高校教学档案管理的演变与现状

中华人民共和国成立以来，我国高等教育事业的发展虽然经历过一些波折，但总体上实现了由小变大、由弱到强的转变。据教育部高教司2016年发布的《中国高等教育质量报告》显示：在中华人民共和国成立的1949年到改革开放的1978年，我国高等学校在校学生人数从117万人增加到867万人，高等教育毛入学率从0.26%增长到1.55%；而在2015年，高校在校学生人数有3700万之多，毛入学率达到了40%。与20世纪50年代相比，高等教育的规模增长超过310倍，高等教育毛入学率增长超过150倍。在高等教育事业快速发展过程中，教学档案的产生和积累也呈高速增长态势。但与高等教育事业快速发展不相适应的是，高等学校档案管理事业的相关法律法规的制定却明显滞后于教育事业本身的发展，我国高校教学档案管理工作还有亟待完善和规范的地方。

（一）高校教学档案管理的现状分析

档案是历史的记录，是以知识形态所体现社会生产力的宝贵信息资源。高校教学档案主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。其中既有人才培养方案、教学管理制度、教学改革项目、教学研究成果等体现综合教学管理的材料，也有记录教学和实验室基础建设与管理的实践类材料类；还有记载学生奖惩和学籍异动等情况的学生管理材料以及教材使用、毕业审核与学位授予等十几个二级类目。与高校教学档案管理相关的法律法规也包括了三个层面，一是由全国人民代表大会审议通过的法律，二是国务院审核通过后发行的行政法规，三是由教育部、国家档案局颁布执行的部门规章。

1.高等学校档案管理的法律依据

国家层面出台的第一个与教学档案管理相关的法律是1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过的《中华人民共和国档案法》。它是我国有史以来最高权力机关制定的关于档案事业的第一部法律，随着档案管理事业的发展，全国人民代表大会常务委员会于1996年7月对《档案法》进行了修订。修订后重新发布的《档案法》对档案机构及其工作人员在档案事务中的权利、义务和责任以及对各类违法行为做了更加明确的规定，加大了档案行政管理部门的执法力度，赋予并明确了档案行政管理部门行政处罚的职能。

我国第二部与教学档案管理相关的法律当属2015年8月29日第十二届全国人民代表大会常务委员会第十六次会议通过的《中华人民共和国刑法（修正案九）》。在该法第二百八十四条中明确规定：“在法律规定的国家考试中，组织作弊的，处三年以下有期徒刑或者拘役，并处或者单处罚金；情节严重的，处三年以上七年以下有期徒刑，并处罚金。”“为他人实施前款犯罪提供作弊器材或者其他帮助的，依照前款的规定处罚。”“为实施考试作弊行为，向他人非法出售或者提供第一款规定的考试的试题、答案的，依照第一款的规定处罚。”“代替他人或者让他人代替自己参加第一款规定的考试的，处拘役或者管制，并处或者单处罚金。”《中华人民共和国刑法（修正案九）》将考试作弊纳入刑法，为高等学校教学档案，尤其是各类考试档案和学生奖惩材料的管理提出了新的要求。

2.高等学校档案管理的相关法规

与高校教学档案管理有关的行政法规有据可查的包括《档案专业人员职务试行条例》《关于〈档案专业人员职务试行条例〉实施意见》《机关档案工作业务建设规范》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等。

指导我国高等学校档案管理的最早的行政法规是中共中央办公厅和国务院办公厅于1983年4月28日印发的《机关档案工作条例》，该条例对档案部门的基本任务、工作体制、常设机构和人员配置、档案的接收、管理、提供利用和移交等做出了明确的规定。同时在第二十九条明确指出：企业、事业单位的档案工作应参照该条例执行。继《机关档案工作条例》之后，中央职称改革工作领导小组1986年3月28日转发了国家档案局关于《档案专业人员职务试行条例》和《关于〈档案专业人员职务试行条例〉实施意见》两个文件，对档案工作人员的任职资格、岗位职责、职称评审与聘任等条件进行了说明。

随着档案管理工作的发展变化以及一系列新情况、新要求的出现，国家档案局又于1987年12月4日发布了《机关档案工作业务建设规范》。该《规范》对机关档案工作的基本任务、档案的接收、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等问题做了具体要求。

在《中华人民共和国档案法》颁布执行后，国务院于1990年11月19日又发布了《中华人民共和国档案法实施办法》，该办法对档案机构的设置及其职责、档案管理要求、档案的公布即利用、档案管理的相应奖惩机制做了规范。由于档案管理工作的自身发展需要，全国人民代表大会常务委员会于1996年7月对《中华人民共和国档案法》修订版进行了审议并发布执行；与此同时，国务院于1999年5月5日批准修订了《中华人民共和国档案法实施办法》，并于1999年6月7日以国家档案局第5号令重新发布；为正确界定文件材料归档范围准确划分档案保管期限，国家档案局于2006年9月19日发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，将档案的保管期限进行了明确界定。

3.高等学校教学档案的其他规章

与高等院校教学档案管理直接相关的规章制度当属原国家教委和国家档案局1987年制定的《高等学校教学文件材料归档范围》，该文件不仅对教学档案的类别做了规范，而且明确了教学档案的类型，为规范档案的收集与整理提供了具体的指导建议。随着高校教学档案管理中各类问题的不断显现，为了加强高等学校的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，国家教委1989年5月进一步制定颁布了《普通高等学校档案管理办法》，进一步明确了高等院校档案场馆的建设标准、人员职数、教学档案的类型和归档范围、档案的日常管理以及开放应用、表彰奖励等若干事宜。1993年，原国家教委进一步制定并发布了《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》两个文件，为高等学校档案分类及管理提供了具体的标准和规范。(www.xing528.com)

（二）高校教学档案管理的制度缺失

1.档案管理的时效问题

在《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中，档案的保管期限只有永久、30年和10年三个时限。并且明文规定：“对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案”。最高人民法院、国家档案局1984年颁发的《关于人民法院诉讼档案保管期限的规定》将诉讼档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期保管时间为60年，短期保管时间为30年。但档案管理有时会涉及民事诉讼，为此对于一些不太重要的档案至少要保存两年以上。因为在法律规定的诉讼时效期间内，权利人提出请求的，人民法院就强制义务人履行所承担的义务。而在法定的诉讼时效期间届满之后，权利人行使请求权的，人民法院就不再予以保护。由于档案的用途和性质不同，档案保管的时效也应该有所区别，但目前的管理制度之间的不统一会导致高校档案管理人员对部分特殊教学档案的管理时效产生困惑。

2.电子档案的归档问题

学分制与选课制在高校的推广和高校教务管理系统的应用使得传统以纸质媒体为主的教学档案逐步趋于电子化，随着翻转课堂、慕课、在线课程、在线考试等新的教学和考核形式的出现，很多教学档案在数字设备及环境中生成。这类电子教学档案的归档方式和储存问题已然成为高等院校必须面对的问题之一。

3.证据档案的管理问题

《中华人民共和国刑法（修正案九）》的出台让考生作弊材料从普通的教学档案向法律证据转变成为可能，如何妥善保管考生作弊材料已经不再是单纯的档案管理问题，而是成为法律证据的收集和保管问题，但目前执行的高校教学档案管理文件对这类型特殊档案的管理问题尚未形成明确的意见。

4.成绩档案的更新问题

教学档案不仅是学校教学过程的简单记录，教学档案中的学籍登记表、成绩表、实习鉴定表等内容是伴随学生一生的重要材料。对于学生来讲，他的就业、入职、职称晋升等事情都与其档案有着千丝万缕的联系。根据教育部相关法规，大学生学籍最多可以保持8年。随着高校扩张，弹性学制、大学生休学参军入伍、休学创业等现象日益频繁。部分大学生并不能在4年内完成学业，而高效教学档案的归档时间一般在大学生毕业次年的6月。这就会导致部分学生成绩档案在归档时仍有不及格课程和未修得学分。教学管理制度与档案管理制度的不相符会为很多非正常毕业生们的档案带来非常多的问题。

5.教学档案数字化问题

由于部分工作人员在档案流转和保管过程的不作为，学生档案遗失事件时有发生，再加上档案造假现象屡有发生，接受学生和用人单位对于教学档案的查询、验证，并对遗失的教学档案进行重建是档案管理员经常面临的工作之一。而高校生源地和就业地跨度大，纸质档案的查询、验证和重建工作的时间和经济成本较高。在互联网和多媒体技术已然非常成熟的今天，教学档案的数字化管理和查询却相对落后，这为学生重建教学档案、用人单位进行档案的查询验证增加了工作的难度，降低了时效性。