高校教学档案信息化建设的理论研究与实践成果

在高校所谓的教学档案信息化管理主要是指将档案信息数字化，同时在档案的收集、鉴定、整理、统计、编写研究、检索、保管以及使用等过程中以计算机等信息技术为主要的工具。做到信息管理上的标准化、资源管理的数字化以及信息服务上的网络化，进而使电子档案以及电子文件更加规范化。目前高校的教学档案信息化管理主要是对档案资料、工作流程以及档案检索查阅实现信息化管理。

（一）解决高校教学档案信息化管理问题的方法

1.加大人力、物力、财力的投入

为了能够解决高校教学档案信息化管理中出现的问题，首先应该要加大人力、物力、财力的投入，不仅要对相关的工作人员进行信息化管理的培训和指导，建设一支比较稳定的、专业的档案信息化管理队伍，使其能够掌握基本的计算机技能。其次要对档案信息化管理使用的各个软硬件和设备进行及时的补充和更新，加大物力投入，保证信息化管理在实际的工作中能够正常进行。最后还要加大经费投入，设置专门的档案信息化管理经费，保证在进行管理系统优化或其他工作时，能够有足够的经费支撑。

2.普及档案信息化管理知识

为了能够有效开展档案信息化管理工作，还应该要进行积极的宣传工作，提高人们对档案信息化管理的认识。可以通过学校的媒体进行大力宣传，提高人们对档案信息化管理的重视程度。同时也要将档案信息化管理工作纳入实际的学校整体工作安排中，实现统一管理和安排，确保档案的信息化管理也是学校工作的重要组成部分。

3.创新信息化管理的各项服务

高校教学档案信息化管理中主要是依靠计算机等网络技术进行电子化管理，其中档案管理应该要建设专业的档案查询、归档和编辑平台，这样能够有效地进行档案的收集、查阅和存储，不仅能够降低纸质成本，同时也能够减少材料消失的次数，提高工作的效率，节省时间，并进行了规范化和标准化的管理。除此之外，相关的工作人员要及时创新档案信息化管理的各项服务，要在内容、方式、模式等各个方面进行创新，提高档案的使用价值。也可以将学校的档案电子网站与相关的教育网站进行链接，实现电子化资源的共享，提高档案信息化管理水平。

4.进行专业培训，加强素质培养

在高校的教学档案信息化管理中，相关的工作人员自身的专业知识和素养是影响实际工作的重要因素。因此在实际的工作中为了能够保证档案信息化管理有序、顺利开展，同时提高信息化管理的水平，应该要对相关的档案信息化管理人员进行专业知识的培训，提高他们的专业技能，使其能够在信息化档案管理中熟练运用各种计算机技术，保证高校教学档案信息化管理更加完善，工作更有效率。

高校的教学档案信息化管理工作需要得到高校领导以及管理人员的重视。在实际的高校工作中将档案管理工作纳入整体的工作计划中，保证档案信息化管理的工作人员能够提高自身的专业素养和专业知识，能够熟练运用信息技术进行信息化管理。同时高校也要加大高校的档案信息化管理人力、物力和财力的投入，保证各项管理设备跟上，实现信息共享，确保档案信息化管理工作进展顺利。

（二）加强高校教学档案管理工作的措施

1.提高高校教学档案管理者的素质

高校档案人员是高校档案事业的主体，档案人员素质的高低，关系到高校档案部门的职能发挥。全面提高档案人员的整体素质，是高校档案工作质量提高的重要保证。

第一，人才引进采用招聘方法，让一些具有专业知识、专业技术技能的人才充实进来。敢于大胆使用具有档案理论知识和专业技术特长的年轻人，对他们身上存在的不足应加以正确引导教育，发现他们的优点和长处，发挥他们的聪明才智。档案工作连续性强，基础业务和规章制度建设需要档案人员较长时间的学习，积累经验。

第二，加强对档案人员的继续教育。面对21世纪档案工作的未来，为适应岗位发展的需要，档案人员必须拓展知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以适应本学科最新发展的动态。高校档案专业人员继续教育的类型和形式、方法与手段，可因人而异。平时牢固掌握档案基础知识及基本技能，随着时代的发展需要及时补充一些新技术新方法，因此需要灵活掌握。高校档案人员要补充有关档案知识，不能“等”和“靠”，最简单有效的办法是通过自学来掌握、通过实践来提高。

第三，引入竞争机制，鼓励拔尖人才脱颖而出。高校档案部门引入竞争机制有利于造就激励人们奋发向上的外部环境，要改变“安于现状、不思进取”的状况。这就需要制定切实可行的岗位考核标准与措施，把考核与评优、晋级挂钩，使每个档案人员所担负的岗位职责适当高于其能力，因人而异，安排一些具有挑战性的工作。这样就会让他们产生紧迫感，并充分调动档案人员的积极性。

2.进一步加强规范，完善管理体制和工作机制

做好高校档案工作，在工作方式上必须遵循科学规范的原则，理顺关系、健全制度，完善机制，规范管理。

工作体制上必须遵循集中统一管理的原则，部门形成档案，学校集中管理，防止分散管理出现的弊端。

完善管理制度。建立健全学校、部门和单位的档案管理制度，从档案的鉴别整理、保管征集、分类归档、裁剪装订、建档定级到查看借阅直至责任追究都要有完善的规章制度，推进档案管理工作的制度化和规范化，特别要做好档案的收集、整理和归档工作。

一是严把收集关。要明确收集范围，及时、准确、全面地收集学校教学科研和管理服务所形成的各类材料，对学校教育教学一些重要活动、重大事件要及时收集补充，确保档案的完整性。

二是严把鉴别关。要对收集来的归档材料进行认真的鉴别审核，做到取之有据、含之有理。

三是严把整理关。收集来的归档材料，要严格按照规范进行整理立卷，做到分类准确，编排有序，目录清楚，纲目分明，装订整齐。

四是创新工作机制，进一步提高服务水平。可实行责任追究。明确基层单位的主要负责人为档案管理工作的第一责任人，专（本）职管理人员为直接责任人，把档案管理工作纳入单位年度目标考核和干部个人评优考核，实行责任追究。

3.创新高校教学档案管理模式，运用网络技术进行现代化档案管理(www.xing528.com)

高校教学档案管理模式应该由传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。随着计算机和多媒体网络技术的加速融合发展，把现代科学技术手段运用到高校教学档案管理工作中去，改变传统的手工操作管理模式，数字化档案馆的建设成为21世纪档案业务建设的必然发展趋势。

现代化管理档案工作人员借助现代计算机技术及网络通信技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储从而实现同一事物的多种形式表现。同时改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。现代的信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好，同时大大减少了人力、物力、财力。

进一步加强信息化建设，推进管理升级达标。信息化建设是新时期高校教学档案工作的客观需求，也是高校教学档案工作服务创新和管理创新的重要标志。推进高校教学档案馆数字化、网络化和检索自动化建设，已成为高校教学档案管理的大势，也是高校教学档案管理工作取得重要进展的突破口。学校应加大资金投入，改善档案馆相关硬件设施，对档案信息化进行重点建设。要以推进档案的数字化进程为基础，以电子文档的归档和管理为重点，积极推进档案管理从纸质化管理为主向数字化管理的转变。要根据新形势下档案工作的新要求，充分利用网络技术，对档案信息进行征集、加工整理、分类储存，使档案信息成为能够多角度检索，自由提取的系统化信息资源，推进手动检索向自动化检索转变。提高档案管理质量，使学校的档案更好地服务于教学科研和管理工作。

加强档案馆信息网络建设，在因特网上建立档案信息主页，搞好网络化服务，让“死档案”变成“活资源”，为使用者提供丰富鲜活的档案信息；按照信息化标准建成的档案馆，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地获得这些信息。并且其信息存储和用户访问不受地域限制，这种档案馆信息网络能把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理和查询集成在一起，使这些信息得到最大限度的利用，从而改变过去那种信息量少、传播速度慢、覆盖面窄、信息利用有局限于的不利状况。

（三）高校教学档案信息化管理的有效策略

进入21世纪以后，人类社会的发展模式发生了巨大的转变，信息技术、网络技术以及数字技术成为时代发展的主流。在高校教学档案管理工作中，实现信息化管理也成为高校建设管理不断努力与探索的方向。但是从目前的情况来看，高校教学档案管理的信息化建设，仍然处于起步阶段，仍然有许多问题需要解决，这就要求管理者对档案管理的信息建设问题进行更加系统而周密的分析，尽快找到有效的建设对策，以期为高校教学档案管理水平的进一步提高提供支持。

1.高校教学档案信息化管理面临的挑战

（1）资金投入较大、筹集较为困难

资金筹集困难已经成为现代高校教学档案信息化管理的一大难题。高校要想做好信息化建设工作，首先就应该购置相应的计算机、打印机、扫描仪等信息化设备。同时，还需要相应的网络系统以及安全系统作为支持，这些都需要大量的经费投入。另外加上电子产品更新换代较快，生命周期也较短，后续的维修、更换以及升级费用都比较高，需要进行长期不间断的投入。

（2）建设任务重，见效难

档案信息化管理过程中，需要对现在档案资料进行录入整理，通过扫描等手段来将各类文书、音像、照片、书籍等载体转换为电子文档。还需要按照要求利用文档处理软件将各类数据进行整理规范，以方便使用者进行检索；另外，信息化管理也需要对客户提供网上资源共享平台，做好远程信息服务工作，以及网络安全等工作，这些工作不仅工作量大，而且对工作质量也要求较高，要想全面做好这些必然需要经历长期的系统建设与完善，如果在经费、技术及人员等方面无法保障，则很难看到明显的成效。

（3）管理队伍要求高，人才吸收难

档案信息化建设对档案人员的思想观念、专业技能以及计算机操作水平等都提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要熟练的操作计算机，也需要具有较高的信息判断及运用能力，同时又能够精通档案相关的业务知识。但是受传统高校教学档案管理用人制度的影响，档案管理人员的待遇较低，岗位管理松散，很难吸引并留住优秀的管理人才，直接导致档案部门人员老化、工作方法老套、进步慢、缺乏创新精神等问题。

（4）环境变化快，服务方式转变难

以往的高校教学档案部门工作观念比较落后，再加上高校教学档案管理部门也不存在什么竞争压力，所以管理人员普遍存在应变能力差、缺乏竞争意识的问题。在实现档案信息化管理后，档案管理的服务范围更加广泛，服务方式也更加透明公开，这要求档案管理部门及时更新服务理念，转变工作态度与方式，不断拓宽业务领域，提升服务质量，以保证档案信息化管理工作的整体水平。这一点对长期从事传统档案管理工作的人员来说，无疑是一种挑战。

2.高校教学档案信息化管理的有效对策

（1）加强档案信息化的基础设施

高校应该将档案信息化建设纳入总体发展规划当中，在投入资金及政策方面做好保障，进一步加强档案信息化的基础设施建设。提高档案管理部门及人员的计算机及网络技术应用水平，以充分发挥档案信息化系统的功能及作用。另外，高校还应该加强内部局域网的建设，实现档案管理系统与其他办公网络的对接，以实现各单位及部门向校档案管理部门的远程归档工作，推进档案管理的数字化进程。

（2）创新档案信息化的管理制度

对档案管理制度进行创新，是保障档案信息化建设的根本。高校应该根据自身发展与建设的需要，对内部、外部关系进行重新调整，对上级与下级的关系、部门与部门之间的关系也进行重新调整，保证信息化的档案管理制度体系能够成为高校管理工作的重要组成部分。利用制度来规范及约束高校档案管理的方式及工程流程，使档案管理工作成为高校其他工程的有力支撑。另外，高校档案管理部门还应加强对网络信息安全及保密工作的研究，进一步提升档案管理系统的安全系数。

（3）创新管理理念，提升服务质量

高校教学档案的信息化管理，必须充分结合自身的发展需要，积极借鉴国内外的先进管理技术与管理理念。但是要切忌死搬硬套，缺乏创新。档案的信息化建设应避免重复建设，也不能只重视档案管理系统软件与服务器的建设，而要结合自身的档案工作实际情况，同时还要兼顾信息技术发展与更新的趋势，对档案管理的信息化进行创新管理。进一步加大档案管理软件的应用宣传，提高档案信息化技术应用及管理水平，为实现档案资源的信息共享创造有利条件，全面保证档案信息化的管理质量。

（4）强化档案管理队伍建设

相对于其他工作来说，档案管理工作比较枯燥，无法激发工作人员的热情。在档案信息化建设过程中，高校必须注重对档案管理工作的重视，采取积极有效的措施来稳定档案管理队伍。高校不仅要做好管理队伍的思想政治教育工作，还要在工作条件及待遇方面给予适当的照顾，使档案管理人员的工作热情得以激发。另外，高校还应该做好相关人员的业务培训工作，从档案管理知识及信息技术等方面入手，有计划、有目的地培养一些既懂得档案管理，又能够灵活运用计算机及网络技术的复合型人才。高校可以有组织地吸收和培养一些业务骨干，利用这些骨干的模范带头作用，来挖掘档案管理队伍的工作潜能，全面提升高校档案管理的整体水平。

档案管理的信息化建议，可有效发挥计算机及网络的技术功能，通过档案管理软硬件、档案数据库等管理系统的建设来实现档案录入、文件保存与应用，实现档案资源的共享。总之，高校实现档案的信息化管理，不仅改善了以往档案管理效率低、档案资源利用不充分、不及时的问题，也提升高校档案管理的服务质量，对高校各项工作改革与发展具有重要意义。