高校教学档案管理问题及解决方法

教学档案作为教学活动的原始记录，是反映教学过程的系统而完整的历史资料，是日后进行教学改革和教研活动的基础资料，也是日后研究和处理问题的原始证据。因此，加强教学档案的管理，建立健全教学档案，充分开发教学档案信息，对于推动教学改革，提高教学质量具有十分重要的作用。

（一）教学档案内容

教学档案具有来源渠道多、涉及范围广等特点。教学档案的内容主要有以下几种类型：

1.综合类

主要包括上级主管部门下达的指令性、指导性文件，学校教学改革、培养目标、培养计划、专业设置方面的指示、规定和办法，学校发展规划、实施计划和会议记录等。

2.学生类

主要包括学籍材料、学籍变动材料、学生奖惩材料，学生入团、入党情况，学生参加各种大赛的情况，毕业生材料等。

3.课堂教学与实践教学类

包括教学计划、教学大纲、课程建设、教学实习、实习基地、毕业实习、教学质量检查、教师考核和教学质量评估等材料。

4.学科、专业与实验室建设类

包括专业设置、学科设置及实验室建设的材料，以及申报国家重点学校和实验室论证、申报、审批材料、总结等建设性材料。

5.教材类

包括各专业征订教材的情况，自编、参编、主编教材的情况，优秀教材的比例、自编教材的比例、习题集、实验报告和实习指导书等。

6.招生类

包括招生宣传材料和招生申报计划、上级主管部门的审批材料、新生录取材料、报到生的比例、年度招生的总结材料等。

7.制度建设类

包括教学管理制度、教师管理制度、学生管理制度、仪器设备管理制度等。

近年来，新的教育理念使高等院校在学科领域建设、办学方式等方面，呈现出多元化的发展特色。作为高校中心工作的教学环节，也随着教学形式和课程模式的多样化而趋于复杂化。这就使教学档案的种类不断增加，档案内容也日趋复杂化和多样化，这就给高校教学档案工作提出了更高的要求。

（二）教学档案管理中的问题

1.教学档案管理制度不健全

近年来，随着一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校教学档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：

第一，关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。

第二，有关职能部门档案记录不一致。如对学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。

第三，从档案建立上来看，有些高校设有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。

第四，从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。

2.教学档案管理人员素质不高

目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识，另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。

3.档案信息开发不足，档案管理效率不高(www.xing528.com)

目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各院系之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只往重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对教学档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。

（三）档案资源开发利用存在的问题

1.从档案管理部门角度分析

（1）档案观念淡薄，服务意识不强

由于档案工作效益的滞后性，人们往往重视高速度、高效益的工作，而忽视档案工作。多数高校认为档案工作只不过是管理承办过的文件而已，不了解档案工作的内容、性质和任务，更不了解按照一定的原则和方法管理档案，充分开发和利用档案资源。档案管理分散，档案人员缺乏管理知识，档案无法有效利用，这与传统的档案管理模式有一定的关系。以人工操作、汇集整理、保管保护为主的传统档案管理模式使得档案部门缺乏时代感和紧迫感，思想守旧，消极等待。因此，使大量具有利用价值的档案信息成了无人问津的“死档”，更谈不上发挥其社会效益了。

（2）管理体制不合理

目前，高校除了设置一个综合档案室外，还分别在教务处、学生处等部门设置档案室。档案部门的分散设置，一方面，使档案工作各环节无法实现统一化、标准化管理，难以形成规范、科学的档案管理模式；另一方面，给档案使用者查阅、利用档案带来很大不便。因此，不合理的管理体制，不利于档案资源的开发利用，严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益。

（3）档案结构单一

高校教学档案结构单一现象主要表现档案载体形式单一。绝大部分是纸质档案，很少有磁盘、光盘、影像等电子档案，不利于档案传播。

（4）档案管理人才匮乏，人员素质不高

人才资源是高校档案部门重要的战略资源，档案人员素质是高校档案工作信息化的关键。但目前，高校档案人才队伍存在许多问题，主要是整体素质较低、知识结构不合理、缺少服务创新意识。

2.从档案主管部门角度

（1）资金问题

高校档案工作信息化，设备、软件系统、人员技术等方面的配套，需要投入大量的资金。但是高校教学档案管理不是学校工作的第一线，档案主管部门很难争取到足够的资金支持，因此，高校档案室的建设工作相对滞后，无法适应当前新形势下档案管理工作。

（2）安全问题

档案信息具有本身的特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。高校教学档案信息化，加强了档案部门与外部间的联系，但也相应带来了像电脑病毒、黑客破坏等安全问题。这也是众多高校档案主管部门迟迟不同意上网，不能实现档案信息化的重要原因。

（四）档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设理论与实际结合不紧密

在当前高校教学档案信息化建设快速推进过程中，只是从档案本身发展的视角来进行信息化建设，并没有考虑信息时代人们对档案信息化建设的诉求，这就导致当前高校教学档案信息化建设时在视角和思路方面都存在问题，规划管理与执行之间的矛盾不断涌现出来，存在着各应用系统信息孤立的现象，信息碎片化现象十分严重。特别是部分档案信息分存于不同的部门，但各部门系统之间通用性、兼容性较差，从而导致资源无法实现共享，这对高校教学档案信息化建设带来了较大的负面影响。

2.档案信息化设定目标和内容层面步伐不一致

高校教学档案管理的基本目标是为了能够使档案工作更好地服务于高校教育教学的发展。高校教学档案管理主要是为学校教学科研及学生管理等提供良好服务。但在当前大部分高校教学档案信息化建设过程中，普遍存在重整理轻编研、重收集轻鉴定销毁的问题。高校教学档案数量较多，这也使整理工作需要耗费大量人力与时间，工作人员更多的时间都用来完成档案整理工作，这也使其无暇顾及档案编研工作。同时一味地收集各种档案信息，使高校教学档案馆馆藏越来越丰富，但由于存在着忽视档案价值鉴定环节的问题，给档案保存和管理工作带来了较大压力。这些问题的存在都严重阻碍了高校教学档案信息化建设的顺利开展。

3.标准规范体系尚需健全

当前高校信息化建设还没有实现集中性的归档管理，也没有完善的信息化建设规范和统一标准。而且高校各个院系及部门都有自己的信息系统，但各系统之间不具关联性，功能也不尽相同，由于缺乏统一的标准，造成各系统之间无法共享，严重阻碍了档案信息共享的实现。

4.数字档案信息安全保障亟待加强

数字档案信息不同于传统载体的档案信息，其运行离不开计算机与网络系统，这也给数字档案信息的安全带来了较大威胁。包括来自网络的计算机病毒、网络黑客等对信息资源的入侵和攻击、计算机操作过程中人为失误等，这些安全隐患很难有效预防，都会对档案信息资源的安全构成较大的威胁。可见，高校教学档案信息化建设过程中，数字档案信息安全保障亟待加强。

5.档案信息化建设的宣传不到位

近年来随着信息技术的快速发展，各高校教学档案信息化建设进程明显加快。在高校教学档案信息化建设方面，领导和各部门都给予了大力支持和积极配合，这也使档案软硬件设施及规章制度不断完善，档案管理水平得以有效提升。但对于档案宣传工作重视程度不够，人们对档案信息的重要性缺乏了解，制约了档案信息利用的质量与水平。即使在当前高校教学档案信息化大力发展的前提下，档案的功能和价值还没有完全开发出来，高校教学档案价值和文化功能得不到有效发挥，同时知识性和休闲性功能缺位，档案信息利用成效并未达到应有效果，因此，在档案信息化建设中，需要加大对档案快捷性和安全性的宣传推广力度。