提高高校教学档案管理水平

高校教学档案管理水平是高等学校办学规范化、法制化和科学化的重要体现，在一定程度上反映了高校人才培养的渠道和水平。目前，高校教学档案管理主要涉及教务部门、二级系院和教研室三级管理。随着高校两级管理机制的逐步实施和推广，教学档案管理的重心也不断转移至二级系院。因此，教学档案三级管理机构之间的矛盾和机构内部的矛盾就显得尤为突出。高校三级教学档案管理是否协调有序，教学档案管理的系统性、整体性是否体现，势必影响着高校办学情况和人才培养过程是否规范和科学。

（一）高校教学档案三级管理的现状

1.高校二级管理对高校教学档案管理的影响

经过多年的探索和实践，高校内部管理体制改革正在深入开展，各高校也在积极实施和推广二级管理。在这种模式下，二级系院是教学档案管理工作的支柱和主要部门，教学档案管理的规范化、科学化程度在一定程度上也反映了二级系院整体管理水平。因此，在此背景下二级系院的教学档案管理不但要接受教务部门的指导和检查，还要进行具体的决策和落实。同时也要为系院整体工作服务，系院的教学档案管理工作也面临着创新和提升的压力，要根据学校的实际情况和系院需要创造性地开展工作。

2.高校教学档案管理的三级模式

随着系院逐渐成为高校教学管理的中心，二级系院在教育教学管理的主体地位日益凸显。高校教学档案以学校教务部门的宏观指导、二级系院的分层管理和教研室的直接建设为基本模式的三级管理模式基本形成。在这种模式下，学校教务部门的工作重点在于整体协调和宏观指导，更加注重教学档案管理的督查和教学工作的考核评估；二级系院的工作重点在于教学档案的过程化、系统化管理，更加注重教学档案的规范化和应用；教研室的工作重点在于教学档案的直接收集和分层分类分期管理，更加注重教学档案的精细化和层次化。

3.高校教学档案管理队伍分析

目前高校教学档案三级管理的机构和队伍建设已经基本完成。教务部门大都分科室分类管理教学工作和管理教学档案；二级系院大都建立了教学办公室或配备了教学秘书和教务员等教学档案管理机构和人员；二级系院大都按专业或按学科分别建立了教研室，由教研室主任负责专业或学科的各项工作。高校也都基本明确了三级教学档案管理的职责和内容，教学档案建设与管理稳步推进，在高校教学评估与质量提升方面起到了积极的作用。

（二）高校教学档案管理的矛盾与问题

随着高等教育的改革发展和教育部教学评估工作的持续开展，高校教学档案管理工作取得了长足的进步。但就目前来讲，高校教学档案管理还存在着一定的矛盾与问题。

1.高校教学档案管理的协调性不强

高校教学档案管理涉及教学管理的各个环节、机构和广大师生员工，需要大量的协调和沟通。就目前的三级管理来说，虽然管理的层次和职责有了基本的规范，但也存在着纵向机构、横向机构、各机构内部和师生员工之间的沟通协调不畅等问题。比如，教务部门和系院之间大多是布置任务与完成任务的关系，存在一定程度上系院对教务部门繁杂的要求不理解，教务部门对系院工作的效率和质量不太认可等现象；教务部门与学生部门等其他职能部门也存在相对孤立的现象，协调性不强；二级系院之间又存在盲目攀比、协同意识缺乏，教学计划冲突等现象，无法形成协调、高效的整体。

2.高校教学档案管理的系统性不强

高校人才培养是一个系统工程，教学档案管理作为人才培养的显性出现，具有数量大、形式杂等特点，同样也是一项纷繁复杂、涉及众多要素的系统，往往被忽视。比如，我们往往重视科研档案成果的收集管理，而忽视科研的申报、检查、研究过程。

3.高校教学档案管理的层次性不强(www.xing528.com)

高校教学档案涉及学校、系院、教研室和一线师生员工各个层面，也涉及教务、学务、考务、政务等多个方面。虽然在理论上教学档案存在多个层次和类别，但在实际的管理上，大多是以横向分类为主，教学档案建设的目录十分复杂，项目也非常多，往往是教学档案管理人员无从下手，理不清思路。而且，虽然教学档案管理的级别和机构层次分明，但实际上教学档案本身的纵向分层却比较困难，不同教学档案之间有联系但更有相对独立性，因此显得层次性不强，也影响了教学档案体系的逻辑清晰度。

4.高校教学档案管理队伍不科学

目前，学校教务部门大都建立了教务、学务、督导、评估等相应科室和人员；系院也有一支教学秘书、教务员的专兼职队伍；教研室档案建设也初见成效。但是高校教学档案管理队伍还普遍存在档案意识不足、专业素质不强、时间不充裕、心理准备欠缺等问题。一方面，大多教学档案管理人员都是一线教师或行政人员出身，缺少教学管理和档案管理的专业背景，对档案地位的认识不足，在管理和处置上比较随意。另一方面，相当一部分教学档案管理人员都是兼职人员，不能保证教学档案管理的充足时间。另外，教学档案管理人员大都缺乏心理专业知识和协调沟通技巧，面对复杂繁重的教学档案收集整理任务和处理各种矛盾问题显得不够成熟，容易导致心理受挫，影响教学档案管理的效果和管理队伍的稳定。

（三）构建高校教学档案三级管理的协调机制

1.巩固教学档案的宏观管理，强化其整体性

教学档案管理的主导作用在于学校的教务部门，他们不但承担着一定的教学档案的直接收集整理工作，也承担着全校教学档案的设置、规划、指导、管理工作。但教务部门应该将教学档案建设和管理的重心下移，构建教学档案三级管理的基本机制，自身更加突出全校教学档案管理的整体协调和宏观指导，把工作重点放在教学档案的宏观规范制定、业务技能指导、常规档案督查和教学工作考核等方面，更加强调和二级系院之间的纵向协调和学校各部门之间、各系院之间的横向协调。教务部门要做好教学档案管理各要素、各机构和管理人员之间的沟通和协调，发挥好教学档案管理的主导作用，做好教学档案管理召集人、协调者、裁判员的角色，形成以教务部门为核心的教学档案管理协调统一体系，展现其整体性。

2.突出教学档案的二级系院管理，强化其系统性

在高校管理二级模式下，高校二级系院应该成为教学档案管理的主体，同时也是教学档案建设工作承上启下的重要枢纽。系院在教学档案管理中要充分发挥中坚力量和沟通枢纽的作用，认真贯彻落实学校相关部门的要求，合理制定档案管理的二级规范，做好教学档案意识的宣传和教育工作，加大对教研室的支持力度，规划教学档案的建设方案，形成教学档案的完整体系和教学档案建设的保障机制。同时，二级系院应该把高校教学档案整个过程进行科学梳理，使之系统化和科学化，重点突出教学档案从收集与积累、归档与整合、编研与开发、服务与利用等环节的过程化、系统化管理，更加注重教学档案的规范化和应用效果，以提高教学档案的利用率和实际价值，为高校的人才培养奠定基础，为高校的教学科研提供资源和服务平台，突出教学档案从收集到利用的完整体系。

3.规范教学档案的微观管理，强化其层次性

教研室在教学档案建设与管理中应该起到基础性的作用。教研室是教师参与院系和学校活动的基本载体，也是教学档案收集与管理的第一环节，因此要充分利用教研室展开教学档案的收集利用工作，更加注重教学档案的精细化和标准化，建立起体现教研室活动全过程的“教研室常规档案体系”。教师是教学档案的直接形成者，一定要充分鼓励和号召一线教师参与教学档案建设，以教研室微观管理为依托，建立起跟踪教师教学科研全过程的“教师个人业务档案”。另外，高校教学档案在微观管理上要采用过程管理的方式，从纵向角度来加强教学档案的分层建设，真实反映教学的实际过程，体现教学档案的清晰逻辑体系。然后，辅之以横向分类，形成层次分明的教学档案体系，加强教学档案的内在联系性和协调性，又不忽视不同教学档案的特点和作用，以更加清晰和流畅的方式来构建教学档案体系。

4.培养教学档案管理队伍的协调能力

教学档案管理工作涉及全体师生员工和各个职能部门之间纵横交错的合作关系。在实际工作中，教学档案管理人员的协调能力往往与档案管理工作的顺利开展和实际效果密切相关。因此，需要不断培养和巩固教学档案管理队伍的协调能力，通过充分的沟通与交流、和谐的对话和理解，从而达到各部门、各类教学档案管理的协调统一。除了尽可能要选调档案专业人员加入教学档案管理队伍、继续加强教学档案管理队伍的职业能力培训之外，我们也要尽量安排性格温和、耐心细致、善于沟通的人员担任教学管理人员，还要加强一线教师、教研室主任、教学秘书和学校教务部门工作人员之间相互学习和交流任职的有效机制，保证这支队伍既熟悉业务又善于协作，使教学档案管理队伍形成相互理解、相互帮助，又相互督促的团结和谐集体，构建教学档案以人为本的协调柔性管理机制。

教学档案管理是一项系统工程，需要高校各部门、各院系和全体老师的协调一致和密切配合。建立教学档案三级管理的协调机制，将会有力地推动高校教学档案建设的规范化、科学化和常规化，不断提高教学档案管理效果，助力于高校办学水平的提高。