环境对于建筑的影响是一个方面，更重要的是在一座建筑的使用年限中，总能量的85%是在使用阶段被消耗的（图4-157）。因此，应该重视使用阶段。同样的原则适用于既有建筑和新建工程。
1）建立详细目录
目前的既有建筑数目巨大。管理机构应该有策略地改善这部分建筑。但是由于对每一个建筑进行详细资料整理花费太高，所以通常选择有代表性的建筑。通过对整体状况的观察来决定对哪个建筑进行资料收集整理。一旦决定了所要调查的建筑，其服务设施和外部环境也要被调查。环境影响分析应基于对室内气候和室外环境进行资料整理的调研结果。然后，再决定是否需要进一步的调查和测量。当这些步骤都实施之后，要制订一份操作建议，这样最差的建筑可以优先进行改造（图4-158）。
图4-156 歌德斯滕（Gårdsten）的环境友好型改建项目
该项目位于瑞典哥德堡，增加了额外的保温环节并且装有空气太阳能集热器。资料源于建筑师克里斯特 诺德斯特龙（Christer Nordström）
图4-157 建造和管理中的能源消耗
资料源于Hus i Sverige–perspektiv på energianvändningen，BFR T2:1996(www.xing528.com)
（1）行业比率。越来越多的物业经理开始使用所谓的行业比率了。行业比率使得比较不同资产的不同作用成为可能，例如，能源消耗方面如热能（kWh/m2）、电能（kWh/m2）、水量（ L/m2或升/户）。还有其他方面的因素也可以作比较，例如消费（欧元/m2）、表面效率（人/m2）和质量（如到达某计量单位或温度偏差需要的时间），以及有多少资产管理公司的客户接受过环保培训。行业比率也可以作为一个预警。当比率与正常数值产生严重偏差时，就意味着出了问题。比率同时也具有诊断作用，资产可以经过相互比较来确定哪个应该提高改进。甚至它还具有预测作用。例如，我们可以设定一个未来目标，如所有物业的能耗水平。
（2）环保行业比率。瑞典市政住房公司协会（SABO）已经开发出环保工作的比率，有以下七种不同类别：① 环保意识。有多少员工接受过环保培训？居民们有多少次接收到环保信息？有多少公寓是可以作为环保范例的？② 垃圾。有多少未分类家庭垃圾的产生是与公寓的数量有关的？有多少种垃圾分类可供使用？有多少人有机会堆制肥料？③ 能源。租用空间里每平方米有多少电量被消耗？每平方米制热能耗多少？装有节能装置的公寓占有多少比例？④ 运输和动力设备。每公里道路可服务多少居住单元？公司车辆行驶每公里需要用多少燃料？有多少汽车使用可再生燃料或是电能？⑤ 净水与污水。每平方米建筑使用多少升水？有多少住户装有节水设备？⑥ 室外环境和园艺。每平方米绿化区使用多少化肥？又使用多少化学杀虫剂？有多少住户可以直通花园？⑦ 健康的建筑与室内环境。使用环境友好型建材的住户占多少比例？检查其通风设备的住户占多少比例？使用环境友好型清洁方式的清洁行为又占多少比例？
此外，SABO已经研究出关于社会性质量的四个比率：第一，声誉好的房东；第二，联系和介入；第三，秩序和治安；第四，状态和稳定性。
2）环境分类
不管是对于单一物业还是大量物业的业主来说，对相关建筑进行环境资料整理和环境分类（环境声明）都可以促进环境工作（参见第1.4.2节）。从环境角度来看，这些措施可以显示建筑中哪些是有利哪些是有害的，哪些需要优先进行以降低消极的环境影响。现在有一些不同的环境分类方式，而所有方式都包括对于一系列影响环境的特征进行资料收集整理。为了获得建筑的环境情况，每一个特征都列出从好到坏的范围（这个范围可以分为5或10个等级，0代表最差，5或10代表最好）。这一结果可以用一种简单易懂的图表呈现出来，从环境角度来看，越绿的地方代表建筑越好。这些信息也有经济方面的因素并且影响资产的价值（图4-159至图4-161）。可以列出的特征范例：① 资源消耗，如热、电和水的使用。② 材料的使用，如健康材料、能源密集型材料以及散发毒素的材料。③ 企业中化学制品的使用、清洁和管理，以及热力泵中的冷却液。④ 对环境具有危害的材料应该被取消，如石棉、石墨、镉、汞、多氯联苯等。⑤ 垃圾处理，如分类、再利用和堆制肥料，以及如何处理危害环境的废弃物。⑥ 舒适度，如房间温度、表面温度、非对称辐射（温度）、相对湿度和气流。⑦ 室内环境，如灯光、噪音、振动、烹调气味、其他气味和静电。⑧ 辐射，例如氡、电磁场。⑨ 影响健康的因素，如湿气和真菌、寄生虫、烟和军团病的风险。⑩ 室外环境，如空气污染物、交通噪音和绿化区域的可进入性。⑪ 运输对环境的影响，包括人的运输。
图4-158 建筑资料收集整理方法示意图
在改造之前需要对既有建筑（区域）进行资料收集整理。现在斯德哥尔摩Tyréns的建筑生态协会已经发展出一种进行建筑资料整理的方法，这种方法分多个步骤进行，避免不必要地清点所有建筑，而是将努力都集中放在一些最重要的区域
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