高校教学档案管理：理论与实践

（一）凭证、依据作用

高校档案是高校各项工作的真实记录和重要载体，档案信息是高校评估工作的重要内容，是对高校办学历史的真实反映，是高校评估的基础和依据。高校评估工作离不开档案信息，在本科教学水平评估中，专家对教学工作基本情况，教学条件、过程及效果的信息采集和等级的判断，一个极为重要的途径和方式是通过档案，离开档案谈评估，可以说是无源之水，无本之木，没有高校档案，就无法进行有效的高校教学评估。教学档案是高校教学原则、培养目标、专业设置和教学内容、方法、途径、效果的真实记录，是衡量高校教育管理水平和教育质量的重要标志之一，是高等学校档案的主体、核心和重点，它为教学工作评价提供重要依据。

教学档案的凭证、依据作用主要体现在：一是为教师的职称评定、职务晋级提供学历、教学经历、教学工作等具有权威性、完整性和不可替代性的材料，起到“立字为证”的作用；二是为学校的各项评估提供原始和真实的数据。近年来，在教育行政管理机构对高校各项工作开展的评估中，高校向评估专家组提供相关的背景材料主要来源于教学档案。专家组通过对教学管理档案的查阅，凭借教学档案提供的信息，迅速地对学校的教学计划及完成情况、课程设置、科研成果、学生成绩等内容进行定量分析和准确判断，依据教学评价体系对学校的各项工作给予客观评价。因此，教学档案的完整性、系统性和准确性对于教学评估结果的作用往往是直接而重要的，是教学评估工作的重要基础。

（二）参考、借鉴作用

教学档案是前人教学、实践的最原始记录，不但有存贮信息、知识的功能，而且具有参考交流、学习、参考、借鉴的作用。前人的优秀的教学方法技巧、先进的教育理论和理念都可供后人参考借鉴；即使不成功的做法也可以从反面给人以警示，以免后人“重蹈覆辙”。同时，教学档案为教育评估和教学评价提供真实的原始资料，为教育评估的顺利进行提供了参考、借鉴作用。因为无论教育评估工作程序、指标体系、组织机构如何确定，最终都将凭借大量的教学档案材料进行综合分析，从而对一所高校进行客观全面的评价。

同时，要提高教学管理水平和教育质量，需要不断借鉴已有的教学成果和教学经验，在原有的教学工作基础上优化教学模式，改进教学方法。教学档案以知识原载体的形式凝结着教师从事教学活动成功的经验和失败的教训，对进一步改进教学工作、提高教学质量具有广泛的参考和借鉴作用。如教学计划、教学大纲等材料，作为依据性文件，在课堂教学中起着重要的指导作用。又如在课堂教学、教学实习、野外实习、社会实践等活动中形成的各种载体的教学档案，不仅可以反映出教学中的成功与不足，为改进教学工作提供依据，而且有关教案、实习指导书、论文以及各种技能操作的文字、图片、音像等材料，也可以在今后的教学活动中作为对学生进行讲解、演示或操作的辅助材料，直接服务于教学工作。

（三）中介、载体作用

教学档案是在教学管理和实践活动中形成的，本身具有分散性、复杂性、周期性、成套性等特点。教学档案所积累的信息资源具有通用性功能，由此成为教学活动的中介和载体，为教学经验的交流和教学成果的检阅提供了平台。高校的教学活动是一种智力型的高层次活动，教师和学生作为教学活动的参与者，都具有较高的素质，学校可以借鉴其他高校较好的教学管理经验改善自身的教学模式，形成教学互动；本校的教师和科研人员可以借鉴教学档案，进行自我评价。同时，教师可以吸收其他教师的长处来提高自己的教学研水平，学生也可以通过查阅教学档案了解最新教学动态。

教学档案里有教师和教学管理人员在教学过程中不断探索形成的最新教学研究成果。利用教学档案进行教学改革和创新的研究不仅可以省时、省力，而且可使研究成果更加真实、可靠。如使用教材情况，对教师历年的讲稿、典型教案、教学指导书的研究和比较，可以看出教学水平是否提高。对历年的考卷、学生考试成绩、毕业论文、毕业设计等教学档案的比较分析，可以了解和掌握学生的学习情况及对学生创新能力的培养情况。通过利用教学档案对各院（系）之间以及不同年级的学生之间进行横向和纵向的比较分析，可以找出影响学校教学工作发展的诸多因素，进而探索出教学规律，指导整个教学工作。学校教学发展规划的制定，也离不开对学校历史的总结，通过对历史的数据进行分析对比，结合现实的客观实际，进行翔实的分析预测，做出科学的判断，制定出切实可行的长远教学发展规划研究。而对学校历史的分析与未来的判断及预测都是基于长期以来积累的具有价值的档案资料来进行的，其中教学档案是非常重要的利用资料。

（四）交流、传递作用

教学实践中不断产生着新的教学文件材料，将其纳入教学档案中可形成动态的、数量浩大的、内容丰富的信息宝库，这不仅是教学实践和管理工作的信息资源，也是师生交流的重要工具。借助教学档案，形成一个紧密的教育教学信息网络，可以使教师和学生及时了解高校教学改革的最新成果和动态，快速准确地进行教学档案的信息查询、交流和传递。教学档案不仅是教师与学生的交流和传递，也是不同高校之间交流的工具。如高校间的教学改革或评估都是处于不同的时间，不同高校在此期间可以根据在评估期间形成的教学档案互相交流，互相借鉴彼此的优势。

（五）维权、激励作用

教学档案是说明学校教育教学工作中事实的最真实的依据，可作为证实学校和个人正当利益的法律文件。如高校学科、专业、学位点建设的报告与批件，学生录取、毕业生的名单与表册、单据与存根等。完整的学籍档案不仅是处理学籍问题的凭证，还可以辨识学历、文凭证书的真伪，有效遏制买卖、制造假文凭的行为，维护学校的声誉。另外，教学档案作为原始记录，客观、公正地记载了教师的教学态度、教学水平和创新能力，可以为考核教师教学工作提供可靠的依据，为教师的任用、考核、晋级、评奖等提供公正有力的凭据，有利于调动教师的工作积极性。

（六）服务、开发作用

发掘教学档案中蕴藏的珍贵信息可以有效提升高校档案信息服务水平。网络环境下的各项新应用又为高校档案信息个性化服务提供了技术支持，进而拓宽了高校档案信息服务的范围，优化了这种服务的内容和方式。

档案信息服务是指档案机构以特定的方式满足用户档案信息需求的过程。高校档案不但记载着一所学校的历史，也往往是追寻其所在城市历史的一个载体。高校档案信息服务是高校档案馆（室）基于馆藏资源为校内师生和校外公众提供档案信息服务的行为。

1.新时期高校档案信息服务对教学档案资源的管理和开发提出了更高要求

（1）高校教学档案及其类别

高校教学档案是高校教学活动的客观记录，是反映教学成果的真实材料，是高校教学水平的真实体现。目前高校教学档案主要包括学籍档案、毕业论文和教材样书等内容。

学籍档案是指高校在读本专科生、研究生（学术型、专业型）和在职进修、成教学员、委培人员的所有与学籍有关的、具有长期存档价值的历史记录，记载着各类学生在校期间的所有信息。在高校教学档案中，学籍档案所占比重和利用率都是最高的。本科生以及博士、硕士研究生的毕业论文和教师编写的教材样书是直接体现学校的学术走向和历史轨迹的原始资料，往往被图书馆收藏并用于提供文献传递服务。档案馆在这一领域的工作缺失反映了高校档案界的服务理念与图书馆界的差距，值得反思。

（2）高校档案信息服务格外重视教学档案的完整和规范

随着高校办学规模的扩大、教学模式的开放、专业设置的变化和招生数量的增加，教学档案的数量和种类急剧增加，涉及的部门越来越多，增加了收集和整理工作的难度。这在学籍档案的收集中最为明显。例如，学生的相关个人信息和成绩单来源于教务处；招生名录、奖惩记录和毕业信息来自学生处；等等。学籍档案出自多少部门，往往要视学校的机构设置而定。而这些部门所使用的管理软件的兼容性问题、多个部门的协调问题、具体工作人员的业务水平和责任心等等都影响着这项工作的顺利开展。

国家档案局令第8号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和中华人民共和国教育部令第27号《高等学校档案管理办法》为高校档案管理提供了政策保障。在实际工作中，对于教学档案的收集和整理还需要根据现实情况与时俱进，以有利于高校档案信息服务为出发点探索工作新思路。

（3）重视高校档案信息服务有助于盘活教学档案的更多价值

在高校档案工作人员和档案利用者的观念中，教学档案的价值还基本停留在成绩查询和学籍材料真伪的鉴定方面。实际上，教学档案在高校档案信息资源开发方面还具有更多潜在价值。学生在校期间的各种奖励（如奖学金记录、各类比赛获奖证书等材料）不仅仅在学生在校期间保送研究生、转专业、入党、评优等工作开展时才派得上用场，殊不知，这些材料在学校与校友沟通时具有极大的利用价值。例如，在校友返校聚会，优秀校友返校做学术报告，学校与校友在进行学术、科研合作和校企合作时，学校档案馆如能充分发挥馆藏资源优势，及时提供校友在校期间的“亮点”信息，会极大地拉近学校和校友之间的距离，真正让校友感到学校就是“娘家”。

2.加强教学档案的管理有助于提升高校档案信息服务水平

（1）有助于推进档案信息服务社会化的进程(www.xing528.com)

长期以来，高校档案部门更专注于服务本校的教学、科研和日常管理工作，对服务范围和服务对象的限制制约了社会对高校档案信息的广泛利用需求。新的社会环境要求高校档案界更新服务理念，改变以往“重藏轻用”的思维模式，定位于面向全社会进行档案信息服务。高校档案信息服务社会化，是指高校档案部门利用馆藏资源满足社会需求的一种信息服务行为，反映了新时期高校档案馆（室）在服务学校师生的同时，开始逐步重视社会日益增长的对高校档案信息服务需求的现象。网络环境对这一服务提供了便捷的同时，也强化了这一需求。高校档案机构要及时应对档案信息服务的社会化趋势，拓宽思路，研究如何将日常管理工作与这一趋势相结合。

（2）有利于优化高校档案编研工作成果

档案编研是档案信息资源开发利用的动力。目前多数高校尤其是建校时间较短高校的档案编研工作基本满足于低层次的信息汇集，针对性和实用性不强，缺乏组织与规划。加强档案编研选题的时效性，将选题与国家的重大纪念活动和学校的校庆等活动相结合，可以增强档案编硏选题的前瞻性。在这项工作中，高校教学档案起着不可或缺的作用，因为它记录了学校教学活动的全过程，反映了一个高校的整体教学水平、学科设置、学术思想和学校的历史脉络，其蕴含的信息可以为高校撰写成果汇编、年鉴和编史修志提供权威的数据。

（3）强化高校档案部门在学历认证方面权威性和话语权

教育部第27号令第32条明确规定，“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构”。在学历鉴定服务中，招聘单位经常要求学校档案馆配合学历认证工作，对应聘人员的学位证、毕业证或其他学籍材料进行鉴定以确定其真伪。这就要求学籍档案必须完整。馆藏学籍档案如果收集不全，就无法为这项工作提供足够的材料支撑。如果馆藏记录丰富并能及时出具相关证明，校友会倍感亲切，从而潜移默化地扩大学校的影响。

学籍档案中，高考录取招生名册、毕业成绩、学位授予材料、毕业登记材料和学生派遣存根是现在学历认证、职称评定和职务晋升等的重要依据，是高校档案中利用率最高的部分。学历认证工作政策性强，责任重大，高校在参与打击学历造假行动中责无旁贷。另外，高校档案馆在保证数据安全的前提下可以考虑开发学历认证系统，为学历认证部门提供学历材料以减少利用者查询的盲目性并提高高校档案工作人员的工作效率。

3.网络环境下基于教学档案提高高校档案信息服务水平的措施

（1）加快教学档案的数字化进程和特色数据库建设

高校教学档案的数字化加工和存储是网络环境下档案信息服务的基础。数字化工作要视馆藏现状、利用需求的迫切程度分批进行。教学档案的查询需求在高校档案信息服务中所占比重最大，网络环境下这一需求更被强化。教学档案的数字化建设是现阶段高校档案馆（室）基于互联网进行档案信息服务的主要切入点。数字馆藏建设要优先考虑教学档案。在教学档案的数字化加工过程中，要严格质量控制。

数据库建设和管理是一项长效机制。高校档案馆应根据学校定位、历史沿革、地域情况和技术实力，充分发挥教学档案的特点和其中蕴藏的珍贵信息，有计划、有步骤地进行本校的数据库建设。这有利于激活教学档案的潜在价值，充实馆藏数字信息资源，提高数字档案资源的查询成功率和利用率。有条件的院校还可以优先建立特色数据库，如著名校友数据库。一些百年名校的知名校友的档案，往往成为这些高校档案馆的“镇馆之宝”。

（2）充分利用网络特点开展个性化档案信息服务

个性化档案信息服务是基于网络通信、人工智能等多种技术获取并分析档案用户的查询需求、习惯、倾向性以及个人背景等信息，为用户提供有针对性的、特定信息的综合性服务。教学档案内容复杂、来源丰富，形式多样，是高校档案机构开展个性化档案信息服务的基础。

①灵活运用多种服务形式，提高档案信息服务能力

高校档案馆要顺应时代需求，构建档案信息服务的新模式。web2.0环境下的网络应用还没有被档案界充分利用的情况下，微博、微信等传播方式又为档案信息服务提供了新的发展空间。新型的互动方式尤其适合学籍档案查询服务，这不仅能实现一对一的实时服务，还有助于档案工作人员汇集有代表性的问题集中解答，进行参考咨询服务。另外，通过在网上和广大校友的长期交流获取的信息，档案馆可以在校庆和每年的校友返校活动中做足文章。例如，在校友返校时，将其入学时的原始凭证、学籍材料、毕业论文、学位授予材料和获奖情况的复印件装订成册或包装成纪念品的形式提供给校友，将带给校友难以名状的温馨感受。这凸显了学籍档案在高校档案中的地位和高校档案馆个性化服务的能力。条件允许时，这些材料的电子版将是这种服务能力的强化和提升。

②优先开展针对教学档案信息的智能检索和知识挖掘工作

在保证隐私权并符合法律规定的前提下，对海量的教学档案信息进行深层次的开发利用是提高高校档案信息服务水平的一项重要内容。探索对教学档案进行深加工以获取规律性数据，对校内可以更好地服务教学和学校的相关工作，对外可以更好地提升档案信息社会化服务的水平。“大数据”时代到来为高校档案信息服务社会化提供了新的思维方式。高校数字档案馆的建设将面临社会众多类型的信息需求，服务的社会化意味着对个性化服务的强化。云计算技术和数据挖掘技术为这一服务提供了技术支撑。针对用户对教学档案的信息需求和查询习惯，高校档案馆可以推出各种有特点的网络信息个性化服务。例如，通过分析用户对学籍档案的查询历史和需求趋势，可以推出智能检索服务和推送服务。当然，这要充分保证相关各方的利益，控制档案信息再次传递的范围，避免法律风险。

（七）教学评估作用

学校档案是学校直接记述和反映学校活动，保存备查和各种学校文件材料的总称。可以说，学校档案是学校树立自我形象和价值观，从而树立学校文化的载体。一方面，学校档案记述了学校树立自我形象和价值观建设的过程，可以为新时期学校建设提供借鉴和依据；另一方面，加强对学校的档案管理也是学校自我形象和价值观建设工作的重要组成部分。二者关系非常密切，并且相互促进。

学校档案是学校宝贵的财富，具有科学文化的属性，因此，学校档案建设就是一种学校自身形象和价值观建设。学校对档案信息资源的依赖性日益增强，学校档案在改进管理方式和探索新的教育教学方法方面，发挥了积极的作用。学校档案中有很大一部分记录和保存的是学校教育教学经验和成果的，这些档案记载了无数教师多少年辛勤的汗水，反映了学校总体的教学水平，是学校教职员工的劳动结晶，即教学档案。学校档案也包含了学校组织管理经验和教训，也是学校教职员工在学校自身形象和价值观建设中不可多得的宝贵的精神财富。在“迎评”准备工作中，尤其体现了教学档案的宝贵价值。教学档案源于我们的教学实践，是在教学活动中形成的，它们是整个教育工作的记录，反映了教育工作的全过程。

高校档案作为教育评估的基础和依据，在高校评估中的作用也越来越大。可以这么说，没有高校档案，就无法进行高校的教育评估。然而，在教育工作评估中，有些人对高校档案与教育评估的相互依赖关系认识不够明确，认为档案在高校评估中无关紧要，因而忽视了档案在高校评估工作中的作用，使得学校整体评估工作受到影响。从参与高校评估的具体实践中，在教育评估中轻视档案的思想和做法是十分错误的。

一方面，丰富的档案资源是高校评估工作的基础和依据。档案是无价之宝。它作为人类社会活动的真实记录，是人类文明的阶梯，也是世界文化遗产的重要组成部分。在高校，它不仅是高校发展的历史凭证，而且详细真实地反映了一所高校的历史全貌。它随着学校的建立而产生，随着学校的发展而在逐步地积累。近几年来，随着高校档案工作的不断发展，社会对于档案工作的要求也越来越高。而档案的生命力也就在于它能不断地满足社会的需求。之所以如此，是因为它具有其他资料不可替代的功能和作用。

第一，查考凭证作用。其主要特点就在于它的原始性强，是历史的原始记录，是最可靠的第一手材料。从内容上看，在一所学校里，它是学校历史的真实记录，是学校师生员工劳动智慧和经验的结晶，是知识和信息储存的一种形式，同时也是学校自我认识、自我总结提高、自我发展的依据之一。从形式上看，档案是文件材料有条件的转化物，是“作为历史记录保存起来以备查考的”文件，是令人信服的历史证据。恩格斯说过对于事态的真相，现在不可能提出文件来做证据。只有在事件本身成为历史陈迹的时候这些证据才会出现。因为从档案的本身来看，它原样地保留着形成者当时的亲笔手稿、亲笔签署，这些历史标记可以作为历史真迹的证明，作为查考、争辩和处理问题的依据。在熟悉情况、总结经验、制订计划、进行决策、研究问题、开拓创新等项工作中往往需要查考这些真实的历史记载。只有这些历史记载才使我们了解其过去，预测未来，才能从中寻求学校发展的基本过程和规律，并作历史事件，难以科学地总结历史发展规律，评估工作也就难以进行。

第二，参考依据作用。档案不仅记录了历史活动的事实经过，而且记录了人们在各项活动中的思想发展、经验教训，以及创造性成果。档案的参考依据作用就在于它的可靠性。对许多工作来说它是一种宝贵的资料；对某些活动来讲，它又是不可缺少的参考依据，有些历史学家称誉它为“没有掺过水的史料”。在一所高校要培养有文化、有理想、有道德、有纪律的人才，就需要按照新的教育观、人才观和质量观的要求，全方位地深化改革，制订改革方案，进行科学研究。只有掌握档案这一可靠的资料，才能综合地去分析、去研究，才能作出科学的决策。如果离开这些，教学、科研、管理等项工作就无法进行。任何一所高校所进行的各种形式的评估，最有说服力的依据便是档案材料，只有这些材料，才能对一个评估单位进行客观、公正、全面地估价。这就明确地肯定了丰富的档案资源在评估工作中的凭证和依据作用是不可替代的，它直接影响着学校评估工作的结果。所以，人们常常比喻说，档案是进行科学研究不可缺少的“粮食”或“能源”，是带给未来收获的科学的种子。

另一方面，评估工作促进高校档案事业的发展。评估是国家对高校进行宏观管理的一种手段，是对高校实行监督和考核的主要形式，是国家判定一所高校是否合格以及选定重点高校、重点学科、增设研究生、硕士生、博士生的重要依据。评估的结果是直接影响一所高校的声誉和地位，关系到学校命运和前途的大事。由于档案在评估中所占的比重和作用越来越大，档案和档案工作也就越来越引起校领导和师生员工的重视，真正强化了档案在人们心目中的地位。档案工作人员也从思想上认识到自己所从事的工作的意义和所肩负的历史责任，认识到档案工作是高校的一项重要的基础工作，是衡量学校教育质量和管理水平的重要尺度，认识到评估和档案是密不可分的，离开档案谈评估，可以说是无源之水，无本之木。根据《中华人民共和国档案法》、国家教委第6号令《普通高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》的要求，在短短几个月里，学校从整理教学档案试点到推广、从检查验收到评比通报，共整理教学档案2000余卷，这不仅极大地丰富了档案资源，而且对原来不规范的案卷又进行了加工整理，使各系教学档案初具规模，纳入了规范的管理。

实践证明，档案不仅把学校过去所做的各项工作系统而准确地再现在评估汇报材料中，为评估赢得了时间，有效地解决了实际问题，而且把学校昨天工作的一个个闪光点展现在专家组眼前，有力地证明了学校各项工作汇报的真实性、客观性。所以，档案既是学校评估、改革和发展不可缺少的基础和前提条件，也是学校积累的宝贵财富，评估工作将有力地推动高校档案事业的发展。