高校教学档案管理：理论研究与实践成果

（一）高校教学档案网络管理的含义及特点

高校教学档案是指高校在以往的教学活动、科研活动、教学管理中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的教学文件，它是高校档案的重要组成部分。高校教学档案管理工作是围绕着高校教学档案的收集、整理、加工、保管、开发利用等环节所组成的业务工作的总称。伴随着高校教学、科研及教学管理活动的开展，教学文件和档案持续产生。

网络环境下，高校教学档案管理呈现出虚拟性、集成性和网络化等新特点。

1.虚拟性

由于数字档案信息的集散性、数字化以及跨平台性，使得对于教学档案的管理表现出虚拟性。这种虚拟性，对于数字档案信息的异构平台的信息采集、加工处理以及提供利用提供了便捷的通道。

2.集成性

教学档案集成管理，则从集成新视角去分析教学管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将教学档案组织中人力、物力等软、硬件资源要素有机地纳入管理视野之中，并将教学档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合。利用网络的软硬件平台，实现面向师生利用的档案信息资源的网络集成管理和服务，是高校教学档案管理的特色和优势。

3.网络化

信息网络已经将连接高校的教学部门、行政管理部门以及后勤服务部门，这为档案信息资源管理提供必要的支撑，形成的网络化数字教学档案信息资源，能够为高校的教学、科研和管理活动提出必要的电子证据和信息支持。

（二）网络环境下高校教学档案管理的模式

随着档案信息管理网络化趋势的日益增强，以档案实体为管理对象的传统管理模式越来越不适应高校的教学科研和管理的自身需要。开展网络化教学档案管理工作，档案部门应采取适合本校特点和体现自身优势的管理模式，进行理论和实践上的创新。目前，高校教学档案管理模式主要有以下三种。(www.xing528.com)

1.集中式管理模式

这种管理模式是以高校内部的教学管理机构（教务处）或教学档案管理机构（学校档案馆）为主体，而形成的一种教学档案信息资源的集中管理与提供服务的模式。从具体的操作来讲，就是以这些机构作为学校教学档案信息管理和对外服务的中心，利用配置较高的网络服务器，建立专门的教学档案信息网站，通过Intranet或Internet提供校内外利用。集中式管理模式有其优缺点。该模式的优点在于硬件购置集中、避免重复，对于教学档案信息资源的管理也比较集中，从而增加了网络信息的安全性；该模式的缺点在于教学档案信息更新较慢，易造成数字档案信息流失，容易造成利用不便。

2.分布式管理模式

这种管理模式是指充分利用现有的，广泛分布于学校教学管理机构和各院（系、所）已有的（或配备的）网络服务器等硬件资源，通过校内发达的Intranet网络，把形成的教学档案信息及时上传上载，从而分散地提供利用服务的一种方式。分散式管理模式的优点在于教学档案信息更新速度快，信息量大，方便于利用；不足是软硬件系统的购置投资大、管理难度较大，档案信息安全性较差。

3.集成式管理模式

在网络环境下，集成管理是高校教学档案管理的重要模式，连红等认为：“将教学档案信息管理与服务的全过程作为一个有机的系统，以全方位、全范围和全阶段的‘大集成’管理思想，赋予教学档案管理体系的系统性和动态性，使文件运动各个环节规范标准，使重要的界面关系纳入档案管理状态，进行控制、协调和沟通。”在集成管理模式下，高校教学档案工作要多措并举，综合性的运用各种资源，包括管理层面和技术层面等相关因素，切实实现各种资源要素的整合和集成。集成管理模式是高校教学档案管理发展的重要趋势，尤其是在网络环境下，针对数字教学档案及有关信息资源的管理，要结合高校内的多个管理信息系统，如：教务管理信息系统、各种办公自动化系统等，积极实施信息系统集成，实现网络的互联互通和系统资源的共建共享，保障高校教学“电子证据”的真实性及其价值的充分实现。

（1）以高校局域网为基础，实现校内教学档案资源的集成管理

近年来，各高校内广泛建立起局域网，形成了高校内部教学、科研和管理的信息交换平台。由于局域网具有较高的安全性、易维护性、传输速度快等优点，能够满足高校内开展教学档案集成管理工作的需要。高校内形成的教学档案广泛分布于校内各行政管理部门和教研部门，通过校内Intranet的构建，学校行政管理部门、院、系（所）以及档案馆（室），可以把大量具有保存备查价值的教学文件，通过逻辑归档和物理归档，实时或定期上载或通过FTP上传到内部网文档服务器（包括Intranet/Internet Web服务器、档案数据服务器以及Intranet/Internet服务器）进行集中归档保存，通过网络提供教学档案信息供校内行政管理部门、师生利用，从而达到充分实现教学档案价值的目的。

（2）依托CERNET，逐步实现高校间教学档案集成管理与服务

在充分发挥校内基于局域网的档案信息资源整合和集成的基础上，充分依靠全国高校科育与科研计算机网（CERNET），进而接入Internet，这就形成了覆盖我国高校乃至全球的教学档案信息资源集成管理和服务的新格局。在互联网络环境下，在立足本校的管理和服务集成的情况下，可以进一步把丰富的教学档案信息资源，如硕士博士论文集、教案示例、教学方法与经验、课件、电子教室、试题、教研成果等教学档案信息，通过网络向国内外高校、社会各界公布，以积极的姿态为广大利用者服务。