高效写作公务讲话，抓好关键环节

不论写哪种类型的总结，都要抓好搜集材料、明确主旨、拟定提纲、起草初稿和修改定稿五个环节。

一是对照计划，搜集材料。写总结好比盖房子，前提是要拥有大量的材料。掌握的材料是否丰富、准确，直接影响到写作质量。我们需要对照工作计划，通过认真细致的回顾分析，深化对以往工作情况的了解和认识。在材料准备的过程中，既要找所需的素材，也要找可用的观点。搜集材料要在“全”和“实”两字上下工夫，采取先发散后集中的方法，尽可能地找全与总结内容有关的真实材料。

储备工作过程材料。写总结，功夫在平时。我们在工作中要做有心人，眼观六路，耳听八方，养成积累各种材料的好习惯。平时开会、交谈时，就要善于观察、记录、追记，设法留住材料，以备不时之需。对于收集的材料，既要有面上的数据，又要有点上的事例；既要有经验的归纳，又要有问题的分析；既要有最新的情况，也要有历史的信息；既要有上级的精神，也要有基层的反映。每项工作都有特定的业务范围，在内容上有一定的规律性。我们可以有针对性地搞一些“集装块”和“预制件”，进行分类储存，建立“材料库”。这样，一旦来活儿就能快速成文。

深入师生中间调研。开展调研是撰写总结的首要一环。我们必须在走基层、搞调研上下工夫，坚持深入实际、深入基层、深入师生，这样才能使总结出来的东西更加鲜活而具体、准确而全面。调查研究的过程，实质上就是在探寻中求证的过程。因此，我们应事先制订周全可行的调研提纲和计划，带着问题出去，带着答案回来。例如，我们每年起草宣传思想工作总结前，都要到院系进行调研，了解情况、总结经验、分析问题、探讨对策，为谋划下一年工作提供决策依据，做到胸中有全局、手上有典型。

二是明确主旨，梳理思路。工作总结的主旨除了要求鲜明、集中外，更重要的是要求正确。既要符合“上情”，包括党的路线方针政策、国家的政策法规、上级要求和领导意图；也要符合“下情”，即要准确客观地反映单位情况。这就要求我们在写总结时，必须“抬头看”，提高政治站位。学习领会上级文件精神，学会站在一定高度上、从大局出发认识和分析问题。同时，也要“俯下身”，熟悉了解基层实际情况，坚持深入一线、深入师生，听取和收集意见或诉求。

总结是领导思想意志的体现。起草者要准确地领会、表达领导意图，创造性地深化、拓展领导意图，平时重视记录领导的思想观点，了解领导的关注点，把不同场合下领导对同一问题的看法和主张串联起来，分析、吃透并提炼成文字。在写总结的过程中，寻找机会与领导进行“双向交流”，争取直接与“一把手”做面对面的沟通，实现思想对接，善于“换位思考”，站在单位高度和领导角度上看问题、写材料，这样才能使写出的总结上高度、有深度。

梳理思路。明确“写什么”。就是要根据主旨和有关要求，理清写作思路和重点。写总结，实质上是思维活动的过程。常言道:七分想，三分写。最好是先打腹稿，然后再动笔。在总结的构思上，要善于借鉴与模仿，参考往年的总结。

三是拟定提纲，安排结构。动笔之前，还需解决“怎么写”的问题。做好谋篇布局，实现纲举目张，不能想到哪儿写到哪儿，否则容易推倒重来。总结提纲的制订要求条理清晰、层次分明、结构严谨、逻辑性强。

首先，拟定大纲。先拟出二级标题，搭个框架，主要是理清文章大体的脉络，不要一下钻进枝节里。关键是尽早把提纲报领导审阅，进一步探明领导的意图，为下一步写作打下基础。(www.xing528.com)

其次，提出细纲。细纲具有承上启下的作用，越细越好。细纲起码做到三级至四级标题，最好细到把总结中所有的主要观点都提炼出来。拟定细纲要做到层次清晰，观点具体。

再次是设计结构。写总结要遵循“结构为内容服务”的原则，从行文主旨出发，考虑写几个部分，每个部分写几个观点，每个观点再写几层意思。在写作中，如果结构出了问题，容易导致总结内容写偏，或者不能很好地表达内容。总结常用的结构有三分式、二分式、并列式和复合式等类型。采用哪种结构应根据总结的背景、思路和侧重点而定。一般来说，年度工作总结的结构是:首先说取得的成绩、做法、经验，接着谈面临的问题、形势，最后讲发展的思路和重点。

最后，提炼标题。“文章讲究筋”。各级标题就是这些“筋”。它是文章结构的骨架和经脉，也是对主题内容的提炼和概括。在撰写总结时，我们要用心凝练大小标题，使之深化和细化主题。那么，如何拟写标题?以加强科研管理为主题，可以有5种“变脸法”。任务型:努力加强科研管理制度建设；措施型:以制度建设为抓手，加强科研管理；效果型:努力实现科研管理能力不断提升；措施＋效果型:狠抓科研管理制度建设，加快提升科研管理水平；设问型:如何更好地强化科研管理。在组织小标题时，既可用并列式的“排比句”，更提倡递进式的“设问句”。如果采用一组设问型的小标题，更能起到层层递进、引人入胜的效果，适用于专题性的总结。值得注意的是，在拟写提纲时不要急于确定小标题，因为标题定得过早，容易限制住写作思路。

四是起草初稿，组织素材。在总结的提纲出来后，如何用材料支撑起结构和主题?初学者习惯用“装筐式”写法，把文章当作一个筐，东一个西一个往里装材料。这样写，容易造成材料与观点脱节，而且越写越臃肿。我们建议用“雕塑式”写法，把写文章比作雕塑人物。就是说，写文章要讲究逻辑性，理清“条”与“块”，处理好材料与观点的关系。在写作素材的筛选、提炼和使用上，既要用“塑”法，把泥一块块地贴上去，支撑起一个个观点，还要用“刻” 法，把泥一块块地削下来，提炼出一个个经验，做到每段文字都是一个逻辑体系。这样，写出来的文章才能是一个有机的整体。另外，对于起草单位工作总结，可以成立写作小组，进行细化条块和分工撰写。

撰写总结，还需要一种发自内心的写作冲动。动笔时讲究身心俱入，进入最佳写作状态。对于起草总结的初稿，最好是集中时间、专心致志，争取一两天把它拿出来，一气呵成。起草过程中，思想、观点和素材都要写进来，不要断断续续、零零散散，否则，写来写去最后往往写偏了，或者写不下去。起草过程中，如遇到难点问题，不必停下来，可以先跳过去，之后再回来写，这样写起来更顺利。

组织素材。工作总结都有篇幅限制，不能“天马行空”，必须遴选素材，去伪存真、去粗取精、去繁就简。筛选素材有几个标准:一要符合表达的意图，能够服务观点；二要具有代表性和说服力，能够反映情况；三要能与上下文衔接，做到恰如其分。写作时还要懂得技巧方法，抄写、改写、创作并用，这样写起来快速又高效。比如，对各部门提供的总结素材，写得好的就直接用上，写得不到位的要修改，没有写到的要补充。在写作作风上，应提倡写短文，尽量用最简洁的文字来表述观点。

五是反复修改，精益求精。好的总结，不是写出来的，而是改出来的。修改中要五看:一看主题是否鲜明，论述有没有到位；二看观点是否正确，表达有没有问题；三看结构是否合理，设计有没有漏洞；四看素材是否适当，效果有没有发挥；五看语言是否精练，文字有没有多余。总结在提交之前要不停地修改，常改常新。作为总结的统稿人，要做好“上下左右”沟通协调工作，在体现领导意图的基础上，充分考虑与吸收各部门、基层各单位的意见，统筹总结各部分的排列组合，归纳各条线工作的特点、亮点。对于个人而言，修改的一个好办法是:写完后改一遍放在一边，等三五天后再改，这样改起来效果会更好。最后，总结定稿后要重视校对。“细节决定成败”。千万不能出现错别字等低级错误。对于起草者，很重要的一点就是要学会在修改反思中提高写作水平。特别是要认真学习领会领导的修改意见，这是最好的案例教材，也是写稿子最重要的收获。可以把修改的过程稿保留下来，事后比较分析，学习提高。

总而言之，撰写工作总结，重在客观反映事实，难在充分体现意志，贵在不断创新写法。起草者要勤于学习，善于思考，乐于讨论，敢于创新，才能写出高水平的总结。