电子档案管理系统应提供电子档案数据库及其存储结构的定义与配置功能。系统应具备电子档案分类方案的定义与维护功能，支持电子档案类目结构的建立与修改、锁定与解锁、导入与导出等处理。系统应内置常用的文书、科技、音像等档案门类的分类方案，支持对会计、业务类等专门档案分类体系的设置，具备电子档案元数据和目录数据的定义与维护功能，内置常见种类的电子档案元数据方案。系统应具备用户信息管理的功能，支持系统管理员、系统安全保密员和系统安全审计员的三员分立的安全控制功能，支持电子档案管理用户的分组、分类管理，以及按照功能和数据进行授权等功能，具备日志及其分类管理功能，记录用户访问、存取和使用电子档案的行为和信息，具备对电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等事项进行审计、跟踪的功能，记录发现问题。[8]
电子档案管理系统是数字档案馆建设的核心关键，系统项目的实现主要包括规划、开发、实施、维护和更新等建设阶段，系统建设初期要从全局对系统建设工作进行统一规划，做好可行性研究、项目预算、组织建设、拟定项目建设日程表等准备工作，在开发阶段要对本馆的业务需求进行详尽的档案管理业务分析，制定相关的业务规范，明确需求，购买或自主定制开发符合本馆业务需求的档案管理系统，系统实施交付时要根据学校的档案分类方案、保管期限、元数据方案、访问控制规则、系统角色定义等管理实际情况进行系统配置，在正式使用之前要通过各种功能、系统安全的各种测试，具备条件的建议进行第三方权威机构的安全等级保护测评等测试，使用前要注重对档案管理人员和部门归档人员进行培训，在运行使用后要组建合适的系统运行维护团队对系统进行维护和更新，保障系统的正常运行使用。(www.xing528.com)
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