高校教学档案管理的创新与实践

高校教学档案管理作为一项重要的工作，教学档案涉及面广，包括教学岗位的各个方面，全程记录教学过程具有多种表现形式，高校教学档案管理的好坏直接关系到了高校教学的发展。随着教育改革的发展，对高校教学档案管理要求也越来越高，高校只有加大教学档案管理的创新，才能提高教学档案管理水平，进而促进高校教学的发展。

（一）高校教学档案管理创新的必要性

高校教学档案管理作为高校管理的一项重要工作，教学档案反映了高校的办学水平，做好教学档案管理工作有助于提高高校的办学水平。就当前高校档案管理工作来看档案管理信息化水平低，教学档案管理工作不全面，专业的档案管理人员不足，进而造成高校教学档案管理水平低严重影响到了高校教学的发展。这种管理模式很显然已经难以满足高校档案管理工作的需要了。伴随着信息技术的发展，计算机网络的应用也越来越普遍，而高校要想更好的发展，就必须加大教学档案管理的创新，利用计算机网络技术，推进高校档案管理的信息化建设，进而更好地服务于教学。

（二）高校教学档案管理模式的创新方法

1.加强档案管理的标准化建设

在高校教学档案管理工作中，实现教学档案管理标准化建设不仅是我国教育改革发展的需要，同时也是我国信息化技术发展的内在要求。为此，在高校教学档案管理工作中，高校应当认清形势，用发展的眼光看待问题，引进先进的技术，建立统一的信息化管理系统，加强学校各部门之间的联系，确保教学档案的真实性。另外，在高校教学档案管理工作中，管理工作者要善于利用信息技术，将现代化的档案管理资料、数据等相关信息都按照统一的标准来进行管理，形成标准的档案管理体系，从而将档案管理现代化引入到正常的轨道中。同时，要做好系统的提倡维护，对教学信息进行定期的更新。

2.创新教学档案管理思想

就目前来看，高校档案管理工作中所采用的管理方式依然比较机械，没有认识到教学档案管理建设的真实目的进而影响到教学档案管理效率。为此，在高校教学档案管理工作中，要积极的创新教学档案管理思想，在教学档案管理工作中要坚持以人为本的理念，鼓励师生共同参与到教学档案建设中来。因为教师与学生是教学践行者和接受者，他们最有发言权，让他们参与到高校教学档案建设中来，进而不断完善档案材料，确保教学档案管理效率。

3.实现现代化的管理

在高校教学档案管理中，不断加强现代化管理意识，可以让现代化管理意识深入到档案管理者的心中，规范他们的工作行为，进而确保教学档案管理效率，提高管理水平。在高校教学档案管理中，实现现代化的管理，可以有效地提高档案管理的有效性，在管理工作中，利用先进的科学技术，引进先进的管理方式，不断提高工作效益，从而提高高校教学水平。

4.教学档案管理设备的创新

在高校教学档案管理工作中，设备陈旧，甚至在一些基层都是采用人工的方式进行档案的记载和管理，进而影响到教学档案管理效率。在这个高速发展的社会，经济越来越发达了了，档案管理已经越发的重要了，为了提高档案管理现代化的水平，高校就必须加大资金投入，引进先进设备，为高校教学档案管理工作提供保障。

5.健全管理制度

教学档案管理作为高校管理中的一项重要工作，教学档案不仅关系到学校的发展，同时也关系到学生的成长。只有健全管理制度，才能不断提高教学档案管理水平和质量。在高校教学档案管理工作中，学校必须加强学籍管理信息化建设，完善学籍管理制度，建立统一信息管理系统来加强教学档案管理。档案管理制度必须从学校实际出发，以国家相关法律法规为依据制定，内容应涉及教学档案管理工作职责单位、主要职责内容等。

6.加强专业管理人才的培养

在高校教学档案管理中，专业的管理人员有着不可替代的作用。高校只有重视专业管理人员的培养与任用，才能提高教学档案管理效率。在高校档案管理工作中，高校必须注重专业档案管理人才的培养，不仅要加强职业素养的培养，同时还要加强计算机操作能力的培养，进而为高校教学档案管理工作提供保障。

随着教育事业的发展，对高校管理工作要求也越来越高。高校教学档案管理作为高校管理的一项重要的工作，高校教学档案管理的好坏直接关系到高校教学的发展。面对这个飞速发展的社会，我国高校要想更好的发展，就必须加大教学档案管理的创新，在高校教学档案管理中加大技术的应用，进而不断提高教学档案管理水平，为高校教学的发展提供保障。

（三）教学档案管理新模式之集成管理

1.教学档案集成管理的理念及体系

21世纪的信息全球化，交叉学科的融合为管理学领域带来了勃勃生机；集成管理因其“集合而成”的基本特征和与时俱进的优化模式，尤其受到人们的青睐。档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。教学档案集成管理，则从集成新视角去分析教学管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将教学档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入管理视野之中，并将教学档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合，从而使得教学档案管理系统完整，整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个教学管理活动效率的提高。

教学档案集成管理模式是根据21世纪信息时代电子文件和档案未来发展方向，结合高等教育的各种需求背景，有助于二级学院的档案管理与时俱化的原则，建立高校基层教学档案集成管理体系。

从管理与利用基层档案管理的实际出发，集成管理即将教学档案信息管理与服务的全过程作为一个有机系统实施管理。高校应以全方位、全范围和全阶段的“大集成”管理思想，运用文件生命周期和集成的理念，基于界面管理交互作用的学术新观点，赋予教学档案管理体系的系统性和动态性，使文件运动各个环节规范标准，使重要的界面关系纳入档案管理状态以实现控制、协调和沟通，达到领导重视、教师积极参与、不断开发创新和相互交流档案信息的效果，实现以教学科研服务为核心，提高教学质量。

依据上述理念构筑的院系教学档案集成管理体系，内容包括理念集成、过程集成、组织集成、方法集成，其中又包含“双轨制”原则、全程管理原则，界面管理原则等，使之集成一体，创造性融合既互为统一，又交叉渗透，达到系统优化、管理高效、用户满意，最大价值实现一种最优化管理理念和一种最佳实践模式。

2.教学档案集成管理的原则内涵

根据教学档案集成管理的理念与体系，运用三项基本原则，为规范院系教学档案管理起到了较好的作用。

（1）“双轨制”原则

采取纸质与电子文档同时归档的两条腿走路，确保文件资料的安全和利用，并统一实行集成管理。旨在改变师生检索工具单一状况，建立和完善多种检索渠道，最大限度地实现教学资料信息为教学服务的目标。以“双轨制”集成理念为统摄纲领，贯穿教学档案的集成管理全过程，促进纸质与电子文档界面之间的交互作用。

（2）全程管理原则

主要是指档案生命周期，在教学实践活动中直接形成的一切原始记录，从其形成到最后消亡或永久保存的完整生命过程。教学档案的整体性决定了档案管理的全程性。把握每个环节的界面接口联结，都应根据教学档案运动的客观规律，从宏观的角度全面有效地控制档案从生成到销毁或永久保存的生命过程，以及管理过程的“全程控制”。

（3）界面管理原则

界面原指各种仪器设备、部件、计算机等的接后被引入到管理领域，大部分引用在企业管理中。但随着时代的变化，其内涵和外延都得到迅速地拓展，应用前景越来越广阔。教学档案界面管理是指为完成某项档案管理任务，教学单位之间、单位内部各组织部门之间、有关成员之间在教学管理环节的人、物、信息等要素交流方面的相互作用关系。可分为三种情形：一是计算机的机械界面；二是文件入库后的整理、鉴定、保管等阶段的界面管理；三是文件的产生、收集和利用等环节界面交互。前两种界面管理主要与物交流，后一种与人沟通。具体表现形式为协调机构与人主体之间的交流与沟通的组织模式及管理方式。其实质就是解决教学档案界面各方在分工与协作之间的矛盾，提高管理的整体功能，实现教学质量绩效的最优化。高校应将以上档案管理基本原则集成一体，互相渗透，并在建立的教学档案集成管理体系中融会交叉应用。

3.教学档案集成管理原则的有效运作

在实践理念集成、过程集成、组织集成、方法集成四个方面的集成管理运作中，通过“双轨制”原则、全程管理原则、界面管理原则以及公共性原则组织沟通等原则的有机集成，达到有效的管理目标，开创了院系教学档案管理的新局面，激活高校教学改革的思路。

（1）理念集成与时俱进

集成管理是一项系统管理，明确集成目标至关重要。针对高校二级学院档案管理缺乏标准化的管理体系和连续性管理的长效机制等问题，管理者应站在宏观的角度，以教学档案为媒介，促进教学管理的新思路作为总纲领。集成前瞻性、科学性、先进性、创新性为一体的理念，设计二级学院档案集成化管理模式。具体操作如下：

其一，构建院系教学档案应有长远的战略视野，赋予档案集成管理系统科学的内涵，要有与时俱进的理念，师生应具有强烈的团队意识和创新思想，才能使教学档案管理质量升华；

其二，以集成思想为指导，突破惯有的教学档案常规管理模式，以科学发展观来改革院系档案系统，对教学档案管理体系进行前瞻性的规划。按照既定的集成方式或模式协调一致，使之达到优势互补；

其三，集成管理是一个与时俱进、不断调整的动态过程，以科学发展观把握宏观与微观的调整，以档案“双轨制”管理为轴心辐射各区域，每个区域的接口集成了界面管理的理念，以此改变被动单一的管理状态。

（2）过程集成环环相扣

目前国内大部分高校的二级学院重管理、轻档案现象普遍存在，教学档案不齐全，难以体现教学水平，难以通过教学档案管理来监督教学管理。为改变这种现状，应在实践中运用全程管理原则。

根据院系的实际情况，一是对文件生命周期的过程进行全程集成管理；二是研究工作方法，对管理的过程实行“全程控制”。首先对传统的档案管理重新审视并进行改革，按教学文件生命周期各个阶段的特点和管理要求，全面梳理院系所有产生的教学文件资料，构建系统化、规范化、标准化的管理体系，使之成为院系档案管理的一个系统。

其次，对集成材料的产生、收集、鉴定、整理、开发、利用、保管、销毀等整个生命周期的每个环节严格把关，根据教学文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系等特点，解决界面接口连接的障碍，使之畅通，环环相扣，确保教学档案管理的完整性。

最后，在实行全程管理中抓重点。教学档案在全部生命过程中先后表现出不同的作用和价值，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶段，即档案运动阶段性的特点决定教学档案管理的针对性只有在把握全程管理的同时，突出重点，才能实现全方位、全范围和全阶段的集成化管理。(www.xing528.com)

（3）组织集成路径畅通

组织是一个社会系统，是由多个部分（子系统）组成的有层次、有结构的一个社会系统。高校的院系就是构成高校组织的子系统，而院系本身作为相对独立的组织又包含多个更小的子系统。教学档案管理是组织与人脉复杂关系交叉的系统工程，往往一位档案员难以完成。因为教学档案的来源在于教与学产生的材料，它不同于其他档案，学科多，专业性强，涉及面广，档案材料产生按照教学档案分类体系达70多种，全部记载了教学每个环节，反映了教学管理的整个状况。鉴于教学档案的属性，应与教学管理直接挂钩，强化团队的力量，来实现教学档案集成管理的目标。

界面管理作为一种管理理念和管理方式，有着更高的战略视角和更系统的内涵。根据组织集成的包容性、复杂性和协同性特点，从提高教学质量的宏观视角出发，建立机构组织沟通界面和人脉组织沟通界面管理两条体系进行互动，把循环往复的教学过程中运作的问题进行有效的、有次序的系统控制。机构组织沟通界面有各部门相互间的关系，办公室与各系部、研究所之间的关系；人脉组织沟通界面有领导与教师的关系，教师与学生的关系，档案员与师生的关系等一环套一环的网络结构。例如：为完成院系档案建立的同一目标，从材料的产生、收集、整理等接口把握质量，教师和学生是材料产生的主体，他们是教与学的直接参与者，提高教学质量必须从材料产生的源头抓起，这需要教师之间的沟通互助，团队的配合才能实现界面效应。因此，为有效地排除复杂的档案界面障碍，应把握界面管理的团队性、共识性、开放性、约束性等原理，通过公关模式和组织沟通原则等集成途径，协调处理教学组织机构与教师学生之间的各种界面关系，确保教育事业成功，实现界面管理目标。

①公关模式

一是宣传性：主要是利用各种传播媒介，向档案公众进行宣传，提高档案公众的认识。例如：以“认真编写教案，提高教学质量”为主题的橱窗展览，为收集教案讲稿起到了很好的宣传；

二是交际性：是以人际交换为主，通过机构与人脉两条线的接触，交换了信息，交流了感情，创造了良好的相互信任的心理气氛。为教学档案的产生、利用创造了良好的环境；

三是服务性：主要体现在级学院档案室为师生提供优质服务方面，一方面以实际行动促进了教学水平的提高；另一方面，办学层次的提高，反过来也促进了管理。

②组织沟通模式

院系是教学的基层管理组织，是教学管理与教学实践之间的枢纽。许多问题并不适于集权决策，协商、协作在解决这类问题时更为有效。沟通与协商机制有两种途径：一种正式途径是制度化的信息沟通与协商机制，需要制度来保障实施，通过制度把众多组织的聚集与界面管理集成运行；一种非正式途径是通过同级部门的负责人工作人员之间、教师学生之间的私人的交流与协商，来达到工作目标。两种途径相结合，形成了动态性创新界面，发挥了档案管理的整体优化功能。

（4）方法集成收效显著

以档案学原理为理论基础，以集成思想为指导，综合运用档案学、管理学、传播学、情报学、文学、美学、计算机网络等交叉学科的理论知识的创造性融合，集成各种方法、手段、工具等资源要素建立制度、文献、网络“三维一体”的每项功能又具有独立的集成模式，使方法集成的界面管理优化。例如：从方法上研制了经济实用、易记易操作的3部曲10步法教学档案集成模式，把建立体系、编研文献、数字网络三步曲集成一体，按照10步法的步骤及每种方法的过程，实行界面管理。数字网络技术界面的集成，三种纸质编研模式的界面集成等等，赋予教学档案内容与形式统一的文化品质，这种开放动态的集成模式，超越了高校教学档案管理现状，体现了教学档案为教学服务的使用价值。

综上所述，教学档案集成管理模式在高校的教学档案管理实践中行之有效，三项管理原则与四个管理集成融会贯通，交互渗透，形成一个系统规范、环环相扣的界面链，体现了以教学档案促教学质量的团队功效及整体的有机结合，从而使以往无人问津的教学档案，通过集成管理成为师生共享的参考文献，达到界面交互，路径畅通的良好状态，最大限度地发挥了教学档案为教师能力的发展、为分院的教学科研、为院系领导全面了解教师以及提高教学管理水平的服务功能，促进了师生之间互相学习、积极进取的团队精神，加快了提高教学质量的步伐。

（四）教学档案管理新模式之全面质量管理

高校教学档案作为高校教学档案工作的主体和核心，是衡量高校教学质量、科研学术和管理水平的重要尺度。然而，在高校教学档案日常管理中，教学档案数量的庞大，范围的广泛、来源的分散，加之高校教师档案意识不强等原因，导致教学档案归档的时效性、准确性、完整性、规范性不高，利用率低下等诸多问题。全面质量管理是一种以顾客要求和期望为驱动，以组织全员参与为基础的质量管理形式。本书拟在高校教学档案管理中引入全面质量管理理念和方式，通过高校教学档案全面质量管理模式的构建，以实现高校教学档案和服务质量持续改进的目的。

1.满足利用需求，构建管理核心

全面质量管理“始于识别顾客的需要，终于满足顾客的需要”。档案信息服务的本质决定了档案活动运行的动力机制是在根本上满足利用者的需求。没有需求或满足不了利用者的需求，档案信息服务便不可能长期存在和持续发展。因此，高校教学档案管理，无论是在战略设计和规划上，还是在技术、业务流程的设计形式上，或是信息资源的集成和开发上，都应始终贯穿着满足高校教学和广大教师需求为核心的基本原则，广大教师的满意度应当成为高校教学档案信息服务绩效测评体系中最基本的指标。

然而在实际的利用工作中，就高校档案利用者和利用目的而言，利用者多为行政管理部门人员且大多利用需求源于立档单位对其部门历史资料的查询，教师和科研人员利用档案较少，利用档案进行学术研究的几乎没有。而很多教师主要是因职务、职称、荣誉认定，成绩、学历、学位认证、身份、婚姻、财产公证等，需要向上级部门或权威部门提供档案材料而不得不走进档案馆。这种一次性的被动利用需求和狭隘的服务层面，使高校档案部门在整体工作中难以产生相应的旨在服务广大教师的内在驱动力，影响了广大教师对档案和档案工作的认知度和认可度，并最终成为制约教学档案工作发展的瓶颈。

（1）重视档案编研，增强服务能力

高校档案部门要拓宽档案信息服务层面，首先应从现实出发，以挖掘现有馆藏资源为自身“生存之道”。教学档案的重点在于开发利用，而利用的最大价值在于对原始材料的提炼和编研。因此，对教学档案编研内容、编研形式、编研方式和编研途径的选择，成为提高教学档案服务水平的切入点。在教学档案编研开展过程中，应以高校教学、科研、管理需求为出发点，围绕高校重点、难点以及热点问题进行专题汇编。如在编研过程中，学校融合教学评估材料整理的一些方法，采取将所有零散材料串成系列汇编的方式展示，形成教案讲稿、试卷管理、学术信息服务、学生成绩、等级考试、教研活动、精品课程、重点课程、公开示范课程、特色专业人才培养模式改革、专业综合改革、卓越人才培养等专题汇编，这种全方位和整体性的编研工作，提高了系列教学档案的质量和管理水平，有助于教学档案利用率根本性的突破。同时要注重教学档案信息开发成果的推广，通过教育信息参考、报刊、展览、讲座、专题报告等多种途径和渠道将教学档案信息输送出去，真正实现其社会效益和经济效益。

（2）优化档案内容，提升信息内涵

高校档案部门应以馆藏渠道的拓宽，馆藏结构和内容的优化为自身的“发展之道”。为改变高校档案馆普遍存在的教学档案门类单一和档案载体形式单一的问题，档案部门要加强对非文件材料和新型载体材料的关注，多留意报纸杂志有关教学新信息的报道材料，做好剪辑归档工作。在档案的征集和收集范围上，要打破信息资源保存机构的限制，以高校局域网为基础，积极推进校内教务管理信息系统、人事管理信息系统、大学生综合素质管理系统、各种办公自动化系统等多个管理信息系统的集成，实现最大程度上的信息资源整合。目前各高校已基本建立起局域网，形成教学、科研、管理的信息交流平台。分散于学校各行政管理部门和教学单位的具有保存查考价值的档案，可通过校内Internet的构建，物理归档和逻辑归档，实时或定期上载或通过FTP上传到内部网文服务器，进行集中归档保存；通过档案检索工具系统的建立，实现教学档案的真正开放。同时在校内档案信息资源整合和集成的基础上，可依靠全国高校教育与科研计算机网CERNET进而接入Internet，逐步实现高校间教学档案集成管理与服务。

2.实施全程控制，夯实管理根本

高校教学档案全面质量管理坚持“预防为主”的全过程、全方位管理，其管理工作的重点由传统管理模式的“事后把关”转变为“事前预防”，从管结果转变为管过程中的因素。而所谓的高校教学档案的全过程、全方位管理，就是对高校教学档案资料整个生命周期的各个阶段进行“全程管理”，就是研究工作方法，对管理过程实行“全程控制”。

（1）管理前期介入，统一规范标准

在每学期教学活动展开之前，将教学档案工作纳入教学管理活动规划之中，根据教学活动内容、特点，制订教学档案工作计划，明确档案工作管理体制、归档标准、进度和质量要求、组织和经费保障等内容。健全的管理体制和工作网络，为教学档案工作提供了组织保障；完善的档案工作制度、档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表等业务规范，为各立档部门在文件的形成、积累、整理、归档过程中提供了工作依据。在教学档案工作展开之前，档案管理部门通过召开会议、举办培训等方式，提高立档部门对教学档案工作的认识，统一教学档案工作规范标准，明确各立档部门职责，为教学实施阶段大量文字材料的归档管理打好基础。

（2）管理期中控制，实现同步监控

高校教学档案是高校教学质量控制的凭证和载体，其作为教学管理活动不可分割的部分，使得档案工作和教学工作同步化管理成为可能。高校教学档案质量的全过程、全方位控制，可通过将其纳入完善的高校教学质量保证体系之中来实现，即高校教学档案工作关联部门在教学任务的布置时把教学档案的“形成关”，教学成果验收时把“归档关”，教学检查时把“质量关”，教学总结时把“整理关”，最后由档案部门把“审核关”，在教学质量严格的监管、层层把关中，使教学档案从积累、归档到移交都处于受控状态。在具体的教学档案管理实施过程中，学校各教学单位推行预立卷制度，在学校规定归档时间之前，通过实时或定期的方式将教学过程中形成的教学档案录入档案管理系统软件，经档案管理部门检查，文件材料完整齐全，才允许实体档案进馆归档。教务管理部门在检查教学质量、进度时，同步检查教学档案资料的形成、管理情况；由于教务部门能参与教学全过程，对教学过程的每一个环节进行质量和进度控制，因此明确教学质量管理部门对教学档案工作的监督职责并落到实处，是实现教学档案工作全过程管理的关键所在。档案管理部门实行教学档案工作联络员制度，档案管理人员定期检查、监督和指导对口联系的立档部门的教学档案工作，考核教学原始记录和质量评定资料的形成与管理情况。

（3）管理后期验收，开展总结反馈

档案管理人员对收集的文件材料逐份检查，核查教学文件材料是否存在复印件、漏签字现象；核查文件资料记录是否完整、准确；核查形成的文件材料是否规范。对不符合归档要求的退回整改，同时将同步归档的电子文件和纸质文档数字化处理形成的电子文件，通过网传输给相关立档部门，实现服务和保存并举的目的。

3.促进全员参与，扎实管理基础

各级人员都是组织之本，唯有其充分参与，才能使他们的才干为组织带来“最大的收益”。高校教学档案全面质量管理活动需要高校各职能部门各层次人员的参与，只有充分调动广大教师参与的积极性，才能从根源上保证教学档案质量管理体系的预期收益。

（1）构建管理网络，细化全员责任

为调动全员参与教学档案管理工作的积极性和落实全员责任，学校成立以主管教学档案校长为主任、相关部门负责人为委员的“教学档案管理委员会”，并依据《高等学校档案管理办法》，定期检查、指导教学档案管理工作。建立教学档案分级管理模式，在校级档案管理部门统一管理下，各教学单位建立教学档案资料管理室，对教学档案实行校、院两级管理；形成“教学档案管理部门——教学单位教务办公室——教学科研科、学生科”为主线的教学档案管理网络体系。实行层级目标责任制坚持“谁经手，谁负责；谁主办，谁预立卷”原则，将责任细化到每项职责、每个管理阶段、每个人员。根据教学档案管理责任人的业务工作及教学档案管理部分的工作量大小、难易程度及重要等级，制定切实可行、细化的考核标准和分值，并依据考核结果进行相应的奖惩，以确保考核的落实。需要注意的是，学校领导作为人财物等稀缺资源分配权的掌握者，其对教学档案的重视是高校教学档案质量管理体系运行有效的重要保障，因此明确和落实各级领导教学档案管理职责被视为全员参与的首要内容。

（2）加强档案宣传，强化档案意识

档案意识是人们对档案和档案工作的主观映像，是人们对档案性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。档案意识越强，越有利于教学档案材料的有效收集，越能提高形成档案材料的时效性、准确性和完整性。档案宣传是提升高校教师档案意识的有效方式之一。高校档案部门应立足于现有馆藏，充分发挥教育基地功能，配合当前形势和学校中心工作，举办不同形式的档案展览宣传，如举办学校发展历史纪实图片展、大学生文化建设图片展等各类主题展览。展览的形式应多样化，如室内展览、网络展览、流动展览；展览的内容应具形象性、直观性，且不局限于档案自身的介绍，还应尽可能多的介绍档案的利用途径和方法，如在宣传档案信息资源开发成果时，公布馆藏情况，如《档案馆指南》《教学档案要览》《全总介绍》《特色档案资料目录》，提供档案馆详细地理位置图、查询电话和电子邮箱等，使广大教师对档案的认识，延伸至对档案机构、档案工作、档案人员等各方面。

4.坚持持续改进，落实管理目标

质量是“一组固有特性满足要求的程度”。高校教学档案对教学和广大教师需求的满足程度越高，其质量越高，反之则认为其质量越差。为适应复杂的外部环境、满足教学和广大教师不断变化的需求，提高高校教学档案质量管理体系的有效性和适应性，持续改进成为高校教学档案质量管理的永恒目标。

（1）开展教育培训，提高综合素质

“全面质量管理始于教育，终于教育”。质量教育是高校教学档案质量管理体系运行的基石，也是体系有效运行的切入点。因此，在教育培训的内容上，一方面要注重全面质量管理基本知识的教育。通过培训和引导，让高校教学档案涉及人员树立“质量第一”“利用者第一”“预防为主”“持续改进”等意识，使教学档案质量管理工作临时性、突击性的习惯做法转变为日常工作中的持久性、一贯性做法。另一方面要加强档案管理知识和技能的培训。通过培训，提高高校教学档案专兼职人员工作方法或操作技能，为教学档案管理的规范化、标准化提供直接保证，为及时识别和改进需求并有效实施教学档案质量持续改进提供基础。在教育培训形式上，应积极创新，如将岗前培训和岗上培训相结合，全员培训和骨干培训相结合，日常培训和专题培训相结合等，以促进高校教学档案工作者整体素质的提高。

（2）构建反馈系统，完善服务质量

高校教学档案质量管理信息反馈是持续改进教学档案质量管理的源泉，是一切教学档案质量活动的依据，是教学档案质量管理的“神经系统”，它存在于教学档案质量管理的全过程。因此，要明确教学档案管理网络中各信息收集人责任、收集内容、收集周期、收集方式及传递途径等，形成一个纵横交错、流程最短、传递渠道畅通的信息网络，以保证高校教学档案管理反馈信息的时效性、准确性和真实性。如档案管理部门通过完善查（借）阅登记工作，建立用户联系制度，开展实地调查和电话采访，分发档案信息反馈表，编发档案利用社会效益、经济效益实例等方式以提高教学档案利用工作的反馈。其次，要加强反馈信息与高校教学档案管理新决策的联系，对于教学档案质量日常管理中发现的潜在或已暴露的问题，应结合具体过程、岗位目标和要求等，采取纠正或预防措施；而对于涉及较大范围或整体性的改进，需以高校教学档案质量方针和目标为导向，以数据分析、反馈信息等为切入点，建立基本工作规则和纠正预防程序，形成系统全面的持续改进工作结构，以促进教学档案质量管理螺旋式上升提高。

科学合理的高校教学档案管理是监控高校教学质量、提高管理效益、开发优化教学资源、提高办学特色和水平过程中的一项前提性、基础性工作。高校教学档案全面质量管理作为一种全员参与、全过程控制、持续改进的系统性工程，对高校教学档案和服务质量的提升、管理系统的优化和管理绩效的提高起到积极的作用。