高校数字档案馆：纸质档案数字化原则

（一）标准规范性原则

标准规范性是开展档案数字化最基本的要求，也是确保档案数字信息可用性的基本条件。所有数字化的档案信息必须按照规定的技术模式、文件格式和工作标准进行数字化，并尽可能采取通用标准。^[11]档案数字化的目的是使档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用，保护馆藏档案资源，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会对档案利用和信息服务的需求。因此数字档案资源的存储与传递必须制定并采取通用的标准与规范，以避免存储格式和软件平台的不同而不断转换，造成资源浪费和时间延误，降低档案信息存储与传输的效率，导致共享失败。纸质档案数字化应遵循《信息与文献信息数字化实施指南》（ISO/TR 13028-2010）、《文献档案资料数字化工作导则标准》（GB/T 20530-2006）、《纸质档案数字化规范》（DAT 31-2017）、《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》（DA/T 68.2-2020）、《档案数字化光盘标识规范》（DAT 52-2014）和《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等标准规范提出的建议和要求，并根据部门的情况制定相应的技术规范和管理制度细则。

（二）安全性原则

安全是纸质档案数字化的前提条件。纸质档案数字化只有遵守国家有关安全保密、知识产权和个人隐私保护方面的法律法规，才能保证档案数字化的有效进行。档案数字化在给档案馆带来方便的同时也带来不少安全隐患。档案部门在对馆藏档案进行数字化加工时，会出现较大的安全风险隐患，必须采取相应措施有效降低安全风险。

在纸质档案数字化时，一些涉密档案、敏感档案最好不进行数字化外包。在开展档案数字化外包时必须构建符合本单位实际情况的安全防护体系，采取相应的安全保护措施确保档案原件与档案信息的安全。档案馆应制定和落实安全管理体系，最大限度地避免因档案服务外包引起的档案实体受损毁，造成国家秘密、商业秘密和个人隐私被泄露。安全管理应坚持预防为主、全程监控的原则。数字化承担单位应建立保密管理体系，确保客户的档案和其他信息不被非授权人接触或获知，应根据档案服务业务单元、项目的特点和需求，取得相应保密资质，应了解国家法律法规和相关方的要求，明确秘密事项的对象范围、秘密等级及其具体要求，并结合档案服务活动中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的各个环节，制定保密制度，采取严格的保密措施，应对组织内部关键岗位实行保密安全责任制，确保保密措施的具体落实及泄密责任可追究，应与员工签订书面的保密协议（或保密承诺书），要求员工承诺在工作过程中不摘抄、删改、复制、泄露档案部门的档案和其他信息，发包方应自行或要求承包方在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖档案数字化加工场所的出入口、档案存放区、信息存储区和工作区，实施全方位监控，视频监控系统一般应由档案馆专人负责，由数字化承担单位负责的应接受档案馆监管。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，档案馆应定期对视频进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放记录。档案馆应对交付的档案数字化加工的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录等进行安全检查，对自带的各种硬件设备和软件系统进行检查，以确保其无信息留存，凡存有信息的在档案数字化外包服务验收后，须作清除信息的安全处理。档案馆应将自带设备的硬盘予以拆除，并将其与数字化加工过程中使用过的其他移动存储介质一并予以接收。^[12](www.xing528.com)

（三）适用性原则

档案部门对馆藏纸质档案的数字化加工工作不能盲目进行，急于求成，要根据馆藏的实际情况，判定轻重缓急，统筹人财物多种资源，集中技术力量，制订适用的可行方案，有组织、有步骤、有序地分批实施纸质档案数字化工作。

在开展纸质档案数字化工作前，档案部门要对本单位的馆藏档案进行全面分析，全面掌握馆藏档案的全宗、类别、各类档案的具体数量（盒数、件数、页数）以及不同时期档案的数量和比例。档案馆的馆藏档案数量较大，而资金、人力资源相对有限，应根据不同时期不同类别的档案进行利用需求及利用率的分析，采取馆藏珍贵档案优先、有重要保存价值和使用价值优先、有特色的档案优先、利用率高和需求大优先、编研资料优先等优先选择原则逐步开展馆藏档案数字化工作，对不同需求、不同类型的档案应采取理论与技术相结合，制定出相应的标准和规范的数字化方案，逐步建立具有本馆特色的档案数字资源库。