高校数字档案馆：纸质档案数字化前处理方案

（一）档案出库交接

档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，判定档案价值，剔除涉密文件、无需数字化和重复归档等情况，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化加工部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

（二）拆装整理(www.xing528.com)

根据本部门的实际情况，按要求把需要扫描和不需要扫描的页面区分开，无关和重复的页面可以剔除，原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫，尽可能地让数字化成果与纸质档案相符，尊重档案原貌。确定扫描页后，应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号，重新编制页号时，应在统一位置书写页号，不得压盖档案内容，书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。清点检查档案时要逐件、逐页对档案进行仔细检查，将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。^[20]

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订，对拆卷后难以复原的珍贵原件和有可能损坏的老档案应和档案部门明确是否拆除。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。目前按装订方式来分，档案有两大类：一类是2001年以前“立卷”方式整理的档案，“立卷”档案文件大都是按照三点一线进行装订组卷；另一类是在2001年1月1日后开始实施国家档案局颁发的行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）后推行的“不立卷”方法整理的档案，即每份文件装订后装盒，免去立卷、装订案卷等复杂环节，也就是按“件”管理的档案。^[21]不论是“立卷”档案还是按“件”管理的档案，需要拆除的在档案数字化前都要拆除装订物，数字化工作完成后再装订还原。不能拆除的档案可以借助数码翻拍仪或平板扫描仪等逐页进行数字化加工，尽可能使数字化加工的文件与档案原貌相符。

纸张质量关系到数字化加工的效率及加工后档案的质量和效果。破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行修补等技术修复，折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。