高校档案信息化建设：研究与实践

当前，高校正在进行一场去行政化的改革，这一改革的目的是为了让高校的行政机构转变职能，由管理型向服务型转变，在组织教育科研、培养人才、发展文化、服务社会的过程中很好地为教师和学生服务，让学校的管理工作更加合理有序。发挥高校教学档案的重要作用，积极开展高校教学档案网站的建设，正是向服务型高校转变的一个重要体现。促进高校教学档案信息化建设，旨在提高档案信息的服务功能。高校教育教学工作是不断提供新的精神产品，以促进“需要”产生。从传统管理模式中看，高校档案存于库房，“需要”有限。但随着信息化的发展，管理者应转变观念，把存于库房的教学档案通过快速便捷的网络呈现出来，以创新的服务理念，促进高校师生对档案的“新需要”。在更广范围、更高层次、更大功能上为广大师生服务，开创信息化时代高校教学档案工作发展的新天地。

（一）当前高校教学档案网站建设的问题及主要制约因素

近年来，对高校教学档案进行信息化管理，成为档案研究和关注的热点，信息技术给人类生活带来的巨大便利，使得繁复的档案管理工作也开始引进这一技术。最能集中体现档案信息化管理的成果，莫过于档案网站的建设。目前，国内高校教学档案网站建设的现状与问题，主要集中体现在以下几个方面：

第一，网站设置不健全。档案网站建设的基础栏目不完备，应有的功能和项目缺失，许多网站仅制作首页，其他页面均无法链接，因此档案信息量的承载有限。这就谈不上提高档案工作的服务质量，对档案信息化建设促进不大，因此，建设高质量的高校档案网站是当务之急。

第二，网站服务功能体现不够完善。不少的档案网站被制作成“党政”网站，变成档案方面的政策文宣窗口，广大师生并不能从中获取自己需要的信息。因此，高校档案网站建设还需要增强服务意识，充分认识档案在学校教育教学、管理服务方面的重要意义，让高校档案更加专业化，才能实现其强大的服务功能。

第三，网站维护不到位。作为信息时代的新产物，网站成为人们获得新信息的最佳途径，但是高校档案网站在更新信息和硬件维护上，总是不够及时，很不到位，师生很难从档案网站中获取及时有效的信息，因此人们便放弃了使用档案网站，致使许多网站面临无人浏览的窘境。信息的及时性是信息的生命，及时更新是所有网站的生命线。

第四，网站发展不均衡。国内大部分高校的档案网站都是摆设，并没有起到应有的作用，但是还是有少数网站做得很好，特别是一些重点院校。因此，建设好高校教学档案网站是当前高校信息化建设中刻不容缓的一个重要任务。

国内高校档案网站的建设中出现的种种问题，主要受制于以下因素：

首先，传统习惯。大部分学生和教师都还是习惯于传统方式获取档案信息，对于信息化途径获取档案还存在一个适应的过程，特别是对于自己所得到的信息的准确性与安全性，存在很大的疑虑。改变人们的习惯，重新确立新的认识，就必须做出吸引人们眼球的创新产品，对于高校档案的建设，也是同样的道理。高校教学档案网站建设或许就是改变人们传统认识的一次“创新”。

其次，行政化管理。目前高校教学档案网站的建设仍是由行政管理模式来进行，档案管理人员对档案信息化建设的积极性不高、认识不到位，很多高校对档案管理工作边缘化。档案信息化建设是需要投入人力、物力的一件事，在人力、物力、财力没有增加的情况下，档案信息化建设只能是敷衍搪塞，很难提升到一个新的高度。(www.xing528.com)

最后，档案信息化建设的技术专业性。档案网站的建设不仅是个体力活儿，还是一个脑力活儿，要想设计好网站必须相当精通网页设计与系统编程技术，这让许多档案管理人员望而却步。但从技术上来讲，网站建设与网站维护是两个不同的阶段，前期网站建设需要专业化人才和档案管理人员的结合，构建起能反映各自高校教学档案工作特色的网站，之后主要工作是网站的维护。这方面也是需要一定的技术，但对档案管理工作人员通过培训，是可以掌握其技术并胜任这方面工作的，可见新时代对档案工作人员也提出了新的更高要求。

（二）高校教学档案信息化建设的改革措施

面对档案网站建设存在的诸多问题与制约因素，一方面要寻求学校对档案信息化建设的大力支持，改变传统的管理模式，从人力、物力、财力以及技术方面，开展学校教学档案信息化建设，发挥高校教学档案的服务功能。另一方面，档案管理员应该立足自身，立足于已有条件，开展高校教学档案信息化建设，在现有基础上逐步地解决潜在的问题，做出成绩，在服务于学校教育教学工作中做出成绩，只有这样才能让档案网站建设事业取得进一步发展。

1.档案信息文献检索模式的转变

针对当前高校档案网站无法让广大师生获取有效信息和信息容量不足的问题，主要的制约因素还是在于档案网站的文献获取功能不够完善。档案从本质上来说，也是属于信息和情报的一种，不过它是一种特殊的信息情报，主要目的还是服务于学校与社会的信息获取，如何获取各类有用的信息与情报，从文献检索的角度来看，主要还是文献的检索方式与方法，是否能够提供合理的路径。随着信息容量的几何式增长，如果没有科学有效的路径归类，信息的存放和检索就会出现混乱，从而影响到信息的获取。要解决此类问题主要办法是运用文献检索定量分析路径，即文献计量法与内容分析法。文献计量法以数学和统计学为工具，从文献的形式特征进行分析，进而呈现出长周期的规律演变，为人们提供文献在“数量”上呈现的重要特征。档案网站建设运用文献计量分析法，利用已有的信息化档案，直接为师生提供所需档案或学科的规律性发展表现，从而让广大师生从海量信息中，以最快的速度、最准确的途径获取有用信息。文献内容分析法则是以“内容”为基础，把文献的内容作为检索的关键点，使档案网站成为一个内在的搜索引擎，帮助人们获得馆藏的所有相关的文献资料，通过文献计量法与内容分析法构建起档案信息网站，使档案信息储存到一个有效的信息“高速公路网”中，调取信息所需时间极度快速，获取信息的途径便捷准确，从而有效构建起学校档案信息化网络，为广大师生获取有效信息提供服务，进而提升教学档案的作用，促进高校教学档案信息化建设。

2.档案信息材料统筹模式的转变

档案管理是一个系统性工程，必须由高校的档案管理员进行统筹分析，才能将所有的馆藏资源进行合理的分类与配置，并提供到网上。首先，对档案信息进行严格的分类。从档案的保密程度，分清哪些档案可以纳入网站管理，哪些档案与信息不适合归入网站。这方面工作要严格按照档案管理的相关制度办事，必须严谨而认真，不得有半点马虎。只有这样，才能确保档案信息化建设中不犯错误。工作成就大固然重要，但工作中犯错误，给国家和单位造成损失，则是十分不应该的，尤其对国家信息的保密工作更应该慎之又慎。其次，制订档案信息化建设的详细计划。必须就档案网站建设与档案管理之间的协调工作，数据库的结构、内容等方面的规范，线下资源与线上资源之间的转化等制订详尽的计划。再次，对档案管理工作统筹安排。先集中精力搞好数据库，然后以网站服务项目为着眼点，将完善的数据库资源转化为多种形式的材料，制作成能够上线的网络资源。最后，联合网络管理部门做好网站的上线工作，将档案信息化成果呈现给师生，并及时依据反馈意见对网站进行修改，网站的更新与维护最好由档案部门人员来做，从而实现利用档案信息化为学校教育教学服务的目的。

随着网络信息化的发展，高校教学档案信息化建设势在必行，我国高校的档案网站建设还在起步阶段，档案信息化程度不高，档案利用率受到限制，人们的重视程度还不高，从根本上讲，还不能适应信息化时代的发展要求。加强高校信息化建设，档案信息化是非常重要的组成部分，没有档案的信息化，高校信息化存在缺陷，就不完美。因此，加大高校教学档案信息化建设，跟上信息化时代的步伐，提高档案在高校管理与服务职能，是高校档案建设工作的当务之急。高校要想做好档案网站和档案信息化工作，必须以师生的需要为核心，完善文献检索和材料统筹工作，建立方便、快捷、有效的网络通道，让广大师生在使用学校档案中有所收益，只有这样才能把已有的成果转化为巨大的社会效益，才能有效地促进高校教学档案信息化建设。