1)把控实况
①通过手机随时查看后台,任何前一秒钟的工作可以呈现在眼前,每完成一项工作即形成一条工作记录,一项工作记录完整包含了工作的发起人、中间人、完成人、工作记录的时间、地点和最终的结果;②各级领导层可以根据权限审批员工工作完成的情况,随时检验员工工作效率和质量。如图23所示。
图23 后台监控界面
(2)制度标准管理
①通过对管理标准、服务标准的梳理,形成图文结合操作标准和核查标准,让制度统一、落地一线;②形成一套完整的标准化操作流程,对于新增的项目可进行一系列缜密清晰的标准设定和执行,加强对新项目管理的复制能力;③将医院管理制度等通过系统传达到一线员工,标准化模式管理,在制度中得到落实执行。如图24所示。
(3)工作培训
操作简单,要点易记。工作简单,按图索骥,记录真实。点选式操作,无需输入任何文字,即能定点定位。
图24 网上管理平台
(4)“携带”标准,培训轻松(www.xing528.com)
图片化的工作标准手机查看,员工将现场工作标准装进口袋里,使员工培训轻松高效,无需“课堂教学”或“口口相传”。
(5)流转自动化
任务自动流转,随时可以通过手机端/PC端上传工作记录和进行工作指派;系统也会根据岗位定义,自动派发岗位相关任务至责任人手中,任务进行自动流转。如图25所示。
图25 手机端界面
(6)自定义巡检路线、巡检任务
后台可自定义按巡检点、巡检事项、巡检时间、巡检项目制定项目所属巡检路线。员工每天上班通过App进行项目、岗位签到,领取巡检任务,并按巡检路线进行每日工作。如图26所示。
(7)设备巡查保养智能化
①巡查保养,简单易行。设备巡查、保养按照系统指引完成精细化的设备管理,覆盖各类设备设施全生命周期保养。②任务派发,高效智能。常规巡查保养工作,按计划实现任务派发及任务提醒,员工只需根据提醒进行工作,保证常规的巡查工作按计划如期完成。③工程维修流程缩短90%。传统的工作单模式需要手动传递工作单,从客服到维修工手中的时间非常漫长,而且还有遗失的风险。运用工单系统以后,实现工单无纸化,从报修到维修工接到维修单的时间减少90%以上,同时,流程的缩短让工程主管和工程经理的工作量大幅度减少,可以精简工程主管和工程经理级员工。④无纸化设备巡查保养,大数据汇总报表。有计划性提供系统巡查和保养工作内容,按照巡查保养的周期和标准录入系统后可以生成大数据汇总报表,从项目和个人层面做不同维度的数据统计,简便易查,数据可永久保留。支持做不同维度数据的统计开发工作。
图26 巡检设置界面
马杰/供稿
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