随着档案信息化进程的不断加快，档案部门通过档案信息系统管理的数字档案资源越来越多，提高档案信息系统的安全防护能力和水平，已经成为加强档案信息安全管理、促进档案事业健康发展的一项重要内容。[9]
（一）档案信息系统安全保护的工作原则
1．安全引领
建立档案信息系统，要树立“安全第一”的思想，不安全、宁不建，凡已建、必安全。对于准备建设的档案信息系统，要按照同步规划、同步建设、同步运行的原则，建立健全档案信息安全防护体系。对于已建设的档案信息系统，要按照国家有关信息系统安全的要求，查找安全隐患，堵塞风险漏洞，提升安全防护水平，开展定级、测评、整改、检查等信息安全工作。
2．管理科学
按照计算机信息系统安全等级保护工作谁运行谁管理、谁负责的要求，遵循国家有关信息系统安全保护相关标准规范，结合档案信息系统特点，完善档案信息系统安全保护的规章制度和操作规程，建立本单位档案信息系统安全管理机制，明确档案信息系统的领导责任和岗位职责。以档案数据为核心，对不同安全级别的档案数据实行区别管理。以预防为主，制定应急预案，定期开展应急演练，妥善应对突发事件。
3．保障有力
贯彻国家有关文件精神，建立档案信息系统安全管理经费投入机制。配备档案信息系统安全管理人员，定期开展安全培训，为档案信息系统安全保护工作提供有力保障。[10]
（二）确定档案信息系统的安全保护等级
档案信息系统是指开展档案业务所使用的档案信息管理系统（档案目录管理系统、数字档案接收系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统等）、档案信息服务系统（档案利用服务系统、档案网站系统等）和档案办公系统等三类信息管理系统。这三类系统所包含的每个具体系统的管理对象、网络环境和基本功能见表1。
档案信息系统受到破坏后，所侵害的客体主要包括国家安全，社会秩序、公共利益，公民、法人和其他社会组织的合法权益等三方面；对客体造成侵害的程度有三种：一般损害（工作职能受到局部影响，业务能力有所降低但不影响主要功能的执行，出现较轻的法律问题、较小的财产损失、有限的社会不良影响，对其他组织和个人造成较低损害）、严重损害（工作职能受到严重影响，业务能力显著下降且严重影响主要功能执行，出现较严重的法律问题、较大的财产损失、较大范围的社会不良影响，对其他组织和个人造成较严重损害）、特别严重损害（工作职能受到特别严重影响或丧失行使能力，业务能力严重下降且或功能无法执行，出现极其严重的法律问题、极大的财产损失、大范围的社会不良影响，对其他组织和个人造成非常严重损害）。[11]
表1 档案信息系统基本功能描述[12]
根据国家有关信息系统安全保护等级的相关规定和标准，从低到高依次划分为自主保护级、指导保护级、监督保护级、强制保护级、专控保护级五个安全等级：第一级，自主保护级，档案信息系统受到破坏后，会对公民、法人和其他组织的合法权益造成损害，但不损害国家安全、社会秩序和公共利益；第二级，指导保护级，档案信息系统受到破坏后，会对公民、法人和其他组织的合法权益产生严重损害，或者对社会秩序和公共利益造成损害，但不损害国家安全；第三级，监督保护级，档案信息系统受到破坏后，会对社会秩序和公共利益造成严重损害，或者对国家安全造成损害；第四级，强制保护级，档案信息系统受到破坏后，会对社会秩序和公共利益造成特别严重损害，或者对国家安全造成严重损害；第五级，专控保护级，档案信息系统受到破坏后，会对国家安全造成特别严重损害。
确定档案信息系统安全保护等级时需要考虑业务信息安全和系统服务安全两个方面，其中业务信息安全是指确保信息系统内信息的真实性、完整性和可用性等，系统服务安全是指确保信息系统可以及时、有效地提供服务。
根据业务信息安全被破坏时所侵害的客体以及对相应客体的侵害程度，可以形成业务信息安全保护等级矩阵表（见表2），并可据此得到业务信息安全保护等级。[13]
表2 业务信息安全保护等级矩阵表[14]
根据系统服务安全被破坏时所侵害的客体以及对相应客体的侵害程度，可以形成系统服务安全保护等级矩阵表（见表3），并可据此得到系统服务安全保护等级。
表3 系统服务安全保护等级矩阵表[15]
在确定档案信息系统的安全保护等级时，应按业务信息安全保护等级和系统服务安全保护等级的较高者定级。
确定档案信息系统安全保护等级，应在综合分析档案信息系统业务信息安全保护等级和系统服务安全保护等级基础上，主要通过考察所管理档案信息的重要程度和敏感程度来确定。但是，重要和敏感信息的数量与档案信息系统所属单位的行政级别存在一定关系，一般来说，高行政级别单位的重要和敏感信息要多于低行政级别单位的重要和敏感信息。为便于操作执行，对档案目录管理系统、数字档案接收系统、数字档案管理系统、档案数字化加工系统、档案利用服务系统、档案网站系统、办公业务系统等七种常用档案信息系统安全保护等级建议如下[16]：
档案部门根据本单位档案信息系统业务功能，参照《档案信息系统安全保护等级定级建议表》（见表4）进行定级。承载复杂业务和功能的档案信息系统安全等级可高于建议等级，承载多个业务功能的档案信息系统，应以其中最高安全等级进行定级。未在表中列出的档案信息系统，可根据其承载的业务功能，参照定级。
表4 档案信息系统安全保护等级定级建议表[17]
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（三）档案信息系统安全保护的基本要求
为指导和规范档案部门进一步加强档案信息系统建设和管理，提高档案信息系统安全保护水平，根据《信息系统安全等级保护基本要求》和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》，结合档案工作实际，国家档案局组织编制了《档案信息系统安全保护基本要求》。《档案信息系统安全保护基本要求》主要以《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》中拟定为二级或三级的系统为对象，从“技术”（见表5）和“管理”（见表6）两个方面对档案信息系统的安全保护提出了具体要求。《档案信息系统安全保护基本要求》中“等保二级要求”“等保三级要求”中的有关规定均来源于《信息安全技术 信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T 22239-2008）中的规定，“档案行业要求”中的有关规定是根据档案信息系统的特点作出的补充规定。安全保护水平与等保二级保护水平相同的系统，除满足“等保二级要求”中的具体要求之外，还需同时满足“档案行业要求”。安全保护水平与等保三级保护水平相同的系统，除满足“等保三级要求”的具体要求之外，还需同时满足“等保二级要求”和“档案行业要求”。[18]
表5 档案信息系统安全保护的管理要求[19]
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表6 档案信息系统安全保护的技术要求[20]
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