高校数字档案馆建设理论与实践-项目规划与方案制订

（一）成立项目工作组织

学校在数字档案馆建设规划阶段就应设立相应的组织机构和项目成员来确保工作的顺利开展，一般会成立一个项目建设小组，小组成员主要由档案部门领导、档案馆业务工作相关人员、学校信息化建设部门人员、学校保密委员会成员等相关部门共同组成，负责数字档案馆建设工作的规划、计划、实施方案、制度制定，具体建设工作的实施、推进，后期建设工作检查、总结与考核。

（二）制订项目方案(www.xing528.com)

在制订本单位的项目方案之前，做好充分的前期调研是前提。首先要了解全国和地方数字档案馆建设的情况，了解本校数字化校园和电子校务的建设情况，确定本校档案管理工作的实际情况和发展目标，在此基础上有针对地选择国内经济发达地区高校数字档案馆建设情况进行调研和学习，学习了解其他学校建设的成功经验。通过详细的调研、学习，掌握大量的第一手材料，再结合本校的实际情况制订出符合学校档案管理实际状况的规划方案，实现本校数字档案馆建设的最终目标。

制订项目建设方案时，应当从数字档案馆项目建设的必要性、成本、收益、风险等方面研究建设的可行性，并形成可行性研究报告，特别是要对当前本校数字档案馆建设的各种保障条件、建设环境等实际情况及建设的需求和最终达到的目标进行充分论证，坚持需要和可能的原则，区别轻重，将建设目标中的关注点放在力所能及的范围内，着力解决档案管理中的现实问题。学校档案部门要对档案管理工作的业务需求、功能需求和数字档案馆系统部署方式进行详尽地分析，形成需求任务书，并将其纳入建设方案。建设方案的内容应包括建设目标、建设内容、建设步骤、经费需求、实施计划等。编制项目方案通常与编制项目规划同步进行且互为支撑，是后期建设项目立项和工程设计的基础。