1．工程项目信息管理概述
随着科学技术和电脑网络的发展，人类正在进入一个高度发展的新时代，这个时代就是人们常说的信息时代，在建设工程领域也不可避免地要依赖信息来提升工作和管理效率。信息能及时地反映各协调方的需求，指导生产，控制过程。由于信息的迅猛发展，信息已经和原材料、资源并列成为三大资源。
装饰工程项目信息管理是指对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称。信息管理的目的就是通过有组织的信息流通，使决策者能及时、准确地获得相应的信息。
（1）装饰工程项目信息的特点
1）真实性。事实是信息的基本特点，也是信息价值所在。要千方百计地找到事实的真实一面，为决策和装饰项目管理服务。不符合事实的信息不仅无用而且有害，真实、准确地把握好信息是处理数据的最终目的。
2）系统性。在实际的装饰项目的施工中，不能拿到图纸或者业主给定的技术文件，就片面地使用这些信息。信息本身不是直接得到的，而是需要全面地掌握各方面的数据后才能得到。信息也是系统中的组成部分之一。
3）时效性。由于信息在工程实际中是动态，不断变化、不断产生的，要求及时地处理数据，及时得到信息，才能做好决策和工程管理工作，避免事故的发生，真正做到事前管理。信息本身具有强烈的时效性，因此需要利用有效的时差以使信息获得最大化的利用。
4）不完全性。由于使用数据的人对客观事物认识的局限性，例如同样的信息渠道，由于施工管理人员对技术掌握的深度不同，因而获得的信息是不尽相同的，其不完全性就在所难免，应该认识到这一点，提高自身对客观事物的认识深度，减少不完全性因素。
（2）装饰工程项目信息管理的基本任务 装饰工程项目管理人员承担着装饰项目信息管理的任务，负责收集装饰工程项目实施情况的信息，做各种信息处理工作，并向上级、向外界提供各种信息。装饰项目信息管理的任务主要包括：
1）组织装饰项目基本情况信息的收集并系统化，编制装饰项目手册。装饰项目管理的任务之一是按照装饰项目的任务实施要求，设计装饰项目实施和装饰项目管理中的信息和信息流，确定它们的基本要求和特征，并保证装饰项目实施过程中信息顺利流通。
2）遵循装饰项目报告及各类资料的规定，例如资料的格式、内容、数据结构要求。
3）按照装饰项目实施、装饰项目组织、装饰项目管理工作过程建立装饰项目管理信息系统，在实际工作中保证系统正常运行，并控制信息流。
4）文件档案管理工作。优秀的装饰项目管理需要更多的工程装饰项目信息，信息管理影响装饰项目组织和整个装饰项目管理系统的运行效率，是人们沟通的桥梁，装饰项目管理人员应引起足够的重视。
（3）实施装饰工程项目信息管理的基本条件 为了更好地进行工程装饰项目信息管理，必须利用计算机技术。装饰项目经理部要配备必要的计算机硬件和软件，应设装饰项目信息管理员，使用和开发装饰项目信息管理系统。装饰项目信息管理员必须经有资质的培训单位培训并通过考核合格，方可上岗。
装饰项目经理部负责收集、整理、管理装饰项目范围内的信息。实行总分包的装饰项目分包人负责分包范围的信息收集整理，承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。
★小知识
工程信息发布前要做好准备
一般情况，工程采购和招标信息发布的时候，业务员才去介入已经太迟了。因此，工程信息的价值在于提供一个线索，让业务员在项目采购之前，充分做好准备工作。
2．工程项目报告系统
（1）装饰工程项目报告的形式和种类很多，按时间可分为日报、周报、月报、年报；针对装饰项目结构的报告又分部分装饰项目报告、单位工程报告、单项工程报告、整个装饰项目报告；专门内容的报告有质量报告、成本报告、工期报告；特殊情况的报告有风险分析报告、总结报告、特别事件报告；此外，还有状态报告、比较报告等。
（2）装饰工程项目报告的作用
1）可以作为决策的依据，通过报告所反映的内容，可以使人们对装饰项目计划、实施状况和目标完成程度等有比较清楚的了解，从而使决策简单化，提高准确度；
2）用来评价装饰项目，评价过去的工作及阶段成果；
3）总结经验，分析装饰项目中的问题，每个装饰项目结束时都应有一个内容详细的分析报告；
4）通过报告激励各参加者，让大家了解装饰项目的成绩。
5）提出问题，解决问题，安排后期的工作；
6）预测未来情况，提供预警信息；
7）可以作为证据和工程资料，工程装饰项目报告便于保存，能提供工程的永久记录。
（3）装饰工程项目报告的要求。
1）与目标一致。指报告的内容和描述必须与装饰项目目标一致，主要说明目标的完成程度和围绕目标存在的问题。
2）符合特定的要求。包括各个层次的管理人员对装饰项目信息需要了解的程度，以及各个职能人员对专业技术工作和管理工作的需要。
3）规范化、系统化。指管理信息系统中应完整地定义报告系统的结构和内容，对报告的格式、数据结构进行标准化。在装饰项目中要求各参加者采用统一形式的报告。
4）简洁、明了。指处理简单化，内容清楚，各种人都能理解。
5）报告要有侧重点。指工程装饰项目报告通常包括概况说明和重大的差异说明，主要活动和事件的说明，而不是面面俱到。它的内容较多的是考虑实际效用，而不是考虑信息的完整性。
（4）装饰工程项目报告系统 指在装饰项目初期，在建筑装饰项目管理系统时必须包括装饰项目的报告系统。主要解决以下几个问题：
1）罗列装饰项目实施过程中的各种报告，并系统化；
2）确定各种报告的形式、结构、内容、数据、采集和处理方式，并标准化。
装饰工程项目应建立如表5-6所示的报告目录。
表5-6 装饰工程项目报告目录模版
编制工程计划时，应考虑需要的各种报告及其性质、范围和频率，并在合同或装饰项目手册中确定。
原始资料应一次性收集，以保证同一信息的来源相同。收入报告中的资料应进行可信度检查，并将计划值引入一边对比。
装饰工程项目报告应从基层做起，资料的来源是工程活动，上层的报告应在基层报告的基础上，按照装饰项目结构和组织结构层层归纳、总结，并做出分析和比较，形成金字塔的报告系统。
3．工程项目信息管理系统(www.xing528.com)
信息的产生和应用是通过信息系统实现的，信息系统是整个工程系统的一个子系统，信息系统具有所有系统的一切特征，了解系统有助于了解信息系统和使用信息系统。
装饰工程项目信息管理系统也称装饰项目规划和控制信息系统，是一个针对工程装饰项目的计算应用软件系统，通过及时地提供工程装饰项目的有关消息，支持装饰项目管理人员确定装饰项目规划，在装饰项目实现过程中控制装饰项目目标，即费用目标、进度目标、质量目标和安全目标。
（1）装饰工程项目信息管理系统的功能要求 工程装饰项目信息管理系统是以计算机技术为主要手段，以装饰项目管理为对象，通过收集、存储和处理有关数据为装饰项目管理人员提供信息，作为装饰项目管理规划、决策、控制和检查的依据，保证装饰项目管理工作顺利实施，是装饰项目管理系统的重要组成部分。通常，该系统应具备可靠、安全、及时、适用等特性，以及界面友好、操作方便的特点。
（2）装饰工程项目信息的收集 装饰工程项目信息管理系统的运行质量，很大程度上取决于原始资料、原始信息的全面性、准确性和可靠性，因此建立一套完整的信息采集制度是非常必要的。工程装饰项目信息的收集包括以下内容：
1）装饰工程项目建设前期信息收集指装饰工程项目在正式开工之前，需要进行大量的工作，这些工作将产生大量包含着丰富内容的文件，工程建设单位应当了解和掌握这些内容。
①收集可行性研究报告及其有关资料；
②设计文件及有关资料的收集；
③招标投标合同文件及其有关资料的收集。
装饰项目建设前期除以上各个阶段产生的各种资料外，上级关于装饰项目的批文和有关指示，有关征用土地、迁建赔偿等协议式的文件等，均是十分重要的资料。
2）施工期间的信息收集指在装饰工程项目整个施工阶段，每天都发生各种各样的情况，相应地包含着各种信息，需要及时收集和处理。因此，工程的实施阶段是大量的信息发生、传递和处理的阶段，工程装饰项目信息管理主要集中在这一阶段。
3）工程竣工阶段的信息收集指工程竣工并按要求进行竣工验收时，需要大量与竣工验收有关的各种资料信息。这些信息一部分是在整个施工过程中长期积累形成的，一部分是在竣工验收期间，根据积累的资料整理分析而成的。完整的竣工资料应由承建商编制，经工程装饰项目负责人和有关方面审查后，移交业主并通过业主移交管理部门。
（3）收集信息的加工整理 指对收集的信息进行加工，是信息处理的基本内容。其中包括对信息进行分析、归纳、分类、计算比较、选择及建立信息之间的关系等工作。
1）信息处理的要求和方法。
①信息处理的要求要使信息能有效地发挥作用，在信息处理的过程中就必须符合及时、准确、适用、经济的要求。
②信息处理的方法需要从收集的大量信息中，找出信息与信息之间的关系和运算公式，从收集的少量信息中得到大量的输出信息。信息处理包括收集、加工、输入计算机、传输、存储、计算、检索、输出等内容。
2）收集信息的分类即在工程信息管理中，对收集来的资料进行加工整理后，按其加工整理的深度可分为如下类型，见表5-7。
表5-7 收集信息分类
4．工程项目文档管理
装饰工程文件是反映装饰工程质量和工作质量的重要依据，是评定工程质量等级的重要依据，也是装饰公司在日后进行维修、扩建、改造、更新的重要工程档案材料。装饰项目管理信息大部分是以文档资料的形式出现的，因此装饰项目文档资料管理是日常信息管理工作的一项主要内容。装饰工程文件一般分为四大部分：工程准备阶段装饰文档资料、装饰工程对监理方文档资料、施工阶段文档资料、竣工文档资料。因此装饰项目的文档资料直接决定承建档案的好坏。
工程装饰项目文档资料包括各类文件、装饰项目信件、设计图纸、合同书、会议纪要、各种报告、通知、记录、签证、单据、证明、书函等文字、数值、图表、图片及音像资料。
（1）装饰项目文档资料管理 主要内容包括工程施工技术管理资料、工程质量控制资料、工程施工验收资料、装饰竣工图四大部分。
（2）确定装饰项目文档资料的传递流程 指要研究文档资料的来源渠道及方向。研究资料的来源、使用者和保存节点，规定传输方向和目标。
（3）装饰项目文档资料的信息分类和编码 是文档资料科学管理的重要手段。任何接收或发送的文档资料均应予以登记，建立信息资料的完整记录。对文档资料进行登录，把它们列为装饰项目管理单位的正式资源和财产，可以有据可查，便于归类、加工和整理，并通过登录掌握归档资料及其变化情况，有利于文档资料的清点和补缺。
（4）装饰项目文档资料的存放 是为了使文档资料在装饰项目管理中得到有效的利用和传递，需要按科学方法将文档资料存放与排列。随着工程建设的进程，信息资料的逐步积累，数量会越来越多，如果随意存放，需要时必然查找困难，且极易丢失。存放与排列可以编码结构的层次作为标识，将文档资料一件件、一本本地排列在书架上，位置应明显，易于查找。
5．项目管理中的软信息
在信息管理的高速发展时代，传统上的信息管理对工程管理中定量的要素可以进行收集整理。例如前面所述的在装饰项目系统中运行的一般都是定量化的、可量度的信息，如工期、成本、质量、人员投入、材料消耗、工程完成程度等，它们可以用数据表示，可以写入报告中，通过报告和数据即可获得信息、了解情况。但另有许多信息是很难用于上述信息形式表达和通过正规的信息渠道沟通的，这主要是反映装饰项目参加者的心理行为、装饰项目组织概况的信息。例如，参加者的心理动机、期望和管理者的工作作风、爱好、习惯、对装饰项目工作的兴趣、责任心；各工作人员的积极性，特别是装饰项目组织成员之间的冷漠甚至分裂状态；装饰项目的软信息状况；装饰项目的组织程度及组织效率；装饰项目组织与环境、装饰项目小组与其他参加者、装饰项目小组内部的关系融洽程度，装饰项目领导的有效性；业主或上层领导对装饰项目的态度、信心和重视程度；装饰项目小组精神，如敬业、互相信任、组织约束程度，装饰项目实施的秩序、程度等。
（1）软信息的概念 在工程装饰项目管理中，一些情况无法或很难定量化，甚至很难用具体的语言表达，但它同样作为信息反映着装饰项目的情况，对工程装饰项目实施、决策起着重要的作用、以及更好地帮助装饰项目管理者研究和把握装饰项目组织，对装饰项目组织实施激励等起到积极作用的这类信息资源，统称为软信息。
（2）软信息的特点
1）存在不全面性，软信息不能在报告中反映或完全正确地反映项目管理的状况，缺少表达方式和正常的沟通渠道，只有管理人员亲临现场，参与实际操作和小组会议才能发现并收集到。
2）存在不确定性，由于软信息无法准确地描述和传递，所以它的状况只能由人领会，仁者见仁，智者见智，不确定性很大，这便会导致决策的不确定性。
3）具有局部性，由于很难表达，不能传递，很难进入信息系统沟通，所以软信息的使用是局部的。真正有决策的上层管理者（如业主、投资者）由于不具备条件（不参与实际操作），所以无法获得和使用软信息，因而容易造成决策失误。
4）沟通模式非正式，软信息目前主要通过非正式沟通来影响人们的行为。例如，人们对装饰项目经理的工作作风的意见和不满，互相诉说，以软抵抗对待装饰项目及格率的指认、安排。
5）只适用于一部分信息处理方式，软信息只能通过人们的模糊判断，通过人们的思考来做信息处理，常规的信息处理方式是不适用的。
（3）软信息的获取 软信息的获取通常有以下几种方式：
1）观察获取即通过观察现场及人们的举止、行为、态度，分析他们的动机，分析组织概况。在这种获取方法中常运用在装饰项目的招投标谈判阶段、装饰报价的商讨阶段及竣工审计阶段。
2）正规的询问、征求意见来获取，此方法通过在装饰行业中沿用的一些行规及惯例来达到施工管理的目的。例如：装饰图纸的会审需要征求业主方和设计方的意见，每月定期的装饰项目的生产调度会的意见征集等。
3）闲谈、非正式沟通获取指通常在施工中由于各协调方和纵向管理层次经过不断的接触，在工作间隙或其他非工作场合进行的交流，而信息的内容经过滤化可以为装饰项目所用的，也可以适当使用。
4）指令性获取指在管理层和执行层及作业层等工作过程中，上下级或者甲乙双方要求对方提交相关书面材料，其中必须包括软信息内容并说明范围，以此获得软信息，同时让相关管理人员建立软信息的概念并扩大使用范围和增加广度。
★补充要点
信息管理含义深刻
信息管理不能简单理解为仅对产生的信息进行归档和一般的信息领域的行政事务管理。为充分发挥信息资源的作用和提高信息管理的水平，施工单位和其项目管理部门都应设置专门的工作部门（或专门的人员）负责信息管理。
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