管理是人类组织生产劳动的重要活动,伴随着劳动分工和社会合作日益增强,管理在人类生产劳动中的作用越来越重要。与人类的其他活动相比,管理过程面临更多的重复性事物及概念,与标准化存在更多密切关系。
1.3.2.1 工程项目管理标准化的内涵
工程项目管理作为一种特殊的管理活动,本质上是一种过程控制,是对工程项目目标进行控制的管理过程。与一般意义上的项目相比较,工程项目通常具有以下特点:第一,涉及面广;第二,需要多专业集成;第三,参与建设的协作单位多;第四,质量要求高;第五,信息沟通复杂,影响面广。因此,工程项目管理标准化的内涵界定需要体现工程项目的特征。
(1)工程项目管理标准化的界定
相关研究资料表明,工程项目管理标准化是把工程项目管理活动中各参与单位的工作内容、工作流程、职责义务和程序安排等相关对象进行标准化提炼,并参照现有各类管理标准,通过编制、实施和完善相关管理标准,建立起具有广泛适用性的管理体系,并在工程项目管理活动中付诸实施,以获得最佳秩序。
(2)工程项目管理标准化的内容组成
工程项目管理标准化的组成主要是指标准化的分类和相应的标准分类。通常将工程项目管理标准化分为两类,即正式标准化和非正式标准化。
标准化通常是通过由政治意图或者行政程序制定的标准来实现的,这些标准包括企业标准、行业标准、地方标准、国家标准和国际标准。就工程项目管理而言,这些标准是可以相互转化的。以企业标准为例,企业标准可经由相关部门进一步确定,可成为行业标准、地方标准、国家标准;而企业标准在制定过程中也会参照国家标准、行业标准。
非正式标准化是指采用没有发起人和机构的标准,或者并未通过政府部门备案的标准。非正式标准化包括采用惯例、最佳实践、行业协会规范和其他并未经过权威部门发布但仍被广泛采用的各类规范性文本。这些标准通常由于市场的作用而产生,是管理经验自我演化和发展的结果。它们也会相互影响,并且有可能被正式标准所吸收,成为正式标准的一部分。
(3)工程项目管理标准化的作用
一是对工程项目绩效的提升作用。工程项目管理标准化的本质在于将成功的工程项目管理实践经验进行总结和提升,从而为其他相关的工作提供借鉴和参考。D.Milosevic等学者通过实践研究证明了标准化项目管理对项目成功具有重要影响。也就是说,通过共同标准和过程控制,可以比较有效地预测、管理项目管理行为,并实现工程项目过程的有效控制,提高项目绩效。
二是对参与各方知识积累的促进作用。工程建设各方的知识积累包括隐性知识积累和显性知识积累。显然,隐性知识是那些没有标准化的知识,显性知识是已经标准化的知识。因此,标准本身就是显性知识,同时,制定标准就是将可以重复、能够共享的知识变为标准。
三是对参与各方和人员能力的增强作用。标准的制定过程就是将实践中积累的先进技术、理论、方法和经验进行综合提炼与升华,并纳入标准体系的过程。标准的实施能使工程管理人员重复同样的程序,以利于其尽快掌握新的管理技术和方法,提高其管理能力。同时,对于单位而言,项目管理的成熟度也是一种标准化。这项指标表达的是一个单位(或项目部)具有的按照预定目标和条件成功地、可靠地实施项目的能力。因此,对项目管理成熟度的提升可以促进项目管理能力的提高。
1.3.2.2 工程项目管理标准化的理论研究
自古以来,人们在开展各种有组织、有目的的活动以实现某一目标时,就已经存在广义概念的项目实施和管理。而真正把项目作为一个系统来进行管理则是从曼哈顿计划(Manhattan Project)开始的。随着项目管理概念的提出及在实践中的广泛应用,项目管理体系逐步成熟,并发展成为项目管理的标准化,其基本内容则主要体现在知识体系、管理工具、项目组织和质量管理等的标准化方面。
(1)项目管理标准化的研究现状
项目管理知识体系的标准化。项目管理知识体系是描述项目管理专业知识总和的专用术语,是项目管理最基础的标准化内容,是从事项目管理活动的基石。
项目管理工具的标准化。项目管理工具标准化是指项目管理工具在不同项目中的一致性程度,即不同的项目采用相同项目管理工具的一致性程度。项目管理工具标准化的标志性成果主要包括PRINCE2(受控环境下的项目管理)、PDCA循环等工具和方法。PRINCE2源于英国财政部办公室所建立的项目管理体系,现在欧洲各大型企业及政府部门大多选用这套管理体系来实施项目管理。它以项目生命周期为基础,从启动项目到结束项目,整个过程解答了项目的流程该如何进行管理。PDCA循环具有层次性、连续性、前进性、通用性等优点,每次循环都把目标或标准提到一个新的高度,是有效进行每一项工作的合乎逻辑的工作程序,在项目管理中得到了广泛应用。
项目组织的标准化。项目组织的标准化的标志性成果是项目管理成熟度模型。目前,该模型总数超过了30种,其中最典型的是美国项目管理学会(PMI)从组织级项目管理层面提出的项目管理成熟度模型,其目标是帮助组织“通过开发其能力,成功地、可靠地、按计划地选择并交付项目而实施其战略”。项目管理成熟度模型还为使用者提供了丰富的知识和自我评价的标准,用以确定组织的当前状态,并制订相应的改进计划。
项目质量管理的标准化。项目质量管理标准化主要体现于国际标准化组织制定的《质量管理项目管理质量指南》(ISO 10006:1997)(以下简称《指南》)中。该《指南》主要针对项目管理质量,与ISO其他标准共同形成了指导和改善项目管理质量的标准体系。《指南》采纳了作业的方法,讨论了项目管理的应用问题,并将项目作业分为两类,即项目管理作业和与产品有关的项目作业(如设计、生产、制造和验证),其中,一组相互协调的、可被控制的、具有起始日期的、执行使之达到规定目标的活动构成了特定的项目管理作业。《指南》规定了各项目管理作业的具体活动内容,按内容的相近程度将项目管理作业分为十个组。第一组为项目合法化和确定方针的战略管理作业,第二组为协调其余八组相关管理作业的相互关联的管理作业,其余八组分别是关于范围、时间、成本、资源、人力、交流、风险和采购的管理作业。
(2)项目管理标准化的发展
作为特殊的项目管理,除了上述项目管理的统一的标准化,工程项目管理也存在许多方面标准化的实践,主要的发展如下。
一是以FIDIC(国际咨询工程师联合会)为代表的合同标准化。FIDIC合同条件把工程技术、法律、经济和管理等有机地结合在一起,借鉴和吸收西方工业发达国家在土木建筑行业近百年的实践经验,并且在国际工程承包领域中得到了长期和广泛的应用,并根据实践不断更新。从1957年出版第一版合同条件以来,FIDIC已经正式出版发行第四版系列合同条件,包括《施工合同条件》《生产设备和设计合同条件》《设计采购施工交钥匙工程合同条件》《简明合同格式》。鉴于FIDIC合同在国际承包领域所享有的权威地位,项目业主、承包商均把它当作范本广泛使用。
二是以CIOB(英国皇家特许建造学会)为代表的最佳实践。最佳实践是指存在某种技术、方法、过程、活动和机制可以使生产或管理实践的结果达到最优,并减少出错的可能性,通常是基于已经成功或者失败的项目所提炼出来的经验总结。最佳实践又指已经在别处产生效益并且能够适应此处的优秀实践。工程项目管理中最具代表性的最佳实践是由CIOB和RICS(英国皇家特许测量师学会)等专业组织总结编制的行业最佳实践。
CIOB主要是由从事建筑管理的专业人员组织起来的,学会的专业内容涉及建设全过程管理。2009年,CIOB召开“CIOB标准在北京奥运建设中的最佳实践”会议,并出版了《CIOB中国工程项目管理最佳实践》,推广行业最佳实践。
RICS是全世界广泛认可的专业学会,其专业领域涵盖土地、物业、建造及环境等16个不同的行业。该学会的宗旨之一是“以最佳实践规则保护公众利益”,并通过相应培训开展最佳实践的推广工作。
三是以精益建造为代表的工程项目标准化实践。精益思想已成为一种普遍的管理哲理在各个行业得到了传播和应用。目前,许多业主、施工企业都提出了“精品工程”这个口号并且加以具体实施,如把“零缺陷”纳入工程质量管理中等。因此,在建设行业也产生了精益建造的模式。精益建造的指导思想就是在满足建筑市场多元化需求的前提下,运用多种现代化管理方法和手段,充分发挥人的主观能动性,整合优化精益组织结构,有效配置和合理使用企业资源,使现场管理组织更加科学合理,最大限度地为现场项目精益建造谋求经济效益。精益建造的核心思想就是消除建造中的浪费,强化精简组织结构,不断提高工程项目的质量,降低成本,加快进度。
精益建造的具体内容包括精益设计、精益施工、精益采购等,而实行标准化管理是精益建造的重要基础。
1.3.2.3 项目管理标准化的关键因素
工程项目管理标准化的关键因素是指工程项目管理中需要标准化的主要对象。工程项目管理涉及管理过程、管理工具、管理职能等对象,其中哪些内容可以标准化,哪些内容不能标准化,需要对关键因素进行识别。
(1)对工程项目管理标准化关键因素的研究
国内学者对工程项目管理标准化关键因素的研究取得了下列主要成果。
一是研究了建筑企业实施工程项目管理标准化存在的问题,提出了工程项目管理标准化的主要内容,包括管理制度标准化、人员配备标准化、现场管理标准化、过程控制标准化。
二是指出现代工程项目管理的一个重要特点是标准化和规范化,具体表现为:统一的工程费用(成本)划分方法,统一的工程计量方法和结算方法;网络表达形式的标准化,标准的合同文本和招投标文件。
三是研究了科研和产品开发项目的管理标准化,从项目的关键成功因素出发,总结了研发类项目管理的七项标准化关键因素:标准化的项目管理流程、标准化的项目组织、标准化的信息管理系统、标准化的项目管理工具、标准化的项目绩效测量、标准化的项目管理文化、标准化的项目管理领导力。
四是将研发项目的标准化关键内容进一步总结为项目管理流程、项目管理工具、项目领导力、项目文化等四个关键因素。
总之,目前比较统一的项目管理标准化关键因素为项目管理过程、项目组织、信息管理系统、项目管理工具、项目管理测量系统、项目管理文化、项目管理领导力等七项内容。
(2)工程项目管理标准化的研究成果(www.xing528.com)
工程项目是一种跨组织运作的项目,并且由于工期较长,通常具有复杂性及不确定性。因此,相关研究机构采用参考文献、深度访谈和专家打分等方法来确定工程项目管理标准化关键因素,并最终形成了五个方面的项目管理标准化关键因素,分别是:工程项目术语、工具标准化;工程项目管理组织、方法及流程标准化;工程项目领导、文化、绩效评价标准化;工程项目管理职能标准化;工程项目质量安全、合同及信息管理标准化。
(3)项目质量管理标准化关键因素的识别指标
借鉴ISO 9000质量管理体系的八项原则及相关研究成果,确定工程项目质量管理标准化关键因素的识别指标。
①以业主为关注焦点的识别指标。
根据ISO给出的定义,可分别采用持续关注业主需求、制定与业主一致的清晰项目目标和项目结果得到业主认可三项识别测度指标来评价“以业主为关注焦点”。
②领导作用的识别指标。
领导作用通常体现在把握组织方针、目标,确保获得必要的资源,形成与目标相适应的文化氛围等方面。因此,可分别采用高层管理者的支持、制定企业(项目部)整体战略和营造文化氛围三项识别测度指标来评价“领导作用”。
③全员参与的识别指标。
保证全员参与是各项管理成功的前提,只有让他们充分参与,他们的才干才能为企业带来效益。因此,可分别采用加强团队合作、加强内容交流、项目成员的积极参与、项目成员的支持和提高员工满意度五项识别测度指标来评价“全员参与”。
④过程方法的识别指标。
“过程方法”是指将活动和相关资源作为过程进行管理,以更高效地得到期望的结果。“过程方法”也指系统地识别并管理组织所应用的过程,特别是这些过程之间的相互作用,同时,它需要与组织结构相适应。因此,可分别采用加强过程控制、识别管理过程、注重反馈以及明确管理职责和权限四项识别测度指标来评价“过程方法”。⑤管理的系统方法识别指标。
“管理的系统方法”是指将相互关联的过程作为系统加以识别、理解和管理,使用该方法有助于企业提高实现目标的有效性和效率。根据上述定义,可采用建立管理体系、测量和评估管理体系、评价组织能力这三项识别测度指标来评价“管理的系统方法”。
⑥持续改进的识别指标。
“持续改进”是适应变化、不断提升组织能力的一个重要方法。持续改进的对象包括管理体系、服务和过程。通常,对现有工作进行评价、纠正,采取预防措施是持续改进的主要方法。因此,可分别采用工作的持续改进、评价现有过程、借鉴企业内外的成功经验和实施培训这四项识别测度指标来评价“持续改进”。
⑦基于事实的决策方法识别指标。
实施基于事实的决策方法,应对数据进行收集并用正确的方法进行处理。因此,可用充分掌握项目信息、采用科学方法分析数据和基于事实分析制订解决方案这三项识别测度指标来评价“基于事实的决策方法”。
⑧互利的供方关系识别指标。
社会化分工合作已经成为当今重要的生产方式。工程项目本身就是多组织合作的过程,尤其是当今工程项目供应链、合作伙伴等新模式的出现,使供方关系的管理显得非常重要。因此,可用建立长期的供方合作关系和加强与供方的交流这两项识别测度指标来评价“互利的供方关系”。
1.3.2.4工程项目管理标准化的实施路径
工程项目管理标准化的实施路径,主要是指如何在工程项目中采取有效措施实施标准化管理方法,从而提高自身的标准化管理水平,提高工程项目管理的绩效。
按照对工程项目管理标准化的内涵界定,要实现工程项目管理标准化,工程项目参建方需要制定并实施能够适应自身特点和项目需求的项目管理标准,从而形成具有竞争力的工程项目管理体系。因此,工程项目管理标准化的实施,包括以下内容。
(1)识别需求
该需求是要明确“实施工程项目管理标准化所针对的问题是什么”。实施标准化管理一般要考虑实现项目目标的要求,具体包括质量安全、工期、成本、环境管理等。不同的项目会有不同的项目目标要求,也就是说,实施标准化管理会形成不同的需求。另外需要指出的是,在识别需求过程中,应重视业主对工程项目的期望以及由此产生的对项目管理活动的要求,这也可作为识别需求的重要内容之一。
(2)定义目标
定义目标是在识别需求的基础上,进一步确定实施工程项目管理标准化所要达到的目标,譬如加强工程质量控制、加快施工进度、改善合作绩效、降低工程费用等。
(3)标准参照
标准参照是根据现有管理标准确定在当前工程项目中实施工程项目管理标准化可以作为参照的相应标准,包括正式标准和非正式标准(标准、规程、最佳实践、管理模式等),从而为制定工程项目的管理标准体系提供参考。
(4)总结经验
分析和总结以往工程项目管理的经验,从成功的经验中提炼可参照管理的内容作为标准化对象;同时在对以往出现的事故和教训分析、总结的基础上,提出相应的预防、纠正措施,避免出现类似现象,提炼可重复标准。
(5)形成体系
参照标准,总结自身经验,对上述标准进行分析、整理,按照标准审定程序,形成一套便于实施的、完整的管理标准,并在项目中发布实施。
(6)组织学习
组织相关人员参加培训、学习,让所有成员熟悉、领会相关管理标准。
(7)执行标准
在工程项目管理过程中,通过上述已颁布的管理标准对工程项目进行管理、控制。
(8)在执行现有管理标准的同时,还应依据外部环境的变化,在对标准执行情况进行分析、总结的基础上,对原有管理标准进行完善,以确保标准的适用性。
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