前端控制思想以文件生命周期理论为基础，强调对电子文件的归档控制应起始于电子文件生命周期的开端，并贯穿于文件部门对电子文件管理的整个过程（见图1）。在前端控制思想指导下原有的、属于档案管理阶段的管理环节要前移到电子文件的形成阶段，以便前期规划设计、按需要捕获、控制相关文件和信息，保存档案元数据，保证转化成档案的电子文件具有必要的背景信息，达到电子文件归档和作为档案长期保存的要求。在数字档案管理过程中，电子文件通过计算机进行处理和传输时，对电子文件的增、删、改等行为运用前端控制思想，加上标识，记录文件的背景信息（记录载体、加密等级和使用权限等）和元数据，从源头保证电子文件原始性、真实性，保障电子文件信息安全，避免电子文件失真、失控、失踪现象的发生。
图1 电子文件归档接收系统应用架构[8]
业务系统电子文件归档的最大特点是必须依赖系统的电子文件归档能力（即电子文件管理功能）方能实现，这是数字档案资源建设顺利实施的关键所在。但是，缺少归档功能是目前业务系统普遍存在的问题，如不加以解决将严重阻碍电子文件归档工作的顺利实施，造成政府投资的极大浪费。根据电子文件归档要求，解决上述问题的要点有两个方面[9]：(www.xing528.com)
加强电子文件归档与电子档案管理制度建设。应建立健全电子文件归档与电子档案管理制度，明确职责与分工，对电子文件质量要求、归档范围、归档时间、归档方式、归档接口和归档程序等作出明确规定，为技术实现和具体业务实施提供保障。在职责分工方面，应由信息化部门和档案部门协同完成业务系统电子文件归档功能设计、开发与实施工作，由电子文件拟办人员或业务办理人员基于业务系统简便、无障碍完成电子文件的分类、保管期限划分、关联往来电子文件及其组件等前期整理工作。
建设满足电子文件归档要求的业务系统。如果已经运行的业务系统缺失电子文件归档功能，应按照电子文件归档功能需求予以改造。业务系统电子文件归档功能需求至少包括内嵌电子文件分类方案、保管期限表，支持在电子文件办理完毕前或业务流程结束前完成电子文件整理活动，以确保应归档电子文件被齐全完整地收集、存储；设置强制性功能确保来文及其附件的齐全完整；按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件；自动采集电子文件基本元数据；具有关联往来电子文件及其组件功能的命名规则，通过计算机文件名元数据在业务系统内、外建立电子文件（含组件）与其元数据之间的关联关系；归档前将带印章或亲笔签名笔迹的电子文件或转为OFD、PDF等版式文件格式；业务流程中的纸质文件数字化；按归档接口要求生成归档数据包，提交归档；业务系统与数字档案馆应用系统之间的归档接口。[10]
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