联系举办者，准备工作，统计收入和成本，建立客源档案系统

宴会设计是指酒店宴会部受理客人的宴会预订后，根据宴会规格要求，编制出宴会组织实施计划的书面材料，包括从宴会准备到宴会结束全过程中组织管理的内容和程序。

宴会的程序分为3个阶段，即准备阶段、进行阶段和结束阶段，这3个阶段又可细分为受理预订、计划组织、执行准备、全部检查、宴前接待、开宴服务、结账送客、整理结束等环节。

在客人订餐时，应向客人了解所有同宴会有关的要求，如举行宴会的日期、参加宴会的人数、宴会的形式、每人消费的标准以及所需提供的额外服务和物品、客人口味特殊要求等。如果客人决定预订，可将这些信息直接记入宴会登记本，这样可以防止与其他宴会重叠。对未确定的宴会，要与举办者保持联系，了解有关进展情况。对已预订宴会的举办者同样需要保持联系，以便及时了解人数、日期的变更信息，如果客人取消预订，则应和蔼地了解取消的原因。

对于大型宴会和高档宴会，必须与客户签订合同，合同中要明确双方的权利和义务，所有经双方同意的特殊项目亦要记入合同。签完合同后，通常应收取一定比例的预付金，假如举办者临时取消宴会，则根据合同规定将全部预付金或部分预付金还与客人。收取预付金及退回预付金的数目各餐厅不同，一般由餐厅根据情况确定。

接受宴会预订后，宴会部应根据宴会的人数、要求、标准做好准备工作，并以宴会通知单和工作程序的形式通知有关部门。通知单是安排厨房人员和服务人员工作的依据，可根据合同制定，有些规定很细的合同复印件也可作为通知单使用，但应将价格抹去。对于大型宴会和高规格宴会，还应画出宴会的场地安排图，并在宴会前召集所有的宴会服务人员和厨师长开会，介绍宴会程序，安排任务，使所有工作人员都了解相关情况，包括特殊菜肴的制作过程和上菜技艺。这样可以防止宴会服务过程中出现手忙脚乱的情况，确保宴会有条不紊地进行。各项准备工作完成后，宴会经理应逐项检查，及时发现并处理存在问题。(www.xing528.com)

宴会开始后，厨师便可按照通知单开始菜肴的烹制工作，服务员上菜时要按照菜单的顺序一道道上。对于大型宴会，上菜的时间要听从宴会负责人统一安排，以免错上、漏上或造成各桌进餐速度不一致。上菜的速度与节奏必须掌握好，太快会显得仓促忙乱，客人享受不到品尝的乐趣，太慢则可能使宴会中断，造成尴尬局面。服务员每上一道菜都应向客人介绍菜名和烹制方法，如客人有兴趣则可简单介绍与地方名菜相关的民间故事。有些特殊的菜肴应介绍食用方法，在介绍前，将菜放在转台上展示菜的造型，使客人能领略到菜的色香味形，边介绍边转台，让所有客人都看清楚。

宴会结束后，宴会负责人应以文字形式征询客人的意见，这将加深经营者与顾客之间的感情，为进一步合作奠定基础。通过客人的负面反馈可以了解餐厅需要改进的地方，正面反馈则可增强餐厅的信心。宴会部门每月还应统计一份详细的业务表，它有助于分析宴会的收入和成本，并可作为今后的宴会预算依据。

最后要建立客源档案系统，为今后的业务提供历史资料，如某企业的周年庆典日、某老板生日等，这样宴会销售人员便可有目的地进行推销。

宴会往往能给餐厅带来较高的利润，如果餐厅的宴会业务较多，则需设置专门的宴会经理负责此项工作。宴会经理应具备财务控制、员工组织以及按照费用标准安排最佳菜单和服务标准的能力。精心计划和预测，对可能发生的问题做到心中有数，这是宴会成功的关键，宴会经理应将所有需检查的问题以表格形式列出，然后按表逐项检查，并要将宴会程序中所有的细节告诉员工，因为大家心中有数比一人心中有数更利于办好宴会。