要按照齐全完整性要求以通用格式形成、收集电子文件，在归档前完成电子文件的整理。实施方式是由办公自动化系统、教务管理系统、学生管理系统、科研管理系统和财务管理系统等业务系统根据电子文件拟办人员或业务办理人员的注册信息、对保管期限表类目的选择等自动完成，或者由电子档案管理系统自动采集、整理完成。如归档网页、社交媒体电子文件即可由电子档案管理系统主动、自动采集完成。档案部门应争取在业务系统电子文件拟制、办理过程中完成电子文件的收集，声像类电子文件、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件的收集由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成，在电子文件拟制、办理过程中采集文书、科技、专业等类别的电子文件元数据，应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，以公务电子邮件附件形式传输、交换的电子文件，应下载并收集、归入业务系统或存储于文件夹中。[3]
电子文件的整理包括保管期限划分、分类、排列、命名、存储等业务活动。文书、专业、公务电子邮件、网页、社交媒体等类电子文件的收集范围、整理规则按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 第8号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T 32-2005）等标准执行，以件或卷为单位进行整理。科技类电子文件的收集、整理按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28-2018）等执行，并以卷为管理单位进行整理。电子文件及其组件的排列与纸质文件的排列相同，无论是以件或卷为管理单位进行整理，整理活动应保持电子文件内在的有机联系，建立电子文件与元数据的关联。可以按照业务活动、往来电子文件形成时间等排列，排列完成后即可按照业务系统内置命名规则命名电子文件及其组件。应在电子文件拟制、办理或收集过程中完成保管期限鉴定、分类、排序、命名、存储等整理活动，并同步完成会议记录、涉密文件等纸质文件的整理。基于业务系统完成电子文件、纸质文件的整理，声像类电子文件的整理由电子文件形成部门基于电子档案管理系统或手工完成，应在分类方案下按照业务活动、形成时间等关键字，对电子文件元数据、纸质文件目录数据进行同步排序，排序结果应能保持电子文件、纸质文件之间的有机联系，按规则命名电子文件，命名规则应能保持电子文件及其组件的内在有机联系与排列顺序，能通过计算机文件名元数据建立电子文件与相应元数据的关联，可参照分类方案在计算机存储器中建立文件夹集中存储电子文件及其组件，完成整理活动。[4](www.xing528.com)
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