中西方礼仪文化对涉外秘书工作的作用与影响

（一）中西方礼仪文化各自具有的特点

文化具有十分广泛的含义，通常是指一种体系，涵盖了某一共同生活方式，主要包括社会中一定的行为模式、价值取向、道德准则、生活习惯、礼仪风俗等很多方面的内容。随着人类社会的产生，社会礼仪也应运而生，并且演变为一种文化现象渗透社会生活的方方面面。它是在社会生活中人们的行为方式和活动形式的总和，而且是约定俗成的，与礼的要求相符合，用以维护礼的精神，对于人际关系具有协调和指导作用，它拥有礼貌、仪式、仪表、礼节等具体的表现形式。

1.中国礼仪文化所具有的特点

东方民族特别是中华民族特别重视血缘和亲情关系，故而遵从“血浓于水”的传统价值观念，因此其最稳定的人际关系当然是血缘关系。在此基础上，衍生出了中国传统的大家庭，往往是三世、四世同堂，所有家庭成员都生活在一起，而家庭中每个成员之间的关系，依靠着家长来维系，而且家长在大家庭里具有绝对的权威地位。同坦诚、率直的西方人相比，中国人一般都表现得非常含蓄和谦逊。随着年龄的不断增长，大多数中国人的心态渐趋平稳，这一特点突出表现在他们心安理得地认可“老”字，并且呈现出怡然自得的心态。在中国，“老”是褒义的，为了表示对于上了年纪的人的尊重，在其称呼前面往往要加上一个“老”字。中国人特别讲究礼尚往来，这就涉及一个送礼的问题，而且具有繁多的名目，主要表现为：一些重要的节日里人们在相互拜访时要带上礼物，日常生活中的婚丧嫁娶以及生日、升职、升学、乔迁等都需要送礼，以表达一份心意。这与西方人的习惯完全不同，一般他们不会轻易给别人送礼物，除非人际关系比较稳定和亲密。

2.西方礼仪文化所具有的特点

西方人强调对人的行为的规范，强调人要具有良好的教养，例如男士要尊重妇女、要有绅士风度等。同时，西方人对于个性自由十分推崇。因此，在不违反法律的前提下，西方礼仪时时处处都强调个人拥有绝对的自由，强调个人具有神圣不可侵犯的尊严，崇尚个人的力量和利益。因此，西方人对于自己的“私人的”所有权被冒犯是非常反感甚至是愤怒的，因为这一行为在他们看来是十分不礼貌的。西方人具有很强的独立意识，他们往往不愿意自己老去，也常常不服老，因此他们更加地珍惜时间。西方人强调人是生而平等的，因此勇于面对、积极参与竞争，而对血缘与家庭关系往往比较漠视，这一点同中国人的传统家庭观念格格不入。

（二）在秘书工作中礼仪具有的作用

秘书工作的主要服务对象是领导，其服务形式主要是充当领导的参谋和助手，其服务或工作的内容主要是进行信息的处理。作为领导的参谋和助手，秘书人员所从事的工作必须有助于领导的决策和管理，因此其实施公务行为时，不可避免地要接触社会组织中形形色色的人，理顺各种复杂的关系，安排好各种各样的活动，而上述工作或者活动都涉及礼仪的内容，有的是包含礼仪，有的直接就属于迎接宴请客人等的礼仪活动。所以说在秘书工作中，礼仪具有十分重要的作用。

1.做好礼仪工作是秘书最基本的一项职能(www.xing528.com)

从秘书诞生那天起，礼仪工作便是其必须承担的一项重要工作职能，也就是说礼仪与秘书相生相伴。例如极为普通的接打电话工作，在秘书看来就是非常重要的工作内容。与接打私人电话完全不同，秘书在接打公务电话的时候，尽管并非直接与对方进行面对面的接触和交流，但是这一过程同样是一个单位窗口形象的反映。鉴于此，秘书在接打公务电话时，一定要注意规范用语、讲究礼仪；再比如说，在社会交际中往往需要组织接待活动，而这正是秘书的职责范围。在这一过程中，秘书人员必须做到对来宾、客人以礼相待。包括迎接、介绍来宾，以及宾主相互握手、给客人送鲜花、陪车以及行路中的引导、为客人挡驾、送别客人、待客时的举止与着装、送客人礼物或接受客人礼物等，都要特别注意讲究礼节礼仪。通常来说，领导选拔聘用秘书人员，往往是为了解决交际中的礼仪问题，也就是说，秘书人员所从事的工作一般都与礼仪有关，进而辅助领导进行决策。而在具体的工作中，往往领导的决策具有刚性的特点，在具体执行中绝对不能打折扣，但是秘书所从事的有关礼仪的工作往往具有柔性的特点，因此可以对决策的压力具有一定的缓冲作用，且对于因决策而导致的紧张具有调节功能，使因决策而导致的隔阂与误解得到很好的沟通。因此，秘书人员如果不懂、不知礼仪，甚至不屑于遵从礼仪，基本可以断定他是不称职的。

2.礼仪工作可以辅助秘书进行公关活动

一个社会组织，要想得到与之相关的公众的了解和支持，从而为自身事业的发展营造一个良好的社会关系环境，就必须借助一定的宣传和传播手段来树立自身良好的形象，这就是所谓的公共关系。而在公关的过程中，秘书的工作起着汇总和传播信息的作用，从而使组织与公众之间建立起互相了解与信任的良好关系，在社会各界树立起组织的良好形象。而在秘书进行公关的过程中，礼仪就成了重要的辅助手段。例如，向公众传播组织的信息，同时向组织的决策层反馈公众的信息，就是一种公关实务活动。要做好决策的辅助工作，秘书人员就必须要对传播媒介加以充分利用，有计划地向公众传播沟通信息。而这种传播沟通的形式是多种多样的，其中最为基本的形式是人际间的传播。可以说，无论是利用语言、服饰和举止进行人际传播，还是利用电报、书信、电话等方式进行传播，都不可能避开礼仪，因此说礼仪是人际传播所必须重视的一种媒介。具体说就是，在人际传播的过程中，特别要注意合乎规范的语言、服饰、行为和仪表，营造与一定场合相适应的情感氛围，注意选择运用亲切准确得体的书面形式和语言。总而言之，在具体的公关实践中，秘书人员合理运用礼仪，对于组织形象的树立、组织声誉的提高，都具有重要的作用。

（三）中西礼仪文化的差异对涉外秘书工作产生的影响

1.在社会交往方式方面的礼仪差异对涉外秘书工作产生的影响

无论是中国文化还是西方文化，都十分注重人际交往，但是在交往观念和方式上的差异还是非常明显的。例如：中国人在人际交往的过程中显得热情好客，喜欢嘘寒问暖，毫无保留地回答对方关于自己职业、年龄、婚姻状况、收入和子女等的询问，而且认为没什么可保密的。与此相反，西方人对于对方的上述个人隐私问题非常重视，往往也不会去过问和了解。在双方碰面打招呼时，中国人习惯于问对方去哪儿，而且这是中国人认为的一种非常正常的招呼形式。但是在美国，如果问对方去哪儿，则可能会令对方非常尴尬，因为大家都知道不该过问对方的隐私。因此，在跨文化交往的过程中，涉外秘书人员不能显得过分热情，而要注意把握好分寸和尺度，不能表现出对国际友人过度的关心。在具体的应酬交往时，要区别与己方不同的关系，相应地保持一定的距离。一般情况下，要保持大于0.5米而小于1.5米的社交距离，大于1.5米而小于3米的礼仪距离，以及3米以外的公共距离。在迎送、款待国际友人时，涉外秘书要注意绝对不能过度地谦虚。以赠送礼品为例，西方人往往都是直截了当地对受礼人说“这是我为你精心挑选的礼物，希望你能够喜欢”之类的话。相反，中国人虽然在选择礼物时也是精挑细选的，但是在送出礼物时却要对受礼方极尽恭敬和谦虚，往往会说“微薄之礼不成敬意，请笑纳”之类的话。因为送礼人过度的谦虚，毫无疑问会使礼品的分量大大减轻了。鉴于此，当国际友人称赞褒奖自己的工作或者服务态度或质量时，涉外秘书切不可过谦，只需要大大方方地接受并表示感谢即可。作为东道主，涉外秘书在设宴款待国际友人时，在对菜品进行介绍的过程中，要有意识地说明：这是我们特意为您精心准备的菜，这道菜在本地最有特色，这道菜这家菜馆烧得最好等。如果认为必须向国际友人赠送礼品，一方面要表达出是精心为对方准备的，另一方面也要对于礼品的特点、用途和寓意加以简要说明。

2.不同的社会生活礼仪习俗对涉外秘书工作产生的影响

习俗又称风俗习惯，是指各国、地区、民族因为存在不同的地域、历史、文化和种族差异，而形成的不同的精神文化，主要涉及交往应酬以及衣食住行等方面。因此，涉外秘书在同国际友人打交道的过程中，一定要事先了解他们的社会生活礼仪习俗，并且做到绝对的尊重。例如：在设宴款待国际友人时，必须选择同时适合主、客双方的宴请时间，特别是要注意不要与对方禁忌的日子撞车。对于西方人来说，他们不喜欢在圣诞夜安排宴请活动。在安排和烹制菜品时，一定要考虑到西方人禁忌的饮食，例如，通常情况下英美人不喜欢食用宠物、稀有动物以及动物的头和爪等部位。同时要注意不能与西方人交叉干杯。另外，在与西方人应酬交往时，涉外秘书还必须重信守诺，因为西方人通常会把对方是否守时，作为评判一个人是否负责任工作、是否值得合作共事的重要标准和依据。在西方人看来，重信守诺是一个人的素质和形象的直接反映。遵守时间、遵守秩序，体现出了西方人工作作风的严谨。同时，西方人严格区分工作和业余的时间，绝对不在下班或者休假期间讨论关于工作的问题，甚至休假时绝不涉及任何工作方面的交往。相反，有些中国人则对于时间概念不是很重视。这些西方人的生活礼仪习俗，也需要涉外秘书在工作中特别注意。