高校教学档案管理研究及实践

近些年来，随着科技的迅猛发展，信息化浪潮随之被掀起，极大地推动了社会传播方式、生活方式以及生产方式的改变。档案作为记载人类历史文明发展进程以及承载信息特质的重要载体，彻底打破了传统的管理方式，开始向着数字化方向发展。在信息化社会的大环境中，高校逐渐形成了声像档案、电子文档等，但是高校教学档案信息化管理无法与日趋增长的利用需求相满足。所以高校应对档案信息化建设高度重视，不仅要使档案为高校的运转服务，还应使档案为社会提供信息，从而进一步推进高校档案信息化建设的发展。

（一）高校教学档案信息化建设的内容及意义

近年来，随着信息时代的不断发展，高校教学档案信息资源变得越来越重要，并且成为国民经济发展的一项不可或缺的战略性资源。高校教学档案信息化建设的加强是将资源共享时代加以实现的必然趋势，在社会技术的持续发展及更新中，以信息经济及知识经济为主的管理措施和管理方法大量涌现，多种多样的科学技术被广泛地应用到各行业中，这便对现代社会的工作方式提供了全新的要求。现阶段，信息化建设是高校发展的重要要求，建设档案信息化就必须借助于先进的信息技术管理、处置档案资源。目前，我国正处于信息技术高速发展的知识经济时代，人们研究的重点便是充分利用知识及经济，以促进生产方式和生产力的变革及提高。作为社会发展尤为重要的记录载体，档案在创新及改建管理方式方面发挥着极其重要的作用，从配置档案信息资源、利用职能采集信息资源以及档案的保管、服务、管理等均迫切需要转变，以便于与时代及社会发展的需求相适应。

（二）高校档案信息化建设的有效途径

1.强化组织领导机构建设

现阶段高校档案部门的一项重点工作就是加强教学档案信息化建设。在建设教学档案信息化的过程中，高校应当切实地认识到电子政务建设中教学档案信息化建设的作用及地位，主动地将高校办公自动化及教学档案信息化建设有机地结合起来，统一规划及加强领导；将教学档案信息化建设与办公自动化稳步推进，并使其能够协调发展。高校教学档案馆应当将信息化建设领导机构构建起来，将分管领导加以明确，将档案信息化建设的专人负责或者专门机构负责制贯彻落实。同时，将与其他高校的信息沟通及交流加强，对其电子文件归档及档案数字化情况及时加以了解，从而将分类指导加强。另外，还应当在档案目标管理、档案工作评估、档案年检、档案检查的考核中纳入教学档案信息化建设的内容，定期地展开检查及评估。

2.推进高校教学档案信息化队伍建设

通常教学档案信息化建设离不开现代化信息技术的方法、观念、设备、技术对档案管理模式、管理流程的重新定位及重新整合，所以高校教学档案管理者在档案信息化建设中的角色便发生了变化。高校教学档案管理者不再仅仅是简单的档案组织者，并且还是信息利用导航者、信息传播与提供者、信息资源组织、分析及管理者。因此，为了与高校教学档案信息化建设的迫切需求相适应，应当将计算机专业人才及档案管理专业人才积极引进，借助于人才流动和人才培养等多种方式，促进档案人才结构的优化，构建起综合实力强、专业素质好的研究型、管理型、服务型、技术型有机结合的一支创新团队，从而为高校教学档案信息化建设提供可靠的保障。

3.提高高校教学档案信息化建设标准

在建设高校教学档案信息化的过程中，应当借助于各种规范及标准的制定和落实，为分工协作和技术工作提供依据及标准，充分地将高校档案工作结合起来，以便于取得最佳的建设成效。在当前的信息化建设中，网络的沟通及信息的共享更加需要统一的规范和统一的标准，一方面教学行政主管部门应当立足于档案信息化建设的现状，强化统一指导和统一协调，组织力量对档案信息化建设加以研究，制定出统一的信息化建设规划，协调行动，统一思想；另一方面，高校应当将教学档案信息化建设中各自为政、标准不一的散乱局面改变，彻底打破，调整信息化规范标准建设、应用软件开发与信息资源建设等自成体系的不良状态。高校教学档案信息化的发展及应用需要政策法规的大力支持，因此，应当尽快地加以完善及发展。

（三）高校教学档案信息化建设模式

1.档案信息化模式(www.xing528.com)

高校教学档案信息化建设的推动力量就是信息技术，正是因为信息技术始终处在不断更新变化中，因而需要不断的动态调整档案信息化水平。高校教学档案信息化基础设施建设是至关重要的，直接关系到整体的档案信息化建设水平。详细来讲，高校教学档案信息化建设的基础设施所包括的主要是计算机、路由器、存储器、交换机、服务器、信息安全系统、操作系统以及数据库管理系统等。整体规划档案信息化基础设施建设包括信息化建设的网络及硬件平台，可以说网络是信息化建设的基础，而软件则是信息化建设的关键。

2.数字化档案模式

从总体来看高校教学档案信息化建设是传统档案管理向档案信息管理的重要变革，是以转变观念为基础的档案工作革新。档案信息化建设对档案工作的挑战并非是设备或者技术，而是人的意识和观念。随着数字技术的迅速发展，数字化工作流程便成为高校档案信息化建设的组成部分。

（1）构建信息档案数据库

在数据库中录入馆藏档案的文件利用现代化的传输设备，如数码相机和扫描仪，将原文件信息数字化。

（2）档案信息数据库要切实达到质量标准

具体而言，档案信息数据库的质量标准为数据内容的完整性、数据的稳定性、数据的准确性及数据的规范性。

（3）转换档案信息数字化

对于易受损的、珍贵的、重要的、利用频率高的以及利用面广的纸质档案，应当有步骤、有计划地将档案数字化处理。馆藏纸质档案并非只是简单地进行数字化转换，而是有选择地分类展开。

高校教学档案信息化建设是一项长期性的重要任务，涉及诸多内容，不仅包括有序整理档案信息资源、建设档案信息数据库和建设档案信息网络，还包括开发利用档案信息资源及建设档案信息化人才队伍等，是尤为庞大的一个系统性工程，对传统模式的更新及档案工作理念的变革带来了极大挑战。所以高校应积极探寻档案信息化建设的模式，采取科学可行的建设手段，从而进一步推进高校教学档案信息化水平的提升。