绩效与绩效评价在高校数字档案馆建设理论与实践中的重要作用

（一）绩效

20世纪90年代以后，随着我国管理学的不断发展和成熟，以及英文“performance”内涵在项目管理、人力资源和组织管理研究和实践中的广泛应用，“绩效”一词才在国内流行起来。直到目前，绩效尚未形成具有普遍性和统一标准的定义。不同学科对绩效的内涵认知不尽相同。心理学认为绩效是与内在心理相对的外部行为表现；在绩效技术领域，绩效不仅包括行为过程，同时还强调行为的结果；而管理学则认为绩效是指组织为实现特定目标而期望达到的结果，一般分为个人绩效和组织绩效^[1]。在组织绩效管理中，“绩效”一词通常包含三层意思：经济（economy）、效率（efficiency）和效果（effectiveness）。经济指以最低可能成本，供应或采购维持既定品质的服务，它关心的是投入数量，而并不关注其产出与服务品质；效率是指投入和产出比例，通常包括提供一定水准的服务、活动的执行、每项服务的单位成本等；效果是指实现目标的程度，通常用产出与结果之间的关系来衡量，它只关心目标或结果。^[2]被称为“绩效技术之父”的美国绩效技术研究奠基人吉尔伯特（Gilbert T F）认为，绩效是由行为付出而创造的有价值的成就，并给出了公式形式的内涵表述，即绩效=有价值的成就/付出的行为^[3]。有学者综合各种观点，认为绩效包括“行为”和“价值”两个方面的含义，行为是人们做事并完成某事的成本和代价，而价值是期望的成效或有价值的结果，并将绩效界定为与组织总体目标及价值追求相一致的行为倾向和业绩成就^[4]。

综上所述，“绩效”一词在不同领域具有不同的具体含义。就高校数字档案馆绩效评价中的这一类绩效而言，将其定义为“组织为了实现特定目标，投入相应成本和付出一定代价之后，期望达到或已经达到的结果，这种结果是效率、效益和效果的综合体”更为恰当。首先，这里的绩效是组织绩效，与组织的总体目标和价值追求要相统一，也是组织行为的期望或结果，同时这里的绩效也是一种综合绩效，而不是某个核心人物的个人绩效；其次，绩效不仅强调投入和代价，也强调产出，要在投入与产出之间找到评价和测量的平衡点，而不是一味地追求产出而忽视投入，也不是只管投入而不关心产出的品质；再次，绩效必须是对效率、效益和效果的综合考量，而不能忽视其中的任何一个方面，否则就会导致评价活动最终走向形式主义的怪圈；最后，绩效可以是事前的期望，也可以是事后的结果。

（二）绩效评价

“绩效评价”对应的英文翻译有多个版本，最常用的是Performance evaluation，也可以翻译为Performance review、Performance appraisal和Performance assessment等。就具体含义而言，目前最常见的用法主要聚焦在两个层面；一是认为绩效评价是一种活动和过程，另一种则认为绩效评价应当是定期考察工作业绩的制度安排。实际上这两个层面的认识并不冲突，而是一个有机的整体，在实践中应当既强调绩效评价的制度性，也要强调绩效评价的活动过程及其科学性，也正是这一点才突现了绩效评价中治理绩效评价的重要性。

绩效评价是一个内涵极其丰富的概念，从不同的视角可以将其划分为不同的类型。从评价活动介入的时间来看，可以将绩效评价划分为事前评价、事中评价和事后评价；从评价的性质来看，可以将其划分为阶段性评价、一次性评价、项目评价等；从评价内容或评价侧重来看，又可将其划分为条件建设评价、建设绩效评价、应用绩效评价、治理绩效评价、综合绩效评价等；从评价主体的角度来看，又可以划分为外部专家评价、内部评价、用户评价和自我评价等。还可以从评价目的、评价方法等角度对绩效评价进行分类，不一而足。从评价功能来看，绩效评价可以作为组织控制的手段、管理决策的依据、人力资源开发的途径、绩效改革的动力，具有强大的反馈、控制、激励和开发功能^[5]。

当前的绩效评价研究和实践往往囿于“管理”视角下开展，对确保数字档案馆建设达到期望水平的“治理绩效”评价多有忽视；同时也把重点放在某一个特定方面，而对综合绩效评价的关注不够，这使得评价功能的发挥大打折扣。本书中主要考察综合绩效评价的相关内容，期望既能考虑投入和产出，也能考虑组织治理的相关内容。根据现有研究成果，综合绩效评价在数字档案馆建设实践中的作用和功能可以归纳为以下六个方面：

1．计划辅助功能

组织目标的确定以及实施计划的制订都需要多方面的信息提供决策参考，其中前期的绩效状况及其评价结果具有重要的参考价值。本阶段的绩效评价又为下一阶段确定组织目标、制订相关计划提供重要信息，因此综合绩效评价具有辅助制订计划的功能。

2．决策支持功能

绩效评价的目的不仅在于衡量组织在某一方面取得的业绩，同时也在于为后续决策提供支持，资源分配、人员配备、战略调整等多方面的决策都依赖上阶段绩效评价的结果，因此决策支持是综合绩效评价不容忽视的重要功能。(www.xing528.com)

3．资源优化配置功能

资源优化配置是组织管理的重要职能，而绩效评价则是科学优化配置资源的基础，只有明确组织在某一阶段的真实绩效状况，才能避免组织资源配置的随意性、盲目性和主观性，才能实现组织资源最优配置效益和效果。

4．监督控制功能

组织工作离不开有效管理，管理工作必须对工作实施和执行情况进行有效监督，以便及时发现目标偏离情况并采取控制措施，绩效评价结果为有效监督控制提供了重要信息，从而避免计划背离或目标偏离的情况发生。

5．自我导向功能

结合组织内部或外部绩效评价的制度安排，定期开展综合绩效评价对提升组织绩效具有良好的自我导向作用，能够帮助组织及时发现差错，纠正失误，从而促进当前事务或项目符合组织整体目标的战略发展要求。

6．激励开发功能

评价结果的运用是绩效评价过程的重要一环，也是绩效评价的重要目的。合理的运用绩效评价结果是鞭策、激励和开发组织动力的重要依据。只有充分掌握了上一阶段的绩效状况，才能为提升下一阶段的组织绩效奠定激励和开发基础。

总而言之，数字档案馆综合绩效评价具有计划辅助功能、决策支持功能、资源优化配置功能、监督控制功能、自我导向功能、激励开发功能，还可以在整体上促进档案事业的发展、促进档案馆工作的标准化和规范化、改进用户服务、并可增进馆际交流互鉴。