工程合同索赔文件处理

1.索赔证据

任何索赔事件的确立，其前提条件是必须有正当的索赔理由。对正当索赔理由的说明必须具有证据，因为索赔的进行主要是靠证据说话。没有证据或证据不足，索赔是难以成功的。按照《建设工程施工合同》文本中所规定的，当合同一方向另一方提出索赔时，要有正当索赔理由，且有索赔事件发生时的有效证据。

证据作为索赔文件的一部分，关系到索赔的成败。证据不足或没有证据，索赔是不能成立的。证据又是对方反索赔攻击的重点之一，所以承包人必须有足够的证据证明自己的索赔要求。

在工程项目的实施过程中，会产生大量的工程信息和资料，这些信息和资料是开展索赔的重要依据。如果项目资料不完整，索赔就难以顺利进行。因此在施工过程中应始终做好资料积累工作，建立完善的资料记录和科学管理制度，认真系统地积累和管理施工合同文件、质量、进度及财务收支等方面的资料。对于可能会发生索赔的工程项目，从开始施工时就要有目的地收集证据资料，系统地拍摄施工现场，妥善保管开支收据，有意识地为索赔文件积累所必要的证据材料。

（1）对索赔证据的要求

①真实性。索赔证据必须是在实际工程过程中产生，完全反映实际情况，并能经得住对方推敲。由于在工程过程中，合同双方都在进行合同管理，收集工程资料，所以双方应有相同的证据。使用不实的，或虚假证据是违反商业道德甚至法律的。

②全面性。所提供的证据应能说明事件的全过程。索赔报告中所涉及的问题都应有相应的证据，不能零乱和支离破碎。否则，退回索赔报告，要求重新补充证据。这会拖延索赔的解决，损害索赔方在索赔中的有利地位。

所以在工程中，对涉及合同的所有工程活动和其他经济活动都应做记录，对所有涉及合同的资料都应保存。

③及时性。包括两方面内容：

a.证据是工程活动或其他经济活动发生时的记录或产生的文件，除了专门规定外，后补的证据通常不容易被认可；

b.证据作为索赔报告的一部分，一般和索赔报告一并交付对方。

④关联性。索赔的证据应当与索赔事件有必然联系，并能够互相说明，符合逻辑，不能互相矛盾。

⑤有效性。索赔证据必须具有法律效力。一般要求证据必须是书面文件，有关记录、协议、纪要必须是双方签署的；工程中重大事件、特殊情况的记录、统计必须由监理工程师及业主签证认可。

（2）证据的分类

索赔中的证据通常可分为如下几类：

①干扰事件存在和事件经过的证据。主要为来往信件、会谈纪要、业主或监理工程师的指令等。

②证明干扰事件责任和影响的证据。

③证明索赔理由的证据。如合同文件、备忘录、会谈纪要等。

④证明索赔值的计算基础和计算过程的证据。如各种账单、记工单、进料单、用料单、工程成本报表等。

在合同实施过程中，资料很多，面很广。在索赔中要分析考虑对方需要哪类证据，哪类证据最能说明问题，最有说明力。

（3）常见的索赔证据类型

①招标文件、工程合同及附件、业主认可的施工组织设计、图纸、技术规范，工程各种有关设计交底记录、变更图纸、变更施工指令、工程各种会议纪要等。

②工程各种经业主或监理工程师签认的签证，工程各种往来信件、业主或监理工程师指令、信函、通知、答复等。

③施工计划及现场实施情况记录，施工日志及工长工作日志、备忘录。

④工程送电、送水、道路开通、封闭的日期及数量记录，工程停电、停水和干扰事件影响的日期及恢复施工的日期。

⑤工程预付款、进度款拨付的数额及日期记录。

⑥工程图纸、图纸变更、交底记录的送达份数及日期记录，工程有关施工部位的照片及录像等。

⑦工程现场气候记录，有关天气的温度、风力、雨雪等。

⑧工程验收报告及各项技术鉴定报告等。

⑨工程材料采购、订货、运输、进场、验收、使用等方面的凭据，工程会计核算资料。

⑩建设行政主管部门发布的工程造价指数、政府发布的物价指数、工资指数，国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件、规定等。(www.xing528.com)

2.索赔报告

（1）对索赔报告的要求

索赔报告是向对方提出索赔要求的书面文件，是索赔方对索赔事件的提出。对方的认可或反驳就是针对索赔报告的。调解人和仲裁人只有通过对索赔报告的了解来分析合同实施情况，以及承包人的索赔要求，评价它的合理性，据此作出决议。所以索赔报告应是充满说明力，具有法律效力的正规的书面文件。

索赔报告必须有力地证明干扰事件的存在和影响，证明自己的索赔理由和根据。要取得索赔的成功，索赔报告首先必须无懈可击。

索赔报告如果准备不当，会使索赔方失去在索赔中的有利地位和条件，使正当的索赔要求得不到应有的妥善解决。

索赔报告的起草需要实际工作经验。对重大的索赔或一揽子索赔最好在律师或索赔专家的指导下进行。索赔报告的一般要求如下：

①索赔事件应是真实的。这是整个索赔的基本要求。它关系到索赔人的信誉和索赔的成败，索赔报告中所指出的干扰事件必须有有力的证据来证明。这些证据应附于索赔报告之后，对索赔事件的叙述必须清楚、明确，不夸大事实，不包含任何估计和猜测，也不可用诸如“可能”、“大概”、“也许”等用语，这会使索赔要求苍白无力。

②责任分析应清楚、准确。一般索赔报告中所针对的于扰事件都是由对方责任引起的，应将责任全部推给对方。不可用含混的字眼和自我批评的语言，否则会丧失自己在索赔中的有利地位。

③索赔要求合情合理，有根有据。

在索赔报告中特别应说明如下几点：

①干扰事件的不可预见性和突然性。对它不可能有准备，无法制止它的发生，也不能施以影响。

②在索赔报告中可以叙述所采取的措施以及它们的效果。

③由于干扰事件的影响，使工程实施受到严重干扰，使工期拖延，费用增加。应强调干扰事件与工程受到的影响和索赔值之间有直接的因果关系。

强调这些是为了使索赔理由更充足，使对方在感情上易于接受本方的索赔要求，使人觉得索赔要求符合实际，合情合理。

④索赔报告通常很简洁，条理清楚，各种结论、定义准确，有逻辑性。索赔证据和索赔值的计算应很详细和精确，不能有差错。尽力避免索赔报告中的用词错误、计算错误、打字错误等。这会降低整个索赔要求的可信度，使人觉得索赔要求不严肃。

⑤用词既要简单明了，又要婉转。特别是作为承包人，在索赔报告中应避免使用强硬的不友好的抗议式的语言，也不要用似乎深奥或含有讽刺意味的句子，不能因为语言而伤了双方的感情，导致索赔失败。

（2）索赔报告的格式和内容

工程索赔文件通常由三个部分构成：

①索赔方向对方提出索赔要求的索赔意向通知（或索赔信、索赔函）；

②在通知中应简要说明索赔事项、主要索赔理由、索赔要求（费用和工期）等；

③索赔报告正文。

在工程中，对单项索赔，可设计统一格式的索赔报告，这使得索赔处理比较方便。总索赔报告的形式可以灵活确定，但实质性内容相似。索赔报告一般包括如下内容：

①标题。索赔报告的标题应该能够简要准确地概括索赔的中心内容。

②索赔事件叙述。详细描述事件过程，主要包括：事件发生的工程部位、发生的时间、原因和经过、影响的范围以及承包人当时采取的防止事件扩大的措施、事件持续时间、承包人已经向业主或监理工程师报告的次数及日期、最终结束影响的时间、事件处置过程中的有关人员办理的有关事项等，并尽量引用报告后面的证据作为证明。

③理由。是指索赔的依据，主要是法律依据和合同条款的规定。合理引用法律和合同的有关规定，建立事实与损失之间的因果关系，说明索赔的合理合法性。

④影响。简要说明事件对索赔方的影响。而这些影响与上述事件有直接的因果关系。重点围绕由于上述事件原因造成成本增加和工期延长，与后面分项的费用计算还应有对应关系。

⑤结论。指出对方造成的损失或损害及其大小，主要包括要求补偿的金额及工期，这部分只须列举各项明细数字及汇总数据即可。结论最后应明确提出具体索赔要求：费用索赔多少元，工期索赔多少天（或周、月）。

⑥附件。附件一般包括如下两个部分。

a.支持索赔报告所列举的事实、理由、影响的证明文件和证据。

b.详细计算书。为了证实索赔金额和工期的真实性，必须指明计算依据及计算资料的合理性，包括损失费用、工期延长的计算基础、计算方法、计算公式及详细的计算过程。