高校教学档案管理的理论研究与实践

制约高校档案标准化、信息化进程的因素归纳起来主要有以下几个方面：

1.档案标准化、信息化管理未形成统一规范

教育厅、档案管理部门虽然提出了档案标准化、信息化管理的发展方向，但是并没有专门针对高校的档案管理提供一套标准、统一的规范，也没有提出标准化、信息化的确切定义和执行的方法，同时，档案标准化、信息化方面的法律法规也并不完善，这些都制约了其发展进程。

2.管理存在漏洞

高校主管部门并未把档案的标准化、信息化列入建设数字化校园的发展格局中。因此，在资金、政策、技术、人力资源等方面对档案事业的支持力度还有待提高。最为严重的是不少人在观念上仍然认为档案管理部门只是从事简单资料的保管，查阅工作，平时没什么工作可做，因此，在人员调配上也难以提供高素质的综合型人才。

3.资金投入不足

相对于高校的教学、科研、行政管理等部门，高校对于档案事业的投入明显不足。这已经成为高校教学档案软硬件设施难以达到标准的瓶颈。

对于“繁、重、杂”的档案工作，只有制定一套科学、合理、高效的集标准化与信息化于一体的档案管理体系，才能保证各高校、各部门档案内容形式相互统一、相互协调、相互衔接。提高档案工作效率，保证档案质量，节约人力、物力，充分发挥教学档案的价值。

1.制定标准化、信息化统一规范

档案管理标准化、信息化是实现高校教学档案管理现代化的重要前提和技术保障，但是要实现这个目标也不是一蹴而就的，需要国家教育部门、档案管理部门的扶持。针对各高校对标准化、信息化的概念认识模糊、不统一的现象，国家有必要制定一套有关新形势下档案管理的统一规范，并下发至各档案管理部门。有了这套规范，档案的标准化、信息化管理便有章可循，有法可依。除此之外，教育厅也有必要出台一套有关档案管理工作的指导性意见，并组织计算机和档案专业两方面的人员共同组成规划小组，结合各高校的具体情况，制定出包括近期实现目标和远期发展方向的整体规划，提供切实可行的实施方案，确定各阶段分步实施的计划，避免好高骛远、华而不实，使档案标准化、信息化的推进工作落到实处。(www.xing528.com)

2.建设现代化档案管理人才队伍

档案管理标准化、信息化是一项长期而艰巨的任务。它的发展过程是和新技术、新知识密不可分的，因此，档案管理人才队伍的建设是决定档案标准化、信息化方案能否顺利实施的关键。针对各高校教学档案管理员队伍的现状，提出以下两方面的措施来提高高校教学档案管理员队伍的整体水平。

（1）提高档案人员地位待遇，吸纳专业化档案管理人才

在人们的传统意识中，档案管理部门是学校较为边缘化的部门之一，档案工作人员也是不被关注的弱势群体，因此，好多年轻有能力的人员不愿意来档案馆工作。这就需要上级部门采取有效措施，提升档案人员待遇，为年轻有能力的工作人员创造良好的继续教育、职称评聘条件，以此来吸纳更多的人才投入到档案管理事业中来。

（2）加强专兼职档案员的业务培训

学校应该为专兼职档案员提供条件，支持他们积极地参加业务培训、各类档案研讨会，不仅学习档案专业知识，还应加强计算机技术、网络技术、现代化办公技术、多媒体技术、法律等知识的学习，逐步提高档案工作者的业务技能和综合素质，以满足实现档案管理标准化、信息化对档案管理员提出的新要求。档案管理部门还应定期对各部门兼职档案员进行业务培训，在提高其业务水平的基础上增强责任感。学校应该划拨专项资金用于对归档及时、规范的部门予以奖励，鼓励其工作的积极性，还应尽量避免不合理的人员流动，对于必要的人员调动，前任兼职档案员还应增强责任感，对新任兼职档案员进行业务培训，增强其档案意识，做好交接工作。

3.提供标准化、信息化所需要的软硬件设施

充足的现代化设备是实施档案标准化、信息化管理的基础条件，因此，高校应加大经济投入，加强基础设施的建设，对标准化、信息化建设毫无动静的院校购置充足的计算机、扫描仪、打印机、数码相机等现代化办公设备，并配备专业人员对其进行操作，使设备得到合理的利用。对标准化、信息化建设正在进行过程中的院校，进行必要的设施补充，以保证其更快更好地发展。软件方面，高校应为档案管理配备高性能、多功能的档案管理软件，针对目前各高校所使用的档案管理软件种类繁多、数据格式不统一、通用性差等问题，各高校应及时交流经验，配备有利于资源共享的通用性档案管理软件。此外，对于软硬件设备的维护费用也应列于预算之内。

总之，加强高校档案的标准化、信息化建设是档案事业适应社会发展的必然选择，也是提高档案质量和管理效率的必由之路。高校档案的标准化、信息化建设是一项长期而艰巨的工作，档案标准化与信息化是相辅相成的，档案标准化是信息化的前提和基础，档案信息化是标准化发展的必然趋势，各高校应加快步伐，使档案标准化、信息化建设迈上新台阶。