沟通受到多种因素的影响，是一个非常复杂的过程。沟通的整个过程可以分解成若干个因素，具体来讲有以下一些要素：
1.信 息
信息是指沟通者试图传达给别人的内容，这种内容往往附加有沟通者的观念、态度和情感。沟通者附加的态度和情感主要通过声调、语气、语速、附加词、语句结构以及表情、神态、动作等方式加以传递。这种信息可能是直接明确的，即内容通俗易懂，直截了当，无须思索和逻辑推理；也有可能是间接隐晦的，需要深刻理解和推理才能弄懂其中的内容和含义。
2.信息源
信息源是指拥有信息并试图进行沟通的人，即沟通者。沟通的目的各有不同，可能只是为了提供信息，或为了影响别人，或为了与人建立某种联系等。沟通者的概念是相对的，在整个沟通活动中，沟通双方往往互为沟通者和信息接收者。
3.信息接收者
信息接收者即指接收信息的人。信息接收者的信息接收是一个复杂的过程，包括一系列注意、知觉、转译和储存等心理活动。信息接收者有可能是多人，如正在听课的学生、听取演讲的听众、群体性事件中被说服的人群等，也可能仅仅是自己，如自我沟通。
4.编码与译码
信息只有在表现为符号时才能得以传递。编码是发信者将其信息与意义符号化的过程。也就是说，发信者将要发送的信息编成一定的符号形式（如语言、文字、手势、表情等）发送给对方。与编码相反，译码简称为符号解读，是接收者将符号化的信息还原为意义并理解其含义的过程。
如果把发信者发出的信息称为信息A，把经过编码与译码两个过程后形成的信息称为信息B，那么完美的沟通应该是信息B与信息A的完全吻合。也即编码与译码完全“对称”，“听”的和“说”的没有走样。做到这一点需要有一个前提条件，就是双方拥有相同或类似的背景、经验，拥有相同的符号系统。如果双方对信息符号表达的内容缺乏共同的背景、经验，或双方编码和译码的代码系统不一致，就会无法解读信息，导致沟通失败。
大家在很多影视剧里会看到这样的情节：我党的地下工作者在窗台上放了一盆花，前来接头的同志就会知道目前是安全的；如果将花盆拿进屋内，接头的同志立即明白此处已被敌人发现，会迅速离开。一个不会“说话”的花盆，神不知鬼不觉中传递出了重要的信息。为什么会产生这种效果呢？
因为我党地下工作者使用的信息符号（花盆）的含义只有约定的双方才知晓，他人很难了解其中的意思，也就是说这种符号不具备社会的通用性。敌人看到窗台上的花盆，无法破译这种符号，当然也就不能知晓其中的含义了。
此外，发信者在编码过程中必须充分考虑到接收者的接受能力和文化程度，注重信息内容、符号的易懂性，便于接收者在译码过程中正确地理解信息的本来意义。
5.信 道
信道也就是信息通道，是由发信者选择的借以传递信息的媒介物。例如，人们在面对面的沟通中，口语就是双方沟通的通道；当人们通过互联网沟通时，聊天工具或电子邮件就是其沟通的通道；在特定情景下，人们通过表情、手势来表达某些特定的意思，这时的非言语就是其沟通的通道。
选择合适的沟通通道十分重要。不同的沟通目的、不同的信息内容与不同的沟通背景，要求发信者选择不同的通道。例如，公司的战略决策事关企业兴衰，就不宜通过口头形式传达给员工，而应采取书面文件作为通道下发给员工。人们可以同时或先后使用两种或多种沟通通道进行沟通。如先口头沟通，然后使用书面沟通跟进。进行口头沟通时，还可以运用其他的沟通通道，如手势等进行沟通。由于各种沟通通道都有各自的特点和利弊，因此，在选择沟通通道时要因时制宜、因地制宜、因人制宜，根据沟通的目的和内容，正确选择沟通通道。
在通信技术高度发达的今天，口语仍然是最有效、最常用的沟通通道。
6.反 馈
反馈是指信息接收者对信息的反应。反馈可以反映出信息接收者对信息的理解和接受状态。根据信息接收者对信息的理解、接受状态，反馈可分为正反馈、负反馈和模糊反馈。
如果反馈显示出信息接收者理解并接受了信息，如当事人对调解员所说话题饶有兴趣或者点头称是，则这种反馈为正反馈；如果反馈显示出信息没有被理解和接受，如听者一脸的茫然或直接打断说“我不懂你的意思”，说明听者并没有理解信息的内容；如果听者表现出很不耐烦的神态，阻止沟通者再说下去，表明不同意沟通者的见解时，则这种反馈为负反馈；如果信息接收者对信息的反应处于不确定状态时，即信息不够充分，接收者无法决定接受与否，这种反馈则为模糊反馈。模糊反馈并不是说接收者没有反应，接收者已经理解并接收到了信息，虽然接收者没有明确的表态，但信息会对接收者产生一定的影响。(www.xing528.com)
反馈不一定来自对方，沟通者也可以在信息发送过程中自行获得反馈信息，比如沟通者发觉自己所说的话有误或不够准确，也会对此自行做出调整，心理学家称之为自我反馈。在自我沟通中常伴随有自我反馈。
沟通属于一种交互作用，在实际的沟通过程中，沟通的双方都在不断地将反馈信息回传给对方，始终处于一种双方互相传递和反馈信息的过程，任何一方既是沟通者也是反馈者。如果一方缺乏反馈或者出现负反馈，则会造成沟通的阻断，导致沟通无法继续进行，比如对方面对沟通者的说辞无动于衷甚至反感，沟通者的沟通则会以失败而告终。
7.噪 音
噪音是影响沟通的一切消极、负面因素。通常可以把沟通噪音定义为妨碍资讯沟通的任何因素。它存在于沟通过程的各个环节，并有可能造成资讯损耗或失真。典型的噪音主要包括发送噪音、传输噪音、接受噪音、系统噪音、环境噪音、背景噪音及数量噪音七大噪音。
例如用电话沟通时，电话线路不好，对方无法听清你说得很清楚的话；用电子邮件进行沟通时，电子邮件设置出现问题，对方无法按时收到你的电子邮件；用书面文档进行沟通，但经过多次复印后，文档部分字迹已不清晰，致使对方无法准确理解；一封重要会议纪要在送到总经理办公室的过程中丢失了，即资讯全部遗失；请人传话时，传话者对资讯进行了修改或表述不清等，这些都是在沟通的资讯传递通道或渠道中存在的妨碍沟通的因素，都应该属于传输噪音。
又如在企业中，有的领导有点芝麻大的小事喜欢开个大会，有的员工有点鸡毛蒜皮的事就喜欢找领导汇报两三个小时，借此推脱自己本应担当的工作和责任，等等，这些都是资讯数量噪音。资讯数量噪音产生原因在于沟通者对沟通的必要性、意义、信息量和沟通频率缺乏认识和把握。
此外，还有发送噪音、接受噪音、系统噪音、环境噪音和背景噪音，就不在这里一一赘述举例了。
8.环 境
环境是指沟通行为发生的场所或物质空间，是围绕着沟通空间直接或间接影响沟通的各种客观因素的总和。主要包括建筑、摆设、物品、颜色、味道、声音、温度、湿度、光线等。
科学研究证明，环境会对人产生很大的影响。心理学家明茨在20世纪50年代做过的一个实验说明了环境对人的巨大影响。在进行实验之前，先布置好两个房间：一间房窗明几净，庄重典雅，所谓beautiful room，简称“B”；另外一间房破烂简陋，凌乱不堪，所谓ugly room，简称“U”。实验对象分别被安排在这两个房间里，每个人必须对10张相片上的人做出判断，说出他（或者她）是“精力旺盛的”还是“疲乏无力的”，是“满足的”还是“不满足的”。结果处在“B”房间里的实验对象倾向于把照片上的人看成“精力旺盛的”和“满足的”；处在“U”房间里的人则倾向于把照片上的人看成是“疲乏无力的”和“不满足的”。可见，环境影响人的心态，改变人们对客观事物的看法。选择良好的沟通环境，对于沟通的成功是十分重要的。
在日常生活中的实践也证明：环境对人的影响力度是很大的。例如，在一个豪华的五星级酒店里，人们会不自觉改变或调整自己的沟通行为，使自己的言谈举止更加文明，与豪华酒店这个沟通环境的要求相符合。在高档的社交舞会上，男士们都会显得举止优雅，女士们则表现得温婉可人，力求与身处的环境档次相一致。
不同的环境往往形成不同的沟通气氛。会议室是进行公务沟通的好地方，但对恋人间的沟通来说，选择会议室显然不合适。他们更愿意去咖啡厅，那里环境幽静，服务周到，很适合私人间的情感沟通。
科学实验和沟通实践都证明环境对人会产生很大的影响。如何根据沟通的目标和沟通双方的实际情况，选择或者创造适当的沟通环境，对于保证沟通成功具有十分重要的意义。
9.背 景
沟通行为都是在某一特定肯景中发生的。任何形式的沟通都会受到背景因素的影响和制约。有什么样的背景，沟通双方就会采取与之相适应的沟通行为和方式。对一个员工来说，与新上司沟通所采用的方式不可能和老领导沟通时采用的方式一样。与地位高的人沟通和与地位低的人沟通，所采用的方式和方法也是不同的。一方面，沟通的行为和方式可由沟通双方所掌握；另一方面，沟通行为和方式的选择也会受到环境和背景因素的影响。一般来说，影响沟通的背景因素有心理背景、社会背景、文化背景和信誉背景。
不同的国家或民族有着不同的文化背景，文化背景的差异会造成沟通障碍。例如，中国人见面常问“吃了吗”“上哪儿去”，这是一种友好的表示，类似于“你好”。如果对西方人也这样打招呼，对方就会不愉快，认为是干涉他的私事。
汉语中的一些习惯用语，往往体现了中华民族的独特文化。例如，“丢卒保车”来源于中国的象棋文化，比喻为牺牲局部利益，保全整体利益；“马后炮”是中国象棋的术语，引申到生活中是指不及时的帮助；“红娘”是我国古典戏剧《西厢记》中的一个人物，当红娘就是做媒人。这些词语的意思，中国人一般都理解。可在跨文化交流中，不了解中国文化的西方人就无法理解：“丢卒保车”的“车”是什么意思？“马后炮”说明了什么道理？西方人认为，“红娘”就是穿红衣服的女人，当一个男性表示愿意当“红娘”时，西方人就会感到不可思议。
心理背景、社会背景、文化背景和信誉背景是沟通过程中看不见、摸不着但又客观存在的并对沟通产生影响的隐性因素。不论人们是否意识到它们的存在，它们对沟通目标的确定、沟通进程的推进、沟通方式的选择，都会产生重要的影响。
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