职业院校管理信息系统职业教育资源论

以学材、多媒体课件、虚拟教室、虚拟车间、实训设备等载体传输的教学信息是促进学生职业能力形成的重要手段。为了保证教学活动的正常进行，需要伴随着教学信息流附加大量的预测、计划、调节、评价等信息，存储、加工、传递和利用这些信息的系统就是管理信息系统。目前，各个职业院校已经在协同办公、教务管理、科研管理、招生就业、财务管理等方面采用计算机管理，管理信息系统的开发和规范已经成为一项越来越重要的工作内容。

1.管理信息系统概述

（1）职业院校管理信息系统需要解决的问题

从当前职业院校发展的现状来看，管理信息系统的开发需主要解决以下问题：

①领导的重视。信息系统的开发利用是由传统管理方式向知识管理方式迈进的重要标志，绝不是一种华而不实的形象工程。如果不转变管理思想观念，缺乏制度化、规范化、标准化的文化环境，看不到这些工作的重要性和复杂性，管理信息系统开发的规模越大，资源浪费也就越严重。

②管理的协调。随着职业院校规模的扩大，分工也越来越细，职能部门之间的不协调现象也越来越多。突出表现在各项活动在目标、人员、内容、时间和空间上的冲突。譬如，教务管理部门和学生管理部门在同一时间安排同一班级的学生参加不同的活动，或是不同的活动在同一时间安排在相同的会议室等等。解决这些活动冲突是信息管理系统很容易实现的功能，可以减轻管理人员不必要的负担，使管理工作更具创新性。促进管理工作由事务型向创新型转变，是管理信息系统最根本的功能。

③数据的统一。保持数据的统一完整，是提高管理工作效率的基础条件。但是，目前各职业院校基础数据不统一的现象比较严重，对科学决策和准确评价带来严重障碍。解决数据统一问题，最关键的就是通过网络化的数据管理平台实现基础数据的透明。数据统一是管理信息系统既是有效运行的前提，也是自身所具有的一种强化机制。

④系统的整合。由于目前各职业院校的信息管理尚处在初级阶段，各个子系统都是孤立运行的，彼此之间缺乏联系，由此导致了资源的大量浪费。通过整体化的系统开发，实现招生管理、教务管理、科研管理、学生管理、财务管理和后勤管理各子系统的相互支持与协调，将是各个职业院校面临的一项重大任务。系统的整合不仅包括各子系统之间的空间整合，同时也要在时间上实现第一代校园网与第二代校园网之间的整合。

⑤与国际的接轨。以网络为特征的现代信息管理系统对职业教育的国际化是一种巨大的推动力量。利用互联网实现全球信息共享是知识社会的基本特征，也是管理信息系统建设必须考虑的功能。在这方面，目前的管理信息系统存在两大缺陷：一是缺乏保密意识，将一些不宜公开的信息在外网上公布；二是缺乏共享意识，对某些需要公开的信息加以封闭，或者不便于外部用户使用，造成网上信息缺乏。解决国际接轨问题是管理信息系统开发面临的一个新课题。

⑥功能的扩展。传统的管理信息系统仅考虑了传统管理模式的需要，没有充分考虑网络对学习型组织建设和学习型社会的作用。在今后的管理信息系统开发中，应当将学生会等学生社团组织加以整合，实现组织的一体化。

（2）职业院校管理信息系统开发原则

管理信息系统的开发技术难度较高，采用传统的物质资源开发方式可能会造成很大的浪费，在这方面许多职业院校已经有大量十分惨痛的教训。所谓开发原则，就是职业院校在总结开发经验的基础上形成的基本规律。目前职业院校的管理信息系统开发应遵循以下原则。

用户至上原则。管理信息系统是供管理人员使用的，开发目的是提高管理效率。开发管理信息系统首先要适应管理者工作改进的需要，达到使用人员的满意。如果盲目贪大求洋、标新立异，或者只是按照少数开发人员的意志行事，只重过程和形式，结果必将是劳而无功，劳民伤财。用户至上原则的实质就是把握管理信息系统开发的目的性和方向性。

效率优先原则。在进行管理信息系统的开发决策时，应将系统效率放在首位。一方面，投资预算要满足效率提高的要求，不能因资金不足而搞“半截工程”，这样只会追加更多的投资；另一方面，要强化管理信息系统的使用管理，系统性能再好，管理者不会使用，或是只做一些简单的输出收集、存储工作，不进行数据分析加工，就无法提高利用效果。

以我为主原则。职业院校的管理信息系统既有共性，也有很多的特殊方面。管理信息系统的开发决策和目标控制，应该在充分调查研究的条件下，由职业院校自主进行。如果学校自身对一些带有方向性的问题认识不清，简单地委托校外信息开发公司，就会留下很多后遗症，甚至导致整个系统无法工作。

适当超前原则。信息技术的发展日新月异，任何信息系统都有一个生命周期。考虑到系统更新的需要，在技术上适当超前，可以延长使用寿命，有利于提高资源利用效率。同时，也要考虑到目前的一般职业院校管理者素质相对较低，如果技术过于超前必然会影响使用的熟练程度。因此，技术的先进性应该建立在使用便利性的基础之上。

量力而行原则。教育信息化是教育发展的制高点，也是职业技术教育发展的难点。在管理信息系统的开发中，应坚持“以科学化促进信息化，以信息化带动科学化”的策略，既要积极稳妥，又不能盲目冒进。如果脱离科学化盲目地追求信息化，就会成水中之月、镜中之花。如果忽视信息化片面地追求科学化，就会固步自封，也不可能实现真正的科学化。

管理信息系统的开发存在着一般规律，但又有许多难以预料情况。在开发过程中，需要不断地发现和解决新问题，不能遇到一点挫折就怀疑既定的正确方向和整体目标。

2.管理信息系统的开发

职业院校的教育教学活动包括用人单位需求调查、劳动力市场需求调查、招生、教学、科研、学生事务、后勤服务和就业指导等等，涉及的信息量大且结构复杂。所以，管理信息系统的开发是一项庞大的系统工程。

（1）管理信息系统的结构

管理信息系统由硬件、软件、数据库、操作规程和管理人员组成。硬件是指系统中的计算机及相关设备，提供数据输入、输出、存储、通信、运算处理等功能。软件是控制硬件系统工作的各种程序的总和，包括系统软件和应用软件两大类。数据库包括应用程序要使用的所有数据及其管理系统。一组独立存储的数据通常被称为数据文件，数据库是多个有关联的数据文件的集合。操作规程通常以手册或说明书的形式出现。从处理功能上看，管理信息系统包括处理事物数据、维护主文件、编织报表、处理查询请求和支持交互式应用等部分。事务处理模块管理各项业务活动，如招生、教学计划、科研项目等。维护主文件就是在处理业务活动时对主文件数据项进行更新。编制报表时信息系统的输出功能，向用户提供所需要的信息。查询请求是信息系统的基本功能之一，根据查询条件经过处理后向查询者提供信息。通常职业院校的管理信息系统可以按照职能划分为门户平台、认证平台、数据中心、协同办公、招生管理、迎新管理、教学管理、教材管理、科研管理、学生工作管理、实习管理、收费管理、人力资源管理设备资产管理以及校友管理等子系统。

（2）结构化系统开发方法

早期的信息系统开发仅考虑在限定条件下系统能完成什么工作，开发者习惯于从计算机技术的角度看问题，凭着自身经验搞开发，对用户的需求考虑较少，很少有用户参与开发过程，因此，信息系统的功能往往不能满足用户的需要，大量投资开发的系统常常闲置起来，或者反复修改，甚至于返工的费用超过原开发费用。美国的软件开发人员曾经这样形容所遇到的困境：就像一头野牛陷入泥潭，越是挣扎，就会陷得越深，最后很难逃脱死亡的命运。痛定思痛，人们开始总结科学的开发方法，自上而下的结构化系统开发方法随之诞生。

结构化系统开发的基本思想，是以系统工程的思想和方法，按照用户至上的原则，采取结构化、模块化、自上向下的方法进行系统分析和设计。结构化系统开发方法是一种基于生命周期的开发方法，将整个开发过程划分为系统规划、系统分析、系统设计、系统实施和系统维护等阶段。在规划、分析、设计阶段，从最顶层的业务开始入手，先进行系统整体的优化，然后再考虑局部的优化问题，而不是从各个局部的目标汇总成系统的总目标。在系统实施阶段，则坚持自下向上的原则，从最底层的模块做起，逐步构成一个系统。

结构化系统开发方法具有以下特点：

①用户参与。用户最了解业务流程，特别是业务的细节问题，因此，系统开发中需要用户的全程参与。但应注意，专业开发人员不能被用户牵着鼻子走，需要纠正一些用户认识上的偏差，通过双方协商形成最佳方案。

②调查研究。通过调查研究，发现现有系统存在的优势和问题，保持原有优良传统，克服系统缺陷，得到最佳解决方案。

③模块化方法。将系统自上而下划分成多个层次，每个层次有若干个模块组成。各个模块之间既相对独立，又相互联系。这样做的目的就是便于系统的修改和维护。

④按阶段进行。开发过程的规划、分析、设计、实施和运行各个阶段依次进行，每个阶段都有明确的目标任务，前一个阶段完成以后才能开始下一个阶段的工作，不能跨越某个阶段。如果顶层设计尚未完成就开始局部的设计，就必然会出现系统性问题。

⑤项目化管理。按照项目管理的规范组织信息系统的开发，立项、检查、评价等管理工作需要一丝不苟，避免仓促上马、随意变更、不了了之等经验式管理的盲目做法。

一般将信息系统的开发过程划分为系统规划、系统分析、系统设计、系统实施、系统运行五个阶段，各个阶段优化分为若干个工作步骤。各阶段的任务目标如下：

①系统规划。在用户提出开发要求后，通过调查研究，明确开发问题，进行可行性研究，确定是否立项。

②系统分析。主要任务是分析业务流程，分析数据与数据流程，提出系统的逻辑方案。本阶段要回答“系统必须做什么”的问题。系统分析阶段的主要工具是数据流程图和数据词典，形成的主要文档是系统分析说明书或系统分析报告。系统分析说明书的主要内容包括：现行系统情况描述、新系统的目标、新系统的逻辑方案。

③系统设计。主要任务是总体结构设计和模块设计，包括概念设计、物理系统设计和数据库设计几个阶段。根据设计要求选择合适的软硬件设备，进行代码、用户界面、文件、数据库、网络结构的设计。将系统划分为若干个模块，确定模块之间的调用接口和每个模块的基本功能，然后对每一个模块的处理过程进行设计，得到可直接用于编程的程序流程图或伪代码。系统设计主要是解决“如何做”的问题。系统设计阶段的最终文档是系统设计报告（系统设计说明书）。(www.xing528.com)

④系统实施。主要任务包括编程、操作人员培训以及数据准备，然后投入试运行。职业院校软件专业的学生主要从事这一阶段的工作，即程序编码和测试工作。这一阶段的工作成果是程序代码文本。

⑤系统运行。主要任务是进行系统的日常运行管理、评价、监理审计工作。通过对运行结果的分析，发现问题进行修改，运行正常后，交由管理人员正常使用。开发人员在系统运行阶段的主要任务是系统维护，包括纠错性维护、适应性维护、完善性维护及预防性维护。

（3）面向对象开发方法

面向对象的开发方法和技术起源于面向对象的程序设计语言。面向对象方法适合于解决分析与设计期间的复杂性，并实现分析与设计的使用。与过程化方式描述不同，面向对象的方法认为客观世界是由各种各样的对象组成的，每个对象都有各自的内部状态和运动规律，不同对象之间通过消息传送相互作用和联系，从而构成不同的子系统。将对象模型映射到计算机上，这种方法将软件看成一系列对象的集合，并强调描述对象性质的数据和行为的紧密联系（数据和行为的封装技术）。对象是客观事物在计算机领域的抽象，是一组数据（属性）和施加于该组数据上的一组操作（行为）的组合体。例如，文本框这一对象有名称、字体、前景色、高度和宽度等属性，同时还有单击左键、双击左键、修改文本等操作。

面向对象的设计方法步骤为：首先，定义问题。其次，为现实世界问题域的软件实现开发一个不严格的概括描述。第三，实现严格化，包括弄清对象及其属性，弄清可能施予对象的操作，利用表达对象与操作之间的关系建立每个对象的接口，决定详细设计问题，从而给出对象的实现描述。最后，重复上述步骤，以得到完整的设计。

3.管理信息系统的实例

下面以“正方校园网信息平台V4.0”为例，简单介绍一下职业院校管理信息系统组成与使用。开发该平台软件的后台数据库采用多种数据库，如规模较大的学校采用Oracle、SQLServer、Sybase等大型数据库，规模较小的学校采用Access等小型数据库。前台开发工具采用Delphi、ASP.NET、FrontPage等，网络平台采用Unix/Windows NT/Linux。

正方校园网信息平台的主要特点如下。一是智能化资源调配管理满足高校教学资源优化，教师、教室、实验室、时间等的高效调配和合理利用，解决了高校资源紧缺、多校区、院系两级管理状况下排课、排实验室、排考场难等问题。二是基于.NET的开发平台、中间件和组件技术使得系统的二次开发更加灵活、方便。学校可根据自身特点对学籍管理、毕业审核条件、教学资源调配等进行个性化修改。三是随着学分制的教学改革，大部分学校正在由传统的学年制向学分制过渡，传统的教学管理软件已无法适应这一转变。本系统在设计时考虑了学年制、学年学分制、学分制以及过渡时期等不同阶段教学管理软件衔接的需求，从而解决了学校课程库、成绩库、学生库等的数据迁移问题。四是系统强化基于INTRANET面向师生的服务和互动管理，使高校教学管理工作效率大大提高，同时也方便了学生。如通过计算机快速与高质量选课管理给学生的课表随机派位，让学生根据自己的意愿在较短的时间内完成课程的选择。五是规范教学资源管理。系统严格遵循教育部颁发的学籍学历规范和有关信息标准，课程代码、教师代码、学号等的编码规范，避免代码重复等不合理现象的发生。

（1）系统登录

鼠标双击“zhjwgl.exe”图标的应用程序，即可进入高校综合教学管理系统的登录窗口如图4-2所示。

图4-2 系统登录

在登录窗口先选择院系，再选择用户名或输入用户名及口令，按“确认”按钮即可进入系统主界面。如果用户名或口令错误，则会提示“对不起，你输入的密码不正确！注意字符大小写”。按“取消”按钮，则取消登录。

成功登录高校综合教学管理系统后，将进入如图4-3所示的系统主界面。

图4-3 学年学分制教学管理系统主界面

系统主界面是一个大容器和多功能窗口，在本系统运行期间一直都打开。

该系统主要分为11个主菜单：系统维护、教学计划管理、智能排课管理、学生管理、选课管理、成绩管理、教材管理、毕业管理、教学质量评价、收费管理、帮助信息。

主菜单中包含各类子菜单，用户可以点击主菜单中的子菜单来实现本系统中各种子系统的功能。工具栏中有计算器、记事本、选择显示的字段、输出数据写入到Excel、窗口查看、帮助、退出系统、学年-学期设置几项工具。状态条的功能则是显示一些系统提示。在本系统运行的整个过程中，主窗口一直都是可见的，所有的子窗口均在窗口容器中显示。用户可以打开或关闭多个子窗口，但若关闭主窗口则表示退出本系统。

（2）系统维护

系统可以创建用户及授权，如图4-4所示，左边框表中列出的子系统功能模块或全部功能模块，右上方是用户清单，右下方对应了各个用户清单所具有的权限和功能模块名称。增加：点击“增加”按扭，会弹出一个如图4-4中用户信息窗口，输入用户信息后，按“确定”即可。

修改：可以根据用户的需要修改用户信息，弹出如图4-4中用户信息窗口，只是口令为不可修改项。

删除：可以根据需要删除用户。

图4-4创建用户

（3）数据导入

此功能是将外部数据表（.db或.dbf的形式）的字段对应于内部数据库表字段，然后把数据导入到内部数据库。选择一个外部数据库表和内部数据库表，在界面左边进行字段名的对应，点击“导记录”进行数据导入。如果有某个字段不对应，则不用打钩。

图4-5 数据导入

（4）成绩录入控制

图4-6 成绩录入控制

该模块中可以先根据条件选择，刷选出记录，然后点左边的“成绩录入”或“取消录入”，再按“确定”，控制查询出来的课程成绩的录入状态。同时，用户可以按右键功能，对单条记录进行录入与取消录入控制。一旦取消录入，则教师进行网上录入成绩将被锁定。

（5）公共选修课控制

图4-7 公共选修课成绩录入控制

用户可以先根据学年学期过滤记录，然后选单选按钮进行成绩录入与取消录入的控制。同样可以用右键进行单条记录的控制。

系统可完成成绩数据备份/恢复、底层数据备份、底层数据恢复等功能。还具有数据更新、数据统计、网上成绩查询控制等功能。

该软件系统模块还包括教学计划管理、智能排课、学生管理、选课管理、成绩管理、教材管理、毕业管理、收费管理、考试管理、教学评价以及实践教学管理等功能。