高校学籍电子卡片整合实施

学生的学籍档案真实记录了学生个人在校期间的点点滴滴和成长过程，是学生在学校学习、工作、生活等各种活动中形成的有保存价值的文字、图表、图片、视频、音像及其他各种形式的历史记录，是学校文化建设的重要组成部分。现在大部分高校由于管理方式变化，学生的人事档案伴随学生毕业离校后，档案馆留存的学生个人档案不多，可以利用学籍档案管理系统集成学生个人学籍档案电子卡片，长期保存学生个人在校的学习记录，形成珍贵的校友档案，为校友与母校之间搭建一座长期沟通的重要感情桥梁，有助于提高档案工作的影响力和进一步开发校友资源。

学籍档案管理系统应当从就业办获取学生姓名、性别、学号、毕业证号、报到证号、所在院系、专业名称、工作单位、档案接受单位、有无档案暂存协议、档案暂存期限、原籍所在地等毕业信息，从迎新系统中获取录取本科生、研究生、成人教育新生的姓名、学号、所在院系、专业名称、原籍所在地、原工作单位、入学照片等入学登记信息（包括新生录简表），从教务处、研究生院等教务部门获取学生退学、转学、转系、留级等学籍异动信息，同时获取培养计划、成绩信息、奖惩记录、学位论文、毕业照片、毕业证书编号、学位证书编号等信息，最后把这些信息按每个学生集成在学籍档案电子卡片中（见图3）。

在校同学通过自己登录学校一站式服务平台或网上办事大厅即可查看自己在校产生的档案，相关部门自己管理，老师通过授权查看学生和校友的学籍档案卡片，已毕业校友登录档案馆网站通过授权查看自己的学籍档案。

按学生信息类别动态形成电子学籍卡片组，它由基本信息、培养计划、入学信息、录简信息、奖励、处分、学籍异动、毕业信息、档案去向等多个电子卡片组成，其中卡片组中的电子卡片及卡片上信息可由档案管理员动态添加。每个卡片上的信息都可在阅览时，可根据权限进行编辑修改，在其中一个卡片上修改信息内容，系统应该同时更新其他卡片上的相同信息内容，例如更新了基本信息卡片上学生的学号、姓名、性别、院系、专业等内容，所有卡片上这些相同字段的内容应当同步更新。学位证书、毕业证书、学位论文、毕业照片等信息支持不同业务系统之间推送到学籍档案管理系统，批量上传等管理，也支持学生自己登录系统上传，档案管理员审核。(www.xing528.com)

图3　电子学籍卡片示意图

学籍档案电子卡片应当支持自助查询终端查询，同时应当与档案馆的自助终端进行对接，通过身份认证、自助验证等方式，师生、校友通过认证后即可自助查询个人学籍档案和自助打印自己的成绩单等个人信息。