撰写发言材料之前先要解决为什么写发言材料、为什么汇报的问题。汇报目的的定位清楚与否，关系重大。汇报不只是工作情况的汇报，也是汇报者个人和单位的形象展示。摸清发言的底数，是做好汇报的前提。
一是广搜资料，摸清上情。要了解出席专题会议的领导和与会人员，紧扣听汇报者的心理，弄清楚听汇报者目前最关注什么、正在研究什么，摸清其心理状态，做到有的放矢；要紧扣听汇报者的风格，主动从兄弟高校搜集听汇报者的讲话和汇报材料，熟悉其工作思路、思维方式和讲话习惯，做到量体裁衣；要紧扣听汇报者的职责，对直接上级尽量具体汇报，对省级领导相对概略汇报，对主要领导多讲全局，对副职或部门领导多讲分管，围绕其职责分工搜集资料，做到对口对路。
二是深入调研，摸清下情。汇报材料需要大量的工作实例、经验做法和数据做支撑，要求发言人要摸清上级的要求在本校本单位的落实情况如何，成效是否明显，有没有好的做法、好的典型；要摸清哪些问题是主观的，哪些问题是客观的，哪些问题是可以立足自我解决的，哪些问题是需要上级提供帮助的；要摸清基层师生的呼声是什么、需求是什么、盼望是什么，哪些可以立说立行，立说立改，哪些需要制订计划，明确时限。(www.xing528.com)
三是分析梳理，摸清我情。摸清上情和下情后，要结合自身实际，搞好分析梳理。要与上级要求对比，看在兄弟单位序列中的位置，各项工作是领先一步还是有所差距，有哪些优势需要继续保持，哪些劣势需要及时弥补；要与自己工作筹划目标对比，看工作进展情况如何，是否按照年初计划稳步推进，有没有迟滞或无法按期完成的工作；要与师生期望对比，看还有什么需要加强或改进的地方，虽然上级一些初衷和想法是好的，但到了基层可能会是负担，与实际不对路，需要及时调整思路、改进方法。
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