《旅行社计调业务管理》

1）正确处理保证供应和降低成本的关系

保证供应与降低成本，是旅行社采购工作同等重要的两大任务，而这两者在实际工作中常常是矛盾的。旅行社要视不同情况在这两者之间选择不同的重点，或者说是不同的策略。

例如，当民航运力十分紧张，或者恰逢旅游旺季机票相当紧缺时，可能许多旅行社都会面临无法采购到足够的机票的问题。这时，若哪家旅行社通过自己广泛良好的协作网络能够拿到比别人更多的机票，那么就意味着可以接待更多的旅游者，也可以借此显示出自己与众不同的实力，获得更多的客源市场，并可能招徕潜在的客源，从而获得更大的利润空间。随着航空公司的增加，运力加大，当机票不再紧缺的时候，旅行社就应致力于向航空公司争取获得最便宜的机票价格，以期通过降低成本来极大地增加自己产品的竞争力、争取尽可能多的客源，获得更大的利润。若此时也还只是满足于保证供应的话，就会坐失赚取利润的良机。

总之，处理两者之间关系的原则是：在供应紧张时，旅行社的采购工作应该以保证供应作为主要的采购策略；在供应充足时，保证供应已不成问题，就应该以降低成本作为主要的采购策略。

2）正确处理集中采购与分散采购的关系

按照商业惯例，批发价格低于零售价格，批发量越大，价格也就越低。因此，旅行社作为中间商，应把旅游者的需求集中起来向旅游服务供应企业采购，也就是说应该集中自己的购买力以增强自己在采购方面的还价能力，这种采购叫批量采购，也叫集中采购，通常有以下两种方式。

①把本旅行社各部门和全体销售人员接到的订单集中起来，统一以一个渠道对外采购。

②把集中起来的订单尽可能集中地投向一家或尽可能少的供应商进行采购，用最大的购买量获得最优惠的价格。

但是，在供过于求的情况下，分散采购可能更易于以较低价格获得旅游者所需的服务。究其原因，是因为集中采购数量虽然很大，但远期预订较多，远期预订具有较大的不确定性。因为在较长的预订期内，可能出于种种原因实际采购量比计划采购量减少很多，卖方也会因计划量虽大但其中含的水分也高而对买方计划的可靠性缺乏足够的信心，因此不一定愿意将价格定得很低。反之，分散采购因为多是近期预订，预订时一般都有确定的客源，采购的可能性高于远期预订，卖方迫于供过于求的压力，常常愿意以低价出售。

目前有些旅行社依然实行分散采购，各自为政去采购，没有集中力量统一对外。这样的弊端很多：减弱了谈判的优势，容易滋生采购人员私取回扣、佣金的行为，且日后纠正这种做法阻力加大。

3）正确处理预订和退订的关系

旅游属于预约性交易，旅行社一般在年底根据其计划采购量与旅游服务供应企业洽谈第二年的业务合作事宜。计划采购量一般是由旅行社参照前几年的实际客流量，并根据对来年的市场预测确定的。计划数字与实际数字之间总有差距，如果实际采购量过多，旅行社就要临时退订，而卖方对退订是有时间限制的。若在限期后退订，卖方要向旅行社收取退订费用，退订越晚，退订费用额占售价的比例就越高，最高可达100%。反之，如果实际到达的人数超过预订数，旅行社就要临时增订，卖方对临时增订一般也有一定的数额限制，有时也要多收费用。

对于买卖双方而言，买方旅行社希望退订的期限越晚越好，增订的限额越高越好，退订费用越少越好；而卖方则正好相反。双方只能通过协商达成一致意见。买卖双方协商的结果不可避免地要受到市场供求状况的影响。一般说来，一方面，供过于求的市场状况有利于旅行社获得优惠的交易条件；另一方面，双方协商的结果还取决于旅行社的采购信誉，如果在过去几年中旅行社的采购量一直处于稳步增长状态，其计划采购量与实际采购量之间的差距比较小，卖方就愿意提供较为优惠的条件。

4）加强采购合同的管理

合同是指当事人之间为了实现一定的经济目的，而明确相互权利、义务关系的协议。签订合同，是当事人为避免和正确处理可能发生的纠纷而采取的行为，其目的在于确保各自经济利益的实现。旅游采购不是一手交钱、一手交货的简单交易，而是一种预约性的批发交易，是一次谈判、多次成交的业务，谈判与成交之间既有时间间隔，又有数量差距。

旅游采购的这种特点，使得旅行社与协作部门为预防各种纠纷的发生而签订经济合同显得更为必要。但是，由于目前旅游业竞争激烈，旅行社一般没有相对固定的采购协作网络，因此也就很少使用采购合同。这也是目前我国旅行社买卖双方经济纠纷很多的一个主要原因。随着我国旅游业的发展，旅行社与其他旅游企业都应积极使用合同，以利于我国旅游业走上更加健康发展的道路。

采购合同的基本内容有5个方面。

（1）合同标的

合同标的，是指合同双方当事人权利、义务指向的事物，即合同的客体。旅游采购合同的标的，就是旅行社购买和旅游服务供应企业出售的旅游服务，如客房、餐饮、汽车运输等服务。(www.xing528.com)

（2）数量与质量

由于旅游采购合同是预约契约，不可能规定确切的购买数量，而只能由买卖双方商定一个计划采购量，或者是规定一个采购和供应幅度。关于质量要求可由双方商定一个最低限度。

（3）价格和付款办法

合同中应规定拟采购的服务价格。由于价格常常随着采购量的大小而变动，而合同中又没有确定的采购量，因此可商定一个随采购量变动的定价办法，还要规定在合同期内价格可否变动及其条件。在国际旅游业中，还要规定交易所用的货币以及汇率变动时价格的变动办法。此外，还要规定优惠折扣条件、结算方式及付款时间等。

（4）合同期限

合同期限是指签订合同后开始与终止买卖的行为的时间。旅游采购合同一般是一年签一个，也有的旅行社每年按淡、旺季签两个合同。

（5）违约责任

违约责任是指当事人不履行或不完全履行所列条款时应负的责任。按照我国《中华人民共和国民法典》规定，违约方要承担支付违约金和赔偿金的义务。

【补充阅读资料6.5】

旅行社计调主要负责什么工作？

1.计调人员承接各社交给我们的所有传真件和电子邮件，收到计划后应认真阅读，以书面形式回执确认，及时将计划输入电脑。

2.发布和落实旅游团的接待计划和变更通知，按要求安排旅游团的吃、住、行、游、购、娱等事项，并负责客房自订项目的验证与落实。

3.监督接待计划的实施和协助处理旅游团在途中遇到的各种问题，必须做到下情上传，上情下达，通力协作。

4.负责落实参观、访问、拜会等特殊要求的落实工作。

5.协助相关合作单位的选择和评审工作，协助不合格服务的处理。

6.参加业务培训和考核，提高工作水平和服务质量。

7.发放陪同接待须知，完成部门经理布置的其他工作。