档案究竟是怎样产生的呢？在原始社会，当人们进行社会实践，需要表达和交流思想感情时，只能依靠语言。但语言既不能持久，也难以远传，这样，只能通过记忆来相互转告。这种“口耳相传”的传递方式为我们留下了各种远古时代的“传说”。然而，人们的记忆能力毕竟有限，为了适应日益复杂的社会生活和生产上的需要，人们开始借助于某些实物来帮助记忆。最初古人创造了“结绳”和“契刻”的方法记事，辅助记忆。“结绳”就是在绳子上打结，用绳结的大小、多少等表示不同的含义。“古无文字，结绳为约，事大，大结其绳；事小，小结其绳”。“契刻”就是在木头上刻出各种符号、标记以表示不同的含义。这些“结绳”和“契刻”的符合虽然也能起到一定的备忘、信守和凭证的作用，但它们毕竟只能帮助人们回忆起某些被忘却的记忆，而不能表达确切的、完整的、抽象的概念。因此，“结绳”和“契刻”还不能称之为档案。
随着社会的发展，产生了文字，出现了私有制和国家。为了适应公务管理，交往联系的扩大和记载事物等各种需要，产生了比较有条理的公务文书。我国古代的典籍中就曾有类似的记录。唐朝张怀瓘在《书断》中写道：“大道衰而有书，利害萌而有契。”随着文书的产生和使用，也就形成了早期的档案和档案工作。(www.xing528.com)
我国的档案有着悠久的历史，但“档案”一词的称谓，则是较晚才出现。在商代，档案叫“册”，甲骨文中就有“册”字，“册”字是连接简牍之象形字。周代叫“中”，“中”即官署之薄书。秦汉时则称作“典籍”，汉魏以后叫“文书”“文案”——各种公文统称为“文书”，公文案卷叫作“文案”。唐宋以后叫“文卷”“案卷”“案胺”。文，是指法令条文；卷，是指书卷。唐代书为“轴”，一轴为一卷，法令文书称为“文卷”“案卷”，官府的文书统称“案牍”。“档案”这个名词一直到明末清初才出现。清代的杨宾在《柳边纪略》中对档案一词作如下解释：“边外文字多于书本，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多，贯皮条挂壁若档故也，然今文字之书于纸者。亦呼为牌子、档子矣。”意思是说，满族入关以前，是用木片作为文字书写材料，传递完毕后，横竖成行挂在墙壁上，当时叫“牌子”“档子”，档，即木架框格之意，一档为一架。满人入主中原，建立大清国后，改木片为纸质文件，但仍沿用过去习惯的称谓，也叫“档子”。而原来纸质文件的名称叫“案”，所以，就把办理完毕后保存起来的纸质文件称为“档案”。“档案”这词源出于此，并沿用至今。
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