高校教学档案管理理论与实践

（一）教学工作和教学管理工作是高校教学档案建设与管理的基础

要建设与管理好高校教学档案，首先要加强教学工作和教学管理工作。在教学管理和教学实践中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等文件材料，是高校教学管理水平和教学质量的记载，是高校档案的主体、核心和重点。只有高水平的教学实践和教学管理工作，才能产生具有较高利用价值的教学档案。只有严格按照教学管理的规章制度开展教学活动，进行教学管理，所形成的教学文件资料才能确保教学档案的质量，充分发挥教学档案的应有价值。

（二）以学生和教师为本是高校教学档案建设与管理的本质

高校是为社会培养人才的地方，教与学是学校的中心工作。教学档案是学校教学活动的原始记载，它具有凭证作用，是教师教学工作的真实反映，是学生学习的真实记载。如，在校学生花名册为学生提供学历证明，学生成绩单、毕业论文设计记载了学生在校的学习成绩，学籍反映了学生学籍变更情况和毕业情况，教师的授课计划、教学大纲、教案、多媒体课件、听课表、教师教学质量的检查评估及年度考核材料等为教师晋级评聘职称提供了有力的依据。建设和管理好教学档案，让学生和教师充分利用教学档案资源，这既可以进一步增强学生学习的积极性、主动性和创造性，又可以进一步提高教师的教学改革和教学研究水平。为此，高校教学档案建设与管理要体现以学生、教师为本的全面、协调和可持续发展观。

（三）科学规范的教学档案管理制度是高校教学档案建设与管理的保障

高校教学档案建设与管理作为教学管理的重要环节应予以高度重视，并需要制度作保障。高校应制定科学规范的规章制度，明确有关人员的职责，规范档案建设的标准，建立档案管理的检查、评比、监督、奖惩机制，使教学档案的形成、整理、利用常规化、制度化和现代化，确保教学档案的系统性、完整性和科学性，提高教学档案的利用率。应将教学档案工作纳入教学计划、规划之中，纳入教学管理制度之中，纳入各级管理人员岗位责任制之中，并将教学档案工作作为考核教学质量和管理水平的标准之一。同时，应做到下达教学任务与提出教学文件材料归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。只有切实贯彻以上要求才能确保教学档案的形成与收集相衔接。显然，严格教学档案管理制度，及时审查、验收档案材料不仅是教学档案的完整性和系统性的保障，也是对教学工作和教学管理工作规范化和科学化的有力促进。(www.xing528.com)

（四）高校教学档案建设与管理的关键是明确职责、密切协作

高校教学档案的形成、衔接、管理、利用各环节涉及部门广，人员多，由于教学文件资料来自不同的职能部门甚至个人，因此必须明确有关人员和部门的职责，各司其职，各负其责，密切配合，才能建立起系统、完整、分类科学、便于利用的教学档案。在建设教学档案的过程中，要明确各单位和相关人员的责任。同时，建立一个包括分管教学工作的校领导、教学管理部门的领导、系主任、教研室主任、各系教学秘书（兼职档案员）、校档案室人员在内的负责衔接工作的人员网络。学校领导和教学管理部门领导主要从宏观上规划教学工作与教学档案工作的衔接，建立健全有关管理制度，把教学档案工作纳入教学管理之中，并监督执行。教务处、科研处负责将上级有关部门下发的文件和在招生工作、教务管理、科研管理过程中形成的文件资料，交由相关的系、部、科、室分门别类，整理归档。

（五）高素质的教学档案管理人员是高校教学档案建设与管理的保证

教学管理档案是为教学管理和教学实践提供参谋、咨询服务的，要有效利用教学管理档案，就要在分类、整理、分级归档的过程中按照档案分类的科学规范，根据类别按时间顺序整理、存放。这是一项烦冗、细致的常规工作，要求管理人员以负责的精神和科学的态度及时整理文档，避免因文件资料日积月累而增加整理工作的难度。可见，教学档案的收集、整理、管理是一项科学性、规范性较强的工作。只有建设一支档案意识强、业务水平高的教学档案管理队伍，高校教学档案的建设工作才能做得顺利、紧凑。高校教学档案管理人员应具有以下4个方面的素质：一要有政治素质，要高举中国特色社会主义伟大旗帜，深入贯彻落实科学发展观。二要有专业素质，掌握有关档案管理的法律、法规和档案管理的知识、技能和技巧。三是要有服务意识，要树立全心全意为学生、教师的教学服务的思想，引导学生、教师查阅有关教学档案，提高服务效率。四是要有创新意识，创造性地开展教学档案的管理工作，积极主动地了解教学的新情况，处理新问题，适应新变化，努力探索教学管理的新方法，探索新路子。