高校声像档案承载着一个学校的集体记忆，不同于文书档案的呈现方式，声像档案不但保证了历史内容原汁原味，而且生动活泼、简洁直观。学校每一张泛黄的照片、每一个黑白的视频片段都可以把师生校友带回学校发展历程中的过往岁月。[29]声像档案文件能够客观、形象地记录学校发展历史，展现一些重大活动时间节点的真实面貌，是高校重要且珍贵的数字档案资源，整理编研后可以用于学校门户网站宣传，制作或出版音像制品、陈列展、大事记等，可以通过生动、形象的方式介绍学校的发展历程，具有和其他门类档案互补且无可替代的作用。
高校照片档案资源是记录学校重要活动和重要工作成果的图像资料，主要包括重要领导和著名人物参加学校重大公务活动的照片、学校组织或参加重要活动的照片、记录学校重大事件和重要成果的照片等。档案馆对具有归档价值的照片，应当同文书档案一样要求，及时收集整理归档，对照片档案的管理应当遵循《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）等国家和档案行业的标准规范进行管理，制定符合本馆实际的技术规范和管理制度细则，借助数字档案馆中的声像档案管理系统，把数字化后的照片和数码照片集中管理、安全存储、便捷查阅利用。
录音录像档案资源以声音和影像记录了学校的重要会议、外事活动、精品课程、讲座论坛等重要的教学科研管理活动，能完整生动的通过影像的方式反映学校的发展记录。随着网络和新媒体的飞速发展，数字期刊、数字报纸、电子书、短视频等都广泛用于宣传和记录学校的重大活动，随之产生大量具有归档价值的录音录像文件。档案馆应当对这些有归档价值的电子文件进行收集存储利用，录音电子文件一般收集WAV、MP3、ACC等通用音频格式，录像电子文件一般收集MPG、MP4、FLV、AVI等通用视频格式，对录音录像档案资源的管理应当遵循《录音录像档案管理规范》（DA/T 78-2019）等相关的档案行业标准规范，把具有凭证、查考和保存价值并经系统整理的录音录像文件及其元数据管理存档于档案馆。(www.xing528.com)
现在待归档的声像电子文件大都由数字摄录设备拍摄或录制直接形成，无须经过办公自动化系统内特定的业务办理流程，导出、保存极为方便。在现实中，数字摄录设备类型众多（如数码相机、数字摄像机、数字录音笔、智能手机、平板电脑等）且使用简便、十分普及，在业务活动现场或任何场景可随时生成声像电子文件，但由于缺乏流程控制，给归档工作带来了一定困难。实施声像电子文件的归档，首先要建立和完善电子文件归档管理制度，明确并落实声像电子文件形成部门的职责，并对技术和业务归档规则作出明确规定。声像电子文件的收集范围与整理要求参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）和《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）执行。其次，声像电子文件归档前，应由摄录者或电子文件形成部门按照标准规范要求完成声像电子文件的收集、挑选、整理、简要著录和提交归档工作。这些工作可采用手工方式完成，也可依托声像档案管理系统以半自动化方式开展，归档程序参照业务系统形成的电子文件归档程序执行。[30]
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