高校档案门户网站建设现状分析与实践

档案网站是高等学校在互联网上重要的文化名片和交流窗口，其建设水平直接反映了学校档案资源的信息化水平。高校档案门户网站是由高校档案部门建立、以档案信息资源为基础，通过网络提供档案信息服务的专业网站，是高校档案部门进行对外宣传和面向网络虚拟世界的一个窗口，是信息时代发展的趋势和社会信息化的必然要求。通过该窗口，师生可以快捷地查询自己的档案和可以公开的馆藏档案资源以及信息服务。网站建设应以为师生提供档案信息服务为首要原则，以方便师生利用档案资源为首要目标，保证多种档案信息资源的有序组织和有效利用。

经过多年的数字档案馆建设，各高校基本建立了资源丰富的档案门户网站，通过网站为师生校友提供丰富的馆藏档案信息资源介绍，网站上通常设有档案馆概况、工作动态、业务指导、档案服务、资源下载和友情链接等栏目，大都会着重设置专门的栏目来介绍本馆档案资源和档案服务指南，方便师生查阅档案，部分档案馆还重点介绍了自己的校史和珍贵档案资源，彰显本馆特色。网站均提供了档案法规和档案业务指导等功能，部分网站还设置了互动服务功能，充分发挥网站的用户服务作用。就网站设计方面，高校档案门户网站总体设计不错，网站服务对象主要是本校的师生，其色彩、图文搭配和动画要求整齐、淡雅、和谐和朴素，整体的美观性有效地展示了网站的设计效果。网站名称均用馆名或学校档案信息网命名，域名和网址均为校园网下面的独立二级域名，较为规范。档案网站链接在学校主页的位置大都放在直属附属单位或行政部门下，经过三次点击均可直接访问，便于查找。

但与省级档案门户网站建设情况相比，部分高校档案网站建设还是存在以下问题：

1．网站页面设计缺乏特色，维护更新不及时

网站页面是人机交互与信息呈现的窗口，是任何网站建设评价的重要指标之一。部分高校档案门户网站存在页面设计缺乏特色，维护更新不及时的问题。细化来看，存在的问题可以概括为以下几点：首先，页面设计大同小异，只是把基本栏目简单排列，比如对本馆概况、服务指南、工作动态和业务指导等做了简单介绍；其次，导航不够清晰，网站在设计时没有充分考虑用户的使用习惯和要求，致使用户不能快速找到自己所需信息；再次，部分档案馆网站的结构设计不够合理，整个网站布局混乱，层次结构不鲜明。最后，大部分档案馆对服务信息和新闻公告的发布列出了更新日期，但部分网站的信息发布时间为一年前甚至更早，缺乏必要的更新与维护。

2．档案资源建设情况不尽理想，特色资源不足

部分档案门户网站提供的信息资源不够丰富，仅仅在网站上堆砌一些简介、使用指南、工作动态和通知公告一类的内容，提供的信息完全不能满足师生、校友的实际需要。在档案资源的建设利用方面，由于经费、技术水平或其他方面的原因，师生需求量最大的毕业档案、校友档案、科研成果、学籍档案和学历认证等建设情况不尽如人意，不能提供检索服务。另外自建的校史展览、名人档案等特色资源多为简单文字和图片信息，没有提供音频、视频等多媒体信息，不能充分发挥特色资源的宣传教育作用。(www.xing528.com)

3．服务范围狭窄，咨询服务质量不高，网站互动性欠佳

部分档案门户网站服务范围较窄，只局限在传统服务上，只重视档案馆概况、服务指南、信息浏览等基本服务，而忽视网上档案馆、网上校史馆、视频档案和特色服务等服务项目，还没有建立能够针对师生提供的资源检索、全文检索和科研成果检索等个性化服务。大部分档案馆网站都没有提供参考咨询服务，没能设立QQ等即时通信工具。在网站的互动性方面，大部分档案馆网站的互动性欠佳。馆员与用户、用户与用户之间互动平台没有建立，所提供的交流功能有限；网站需要设置用户留言、在线咨询、电话咨询等互动服务，不能得到信息反馈，做不到在线咨询或实时解答。部分高校档案馆只是在建立网页，并不是真正意义上的网站建设，倾向于只为完成工作任务，并没有关注用户满意度、点击率以及资源利用率，这对档案网站建设和档案工作的进一步发展十分不利。

4．服务意识淡薄，服务功能不足，建站技术落后

用户服务本应属于档案业务管理范畴，但现实中用户服务意识淡薄直接影响了档案信息网站的功能设计，即便是采购定制的档案网站具有相应功能，却因为用户服务意识淡薄而闲置不用。一般而言，档案网站都被定位为资源服务型网站，既强调“有资源”，也强调“有服务”。曾有项目组在对我国省级档案网站测评之后，就强调指出档案网站应该加强对用户服务需求的关注。用户服务意识淡薄不仅有损档案机构形象，制约档案信息资源有效利用，同时也严重影响了档案信息网站的健康发展。用户服务意识淡薄的问题需要从管理和技术两个层面入手，才可能得以解决。

档案网站建设应以观念创新为关键、内容重构为基础、技术创新为依托，以用户需求为导向，应拥有丰富的档案信息资源，并能提供功能强大的检索工具，以提高用户查阅信息的效率，重视与用户的交互，加强与用户的交流，为利用者提供及时、全面、有效的档案信息服务。部分档案网站普遍存在“重展示、轻服务”的现象，具体体现在档案网站页面设计缺乏特色，服务功能单一，导航无序，网站互动性欠佳，只能告诉用户“我们有什么”，而难以清晰地指导用户“我们可以为您做什么”。服务功能不足使得档案网站建设意义大打折扣，并损害了用户权益。

部分档案网站只是堆砌了一些简介和工作动态等信息，网站页面设计简陋，缺乏搜索、互动等功能，服务形式单一，移动设备上的网站访问服务功能缺失，其深层原因在于档案信息网站建站技术落后，在馆藏档案资源展示和档案信息服务方面都存在技术瓶颈。造成档案网站建设技术落后的现实原因主要有两个：一是档案部门被边缘化倾向严重，通常经费较为紧张，无力购买成熟商业软件建设档案网站；二是人力资源匮乏，自主开发档案网站时，缺少既精通档案业务又具有较高编程开发能力的复合型人才，最终造成了档案网站建设技术落后、功能不全的现实局面。