电子档案管理系统应具备开放性结构，可实现与学校OA及各部门业务系统的功能集成、数据共享与交换。系统功能应具备可扩展性，应满足当前及可预见时间内的档案业务需求，可方便地进行功能扩展，系统应当采用参数化、可配置的设计开发原则，当档案业务流程和管理流程发生变化时，能够通过参数修改和程序配置快速灵活地适应新的业务要求。系统实现应具备灵活性，支持电子档案管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署，系统应当采用分层的模块化结构，模块之间的通信按行业规定接口进行。各个子系统业务功能的维护和更新及新模块的添加均不影响其他模块，保证系统正常运行。系统运行应安全可靠，保存电子档案管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子档案安全，防止非授权访问，采用多种安全技术管理机制，保障档案数据在存储、检索、传递、发布和管理等各个层面的安全性，系统具备完善的安全保障措施和技术控制手段，有健全完善的用户操作权限控制、密码安全控制机制、日志监督和数据更新等多种手段防止档案数据被窃取和篡改，能对所有的操作进行追踪调查并详细记录，具有日志记录和审查功能，系统应依据电子档案保存和利用的业务要求分别建立相应数据库，数据库具备较强的数据独立性，确保档案数据的长期保存、安全迁移及有效利用，提供多样式的数据安全备份，支持按类、年度等方式进行后台数据库的数据备份方式。系统应能够管理符合国家、行业标准规定的多种门类、多种格式的电子档案，具备对实体档案进行辅助管理的功能。
电子档案管理系统框架应采用B/S模式和分布式架构，前端一般采用HTML5（Hyper Text Markup Language，第五代超文本标记语言，是构建Web内容的一种语言描述方式）技术，数据库应使用Oracle，系统服务支持部署在Linux等开源操作系统中，支持跨系统平台迁移，客户端采用浏览器访问，支持谷歌Chrome、火狐Firefox和Internet Explore等常见浏览器。系统性能一般至少要支持200人以上档案业务管理人员的用户并发数，面对百万级数据量，全文检索系统响应时间应不超过2秒，系统平均无故障运行时间不少于 5000小时，出故障的系统恢复时间小于4小时，同时提供数据导入导出能力，支持批量导入导出功能，方便档案系统升级和更新时进行数据迁移、清洗和校对。(www.xing528.com)
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