高校数字档案馆建设实现电子档案接收与管理

电子档案系统应具备电子档案接收功能，支持在线和离线的批量接收与处理，同时保存移交接收处理的记录。系统应该具备在线接收或脱机接收各归档部门产生的电子文件及其元数据，对传统载体档案进行数字化加工转换和采集重要数字信息资源等功能，并保持电子文件与元数据的持续关联，具备目录数据和内容数据等多种信息资源的采集功能，提供在线接收、脱机方式自动或半自动接收、采集数据，能够批量导入、上传、挂接、导出档案数据，同时保证档案数据的可靠、完整、真实和可用，能对在线或离线接收的档案数据进行真实性、完整性进行验证，具备将接收采集的电子文件固化，同时具备格式转换的功能，将数据转换为符合国家标准的OFD文件等保存格式。系统应实现与各个业务系统之间的数据对接，支持与学校的学籍管理系统对接，可以对接学籍信息、成绩单、毕业生登记表内容等应归档的文件上的相关字段内容，应实现与成绩单等自助查询终端的系统对接，预留行业标准的接口，支持与学校学工管理、教务管理、科研管理、人事管理和财务管理等其他业务应用管理系统的数据对接。

系统应具备对电子档案的数量、质量、完整性和规范性等进行检查检测的功能，对不合格的进行标注，具备对检查合格的电子档案进行登记的功能，支持电子档案数量的清点、内容和元数据有效性的验证，赋予电子档案唯一标识。^[2](www.xing528.com)

系统应具备对征集档案进行管理的功能，建立征集库，可按年度或捐赠人等查询征集情况，征集的档案整理后归入档案库。支持在线发布档案征集公告和联系方式，捐赠人可以在线填写捐赠清单并上传图片及其他文件材料，收到新的捐赠消息能以短信、邮件、待办事项的形式提醒征集人，征集人查看后能自动回复捐赠人及发送回执，捐赠成功后，支持将捐赠人、捐赠清单、捐赠档案图片等信息公开发布到档案馆网站。