高校数字档案馆建设的目标及实践

高校数字档案馆建设的目标是充分运用现代信息技术全面推进学校档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，不断改革完善传统的档案管理模式，创新档案信息化管理模式，应用信息技术有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平，把现代信息技术普及到档案工作的各个环节和与档案工作有关的各业务部门中，使数字档案馆系统覆盖档案工作的各个环节和各门类档案管理业务，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。

从建设的角度来看，高校数字档案馆本质上是一个管理信息系统，承担着高校档案数字资源的收集、存储、保管和利用共享等档案管理业务功能。在日常的学校档案管理工作中，通过信息化手段实现学校档案工作中的收、存、管、用等日常业务，并通过数字档案馆系统保障档案业务工作的规范化，同时通过系统的使用将各项档案业务规范在档案馆和归档部门得以贯彻执行，确保档案资源的前端管理、全过程管理、资源化管理、知识化管理和规范化管理。系统提供信息化手段推进电子档案信息资源建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接，来源可靠、程序规范、要素合规的电子档案通过符合安全管理要求的网络或者存储介质向档案馆移交。(www.xing528.com)

高校数字档案馆应围绕学校档案工作，建立健全档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系。档案资源体系应全面覆盖高等学校教学科研管理产生具有保存价值的历史记录，“对历史负责，为现实服务，替未来着想”，对学校在发展过程中产生的党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、财会类电子档案和实体档案进行收集整理，科学整合。档案利用体系应当充分使用现代信息技术，创新服务方式，借助电子档案和馆藏数字化档案开展网上利用服务，促进规划档案资源共享，“为党管档、为校为国守史、为师生为人民服务”，主动开发档案资源，加强档案编研，对馆藏档案资源进行分析研究、综合加工、深度开发，提供深层次、高质量的档案信息产品，不断挖掘档案的价值，努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”，积极主动提供档案信息服务，通过报送或推介相关档案信息、编辑出版档案选编、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等，全方位为师生和社会提供档案信息服务。档案安全体系的核心是档案实体安全和档案信息安全，档案的原始记录性注定了档案是不可再生资源、档案一旦遭到破坏，将无可挽回。“档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务”。数字档案馆在建设过程中，要修订、完善各项安全管理制度，细化、落实、覆盖到档案工作各环节、各岗位中。针对档案工作各个环节都要制定档案安全管理制度，明确任务，责任到人。防患于未然，将安全检查工作常规化、制度化，建立健全人防、物防、技防三防一体的档案安全防范体系，建立完善档案安全应急管理制度，制定应急预案，把档案库房列入重点保护范围，确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置，把损失降到最低限度。对重要电子档案实行异地异质备份保管，确保重要档案的安全，按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作，建立标准，采取措施，严格档案开放、利用、公布的审查、审核、审批手续，严防文件、档案在传输过程中丢失泄密，确保电子文件、电子档案长期保存和利用，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，严格执行档案安全保密管理制度，保障档案信息安全。^[1]