高校数字档案利用平台

电子档案管理系统应具备依据利用需求生成电子档案利用库的功能，支持电子档案的检索、筛选和输出，能够为利用者提供符合国家标准格式的电子档案。系统应具备对电子档案进行多条件的模糊检索、精确检索和全文检索等功能，支持跨全宗、跨门类和二次检索，检索结果能够进行局部浏览和有选择性地进行输出。系统应具备电子档案在线借阅服务功能，支持在线申请、在线审批、在线阅览、授权下载与打印等处理，并记录用户使用电子档案的意见和效果等信息。系统应具备电子档案利用登记功能，保存档案利用者信息，并采取技术手段确保利用过程中电子档案不被非法篡改。^[5]系统在档案工作局域网内应实现在线利用电子档案功能，可以公开查询已公开发布的档案目录，如需浏览原文及下载，需登录后根据权限来提供相关服务，如无权限需向档案管理员申请，当档案管理员作出同意批复时，系统推送原文给申请人（可具体到哪一页），同时指定允许其利用的天数，系统将在指定天数以后自动回收其查阅权限，传输电子档案能运用自动添加防伪水印或数字签名等防伪防篡改技术手段。系统应能根据某个用户的检索和利用等历史记录，自动提供 “用户相似档案需求推荐”功能，实现类似淘宝“用户相似需求产品推荐”，通过追踪、采集、记录用户行为信息，为用户提供符合个人需求的个性化推荐档案信息服务。

具备条件的高校应在微信公众平台提供档案利用平台，同时也应当开发智能移动端APP应用等档案利用平台，利用档案利用网络平台面向校内外教职工、学生、校友等用户提供各类档案、知识库的查询服务，实现预约查档，提供校友的学历证明、学位证明、成绩翻译业务的在线办理。系统可自行定制档案利用工作流程等环节，满足流程变化时，档案管理人员能够自行通过平台新增或修改流程，支持新业务的增加，并能够根据业务需要，为每个环节设置分配不同的业务角色。微信公众平台和APP等新媒体的应用是为广大师生校友提供档案信息服务、校史咨询、校史信息推送等服务的重要途径，关注高校档案馆微信公众号后，可以呈现馆藏资源介绍等信息，如档案馆简介、地址、电话等基本信息，可以自动回复用户查询信息呈现档案馆地址、电话及服务时间等，以图文形式对档案馆、校史馆作出简明扼要的介绍、展示档案馆馆藏珍品档案、展示档案馆通知公告及工作动态、呈现各类档案的查询服务流程及办事指南等，提供档案远程利用所需提供的信息反馈，介绍各类档案归档要求、联系地址、电话等信息，以图文形式向用户提供各类档案信息服务常见问题（FAQ）的解答，发布档案征集有关信息，支持以音视频等多媒体交互形式展示校史资源。针对档案管理系统开发相应的移动端APP，应支持IOS和Android等主流平台，支持授权用户使用移动终端来进行档案平台查看、档案文件借阅与审批等操作，实现用户登录、快速导航、文章查看、视频查看、图片查看、档案检索、档案借阅、档案审批、档案订阅以及系统设置等功能，支持扫描二维码查看档案、电子文件在线阅读、图片在线预览、视频在线播放等功能。(www.xing528.com)

系统应具备档案编研功能，对档案编研成果进行管理。系统应能按专题中的关键词检索到相关的档案材料，提供编研的模板和素材库，对编研工作进行管理，档案编研人员可以建立编研计划、分配工作任务、审核编研文稿等，支持在线编辑、图像处理、复制粘贴电子档案内容信息等操作，发布或下载编研成果，提供把编研成果发布到档案门户网站、自助服务终端、触摸屏和光盘等功能。