高校教学档案信息化工作现状：理论研究与实践成果

教学档案管理在高校改革发展中地位与作用非常重要，其信息化发展是知识经济时代的必然趋势，也是教育信息化发展的必然要求，更是这种特殊管理工作与时俱进的需要。为此，高校教学档案管理信息化作为档案管理信息化的一个重要分支，已经成为教育界、档案界研究的热点。但是就目前高校教学档案管理信息化发展现状来看，由于这样或者那样的原因，整体上发展还不理想，还存在着一些不尽如人意的地方。

（一）高校教学档案管理信息化的内容与功能

高校教学档案管理信息化是我国档案管理信息化一个非常重要的分支，具有诸多知识经济时代的特征。

1.高校教学档案管理信息化的内涵

高校教学档案管理信息化是信息化时代发展的一个标志，是档案管理模式和方式、理念发展现代转型的重要标志，是高校教学档案管理从管理实物实体档案到管理数字档案转型的一个重要过程。高校教学档案信息化发展具有丰富的内容，需要诸多的条件和力量供给方能实现，就目前而言，至少需要以下一些软件和硬件设施：现代化的信息技术及其人才的培养是根本的决定力量，各种档案信息资源是中心，互联网和信息高速公路的建设是根基，共享档案管理信息化成果是价值所在，各种高校教学档案管理信息化的制度和政策是可持续发展的保障。

2.高校教学档案管理信息化建设的功能

高校教学档案管理信息化建设具有多重功能，信息化建设能够推动我国高校教学档案管理模式现代化发展，能够加速推进档案信息资源的共享共建；信息化建设能够推动高校进一步改革发展和进步，包括高校的教学、后勤等管理与发展提供重要的信息服务与咨询；高校档案管理信息化建设能够加速高校档案管理本身的实效和拓展其服务半径。

（二）当前我国高校教学档案管理信息化建设

高校教学档案管理信息化功能重要和内容复杂，理应得到重视和强有力的发展，但是目前我国高校教学档案管理信息化发展整体上不理想，主要体现在以下方面：

第一，在观念与认识上，从学校领导到一般工作人员对高校档案管理信息化均显得不重视。一方面是大学领导对高校教学档案管理信息化不够重视，往往认为那只是档案管理部门的事情，彰显了高校领导对高校教学档案管理信息化的功能和地位认识不清楚不完整，导致了高校教学档案管理工作往往处于学校发展的边缘化位置。另一方面是从事高校教学档案管理工作的人员在观念上还保存着很多传统的档案管理观念，对信息化时代的档案管理发展认识不足，直接影响了高校教学档案管理的现代转型。

第二，高校教学档案管理信息化投入力度不大，导致软件硬件设施建设落后。由于高校对教学档案管理信息化不重视，导致其必然不会投入太多的人力、物力、财力，促使高校教学档案管理信息化建设的队伍配备、基础设施与维护、信息资源的充实等等都显得非常不充足，导致高校教学档案管理信息的软件与硬件更新速度慢而陈旧；重复建设时有发生，现有资源集中度不够；现有的从业人员现代技术技能掌握与运用能力低。

第三，高校教学档案管理信息化的安全保密问题与对外开放的矛盾，彰显了信息化的两面性。高校教学档案管理信息化发展过程中，不时发生处于两难境地，即公开信息资源与保护信息涉及的人、物的隐私权等，制约着高校教学档案管理信息化的快速发展。另外，高校教学档案管理信息化还会带来诸多信息安全事件的发生，有时很可能涉及一些机密等，不时发生信息被窃取、服务器被黑客攻击等安保失职事件。(www.xing528.com)

第四，在制度和政策上，高校教学档案管理信息化的政策支持和协作机制明显不足，凸显高校教学档案管理信息化的管理还存在一些问题。一方面是高校之间由于缺乏必要的协作机构和机制，高校教学档案管理信息化很难实现校际共享；另一方面是由于高校内部各种政策出台不够和各部门之间协作机制没有很好地运行，导致校内档案管理信息化资源共享机制也没有真正地建立与运行。

（三）高校档案工作标准化与信息化管理工作现状

高校教学档案是指在教学活动中产生的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料的组合，它是高校教学发展的真实记录，也是衡量高校管理水平和教学质量的重要依据。随着计算机技术和网络技术在数字化校园建设中的广泛应用，档案的内容形式已不再是传统单一的纸质材料，档案形式出现了复杂化、多样化。合理有效地利用新形势下的档案资源，使档案资源最大限度地发挥其优势，需要使用标准化、信息化的手段来加强新形势下档案的管理。

随着计算机技术、多媒体技术的广泛应用，办公自动化系统的普及，高校在各项工作中产生了大量的电子文件。档案的内容和形式已不再是局限于传统意义上的纸质材料，出现了移动硬盘、光盘、微缩胶片等新的存储介质，高校教学档案管理工作也正在由原来的纯手工操作逐步向计算机管理迈进。但由于没有一套统一的规范，各高校的管理方式不一，软硬件设施五花八门，软件之间互不兼容，难以实现资源共享，这些都对档案的信息化管理方式、标准化、规范化提出了新的挑战。

高校从档案人员、设备、库房等方面着手来加强档案的管理，多数高校都加大了档案管理标准化、信息化的步伐，并取得了一定的成绩。但由于档案的特殊性及各高校自身条件、领导的重视程度不同，各高校教学档案管理发展的状况也参差不齐，多数高校距离档案的标准化、信息化标准还有一定的差距，普遍呈现以下状况：

1.对档案管理的标准化、信息化认识不全面

大部分高校对标准化、信息化并没有统一的认识。有的认为标准化是指档案内容和档案形态的标准化，档案内容规范，档案形态统一；有的认为标准化是信息化的前提和基础，是对档案在收集、整理、检索、管理等各方面制定的一套规范，各高校教学档案管理部门都参照此标准执行，以保证各档案馆及下属兼职档案管理部门的数据统一、设备兼容，达到科学有序的要求，以实现资源共享；还有一部分认为信息化即为使用档案管理软件保存档案目录信息，方便档案查询，有了档案管理软件，即为实现档案信息化。上述理解均是根据自身学校情况对于标准化、信息化的理解，具有一定的局限性。档案标准化是以档案工作领域中的重复性事物和概念为对象而制定或修订的各种标准的总称，它是档案工作中有关单位和个人应当遵守的共同准则和依据，具体包括档案内容和档案形态的标准化等方面的内容。档案信息化是指基于网络实现档案的收集、整理、检索等工作，加强电子档案的收集并逐步实现馆藏教学档案、文书档案及其他珍贵档案数字化。

2.档案管理人员队伍整体业务水平不高

坚持以人为本是科学发展观的要求，在推进档案管理工作的标准化、信息化进程中，档案管理人员的业务水平直接决定其发展水平。据调查，有些高校中，档案人员队伍建设普遍存在着专业人才匮乏、人员老化、能力水平有限、部门兼职档案员流动性大等问题，很难适应新形势下档案标准化、信息化管理的要求。新形势下对档案管理人员的要求是掌握计算机、档案、法律等专业知识的综合型人才及专门的档案管理研究人才。由于在我国有档案管理专业的高校并不多，档案专业的人才培养已经无法满足社会的需要。多数高校很难招聘到专门的档案管理人员，多是从其他岗位调动过来从事档案管理工作，即使新招聘的档案管理人员也很少系统学习档案管理专业课程，掌握计算机技术及档案管理知识的复合型人才更是凤毛麟角。有的高校甚至没有专职的档案管理员，而是采用人员兼职聘任的方式，一人多岗。对于日益增多的档案，难免顾此失彼，更谈不上改进现有的档案管理方式。调查显示：高校各部门兼职档案员普遍存在流动性大的问题，虽然高校档案管理部门会定期对各部门兼职档案管理人员进行培训，但是频繁换人使部门兼职档案员对于档案工作不熟悉。不仅增添了档案管理部门的负担，还造成部门档案归档不规范、收集不齐全、移交不及时等问题。

3.部分高校软硬件设施亟待提高

目前，由于各高校对档案馆资金投入情况不同，各高校的软硬件条件也处于不同的层次。有的高校资金投入充足，不仅配备了专门的档案管理软件、服务器、打印机、扫描仪、数码相机、密集架等设备，扩建了库房面积，还划拨了专门的款项用于案卷的保护、维护及对各立卷部门的培训与奖励。但有的高校库房面积狭小，没有专门的除湿机、吸尘器、防盗柜、密集架等，远远达不到档案库房的要求。虽然各高校都配备了计算机，但是服务器、扫描仪、数码相机等硬件设施还远远达不到要求，个别高校甚至没有专门的档案管理软件，对于标准化、信息化的工作更是无法进行。